Din totale samarbeidspartner innen
regnskap, logistikk, CRM & lønn
Visma Dokumentsenter
Smartere og mer effektiv behandling av fakturaer og bilag!
Har dere oversikt over alle bedriftens bilag til enhver tid? Mange virksomheter har ikke det, men bruker mye unødvendig tid på å finne og behandle bilag. Vår løsning for skanning, elektronisk flyt og attestering vil spare dere for mye arbeid.
Visma Dokumentsenter utvider bedriftens forretningsløsning med et effektivt og moderne verktøy for sikker elektronisk bilagshåndtering. Bilag skannes direkte inn i et elektronisk arkiv. Etter innskanning påføres bilagsinformasjon og dokumentet sendes på flyt til ønskede mottakere.
Informasjon om prosjekt og andre kostnadsbærere kan påføres av attestant før godkjenning. Resultatet er langt mer effektive rutiner for dokumentadministrasjon, attestering, arkivering og gjenfinning av bilag. Dette gir full kontroll i et oversiktlig arbeidsmiljø.
Elektronisk håndtering av fakturaer
- Regnskapsavdelingen mottar en ordinær faktura sendt pr. post.
- Fakturaen skannes inn og påføres regnskapsinformasjon som for eksempel: beløp, konto, avdeling og prosjekt. Dersom bedriften benytter tilleggsmodulen ”Fakturatolk” vil regnskapsinformasjonen påføres automatisk.
- Fakturaen sendes på dokumentflyt til aktuelle attestanter for behandling, attestasjon og endelig godkjenning.
- Etter endelig godkjenning av fakturaen sendes denne videre på flyt til regnskapsavdelingen som foretar betaling.
- Fakturaen ligger nå arkivert elektronisk og man kan ved enkle tastetrykk hente den frem på skjerm når man måtte ønske.
Integrasjon med økonomisystemet
Visma Dokumentsenter er en egen modul i Visma Business og Visma Global. Disse økonomisystemene kan leveres med Visma Dokumentsenter ferdig installert. Ved oppgradering av økonomisystemet får du også oppgradering av Visma Dokumentsenter.
Med Visma Dokumentsenter integrert i økonomisystemet får bedriften en samlet forretningsløsning, og kan automatisere manuelle rutiner. Medarbeidere som til daglig ikke er brukere av økonomisystemet, kan likevel få tilgang til Visma Dokumentsenter og har derved mulighet til å gjøre oppslag og attestasjon.
OCR-tolk: Automatisk innlesing av fakturaer i Visma Dokumentsenter
Alle fakturaer inneholder informasjon om kundedata, fakturadato, forfallsdato og beløp.
Med Fakturatolken, eller OCR-tolken, i Visma Dokumentsenter trekkes derimot fakturainformasjonen ut og går automatisk inn som konteringsdata i bunten.
Ved forhåndsregistrerte behandlingsregler på leverandøren, vil systemet gjenkjenne den aktuelle leverandøren og vite hvordan informasjonen skal registreres. Fakturatolken kontrollerer at fakturafeltene er korrekt identifisert ved at både KID og beløp stemmer med kontrollsifferet. Systemet melder fra ved avvik, slik at regnskapsmedarbeideren har mulighet til å utføre en manuell kontroll av faktura og kontering.
De gode grunnene:
• Raskere og mer effektiv dokument
• Automatisk innlesing av fakturaer
• Enklere saksbehandling (attestering, godkjenning, oppfølging)
• Elektronisk arkivering
• Alltid tilgjengelig
• Fullt integrert med økonomisystemet
Last ned Visma Dokumentsenter brosjyre!
Ønsker du ytterligere informasjon? Kontakt oss!