SAF-T innføres fra 1.1.2020 og du kan bli med oss på kurs

Myndighetene har tidligere forsøkt å innføre SAF-T-rapportering i Norge, men fra og med årsskiftet er det ingen bønn. Nå kommer SAF-T. For alle som til daglig jobber med regnskap vil dette først og fremst merkes gjennom skjerpede krav i forbindelse med mva og avgiftskoder. Det er også et grunnoppsett som må gjennomgås.

Vi ønsker at flest mulig av våre kunder skal delta på kurs så vi kommer til å sette en lav pris på kurset. Kurset vil gi godkjenningstimer for regnskapsførere.

Trykk her for å se kursoversikt

 

ØkonomiBistand overtar Amesto sin byråsatsning

ØkonomiBistand (ØB) har jobbet med regnskapsbransjen siden etableringen av selskapet vårt i 1990, og vi har mer enn 300 regnskapsbyrå som kunder. Vi har et eget ØB Byråteam som er dedikerte til kun å jobbe med nettopp din bransje. ØkonomiBistand har flere ganger blitt kåret til Årets Leveransepartner hos Visma Software, nå senest i 2018.

For oss i ØkonomiBistand er support til våre kunder noe av det aller viktigste vi jobber med. Vi ser at kunder som benytter seg mye av vår support, er de som er mest fornøyd med selve økonomisystemet vi har levert. Dette henger nok sammen med at i stedet for å bruke tid på å finne ut av ting på egenhånd, så får de raskt hjelp fra vårt Bistandssenter. Vårt Bistandssenter er bemannet med personer som kun arbeider med supportsaker. I perioder av året med ekstra stor pågang setter vi i tillegg inn ekstra konsulenter på support, ring oss på telefon 900 47 777 eller send oss en mail:

Visma Business: vb.support@okonomibistand.no
Visma Global: vg.support@okonomibistand.no
Visma Lønn og Huldt & Lillevik Lønn: lonn.support@okonomibistand.no

Vi ønsker våre nye kunder velkomne!

Hva med Visma Business på web og mobil? Vi gir deg VBONLINE®!

VBONLINE® lar deg håndtere tilbud, ordre, timer, utgående og inngående faktura (frem til “proff-brukeren” kontrollerer og oppdaterer (regnskapsavdeling eller kontor). Løsningen har også inkluderte grafiske visninger, drill-down til bilag og litt tilleggs-funksjonalitet som ikke finnes i Visma Business i dag. Løsningen har støtte for MultiKlient (som vil si at du når flere selskap/firma i samme løsning).

Visma Business på web og mobilDet finnes mange løsninger som er integrert med Visma Business, men felles for disse løsningene er at de fungerer på sin egen måte og i stor grad mellomlagrer data slik at det kan oppstå synkroniseringsproblemer. VBONLINE® derimot benytter Visma Business kildekode og dataene lagres kun ett sted; i Visma Business-databasen.

VBONLINE® er ikke ment for å erstatte Visma Business for regnskapsførere, da ekspertbrukere trenger Visma Business med all sin funksjonalitet. Men for ansatte som trenger Visma Business av og til er VBONLINE® et perfekt valg. Alle oppgaver kan utføres på mobil, nettbrett, pc eller Mac. Modulene kan kombineres med hverandre innenfor samme pålogging slik at brukerbehovet til den enkelte kunde av byrået dekkes. Den samlede kundeomsetningen via VBONLINE kommer i 2019 til å nærme seg 10 milliarder kroner.

InHouse Group skal ut i skyen

Etter gjennomført forprosjekt signerte i dag Brennmoen kontrakt på leveranse av Visma.net ERP for sitt svenske selskap. Løsningen består bl.a. av Visma.net Financials og Logistics, og bizClick logistics som er et WMS (Warehouse Management System) levert av vår gode samarbeidspartner IntegrasjonsPartner.

Daglig leder Øyvind Løkken sier det har vært en god prosess og samarbeid med Inhouse Group i tilbud -og forprosjekt fasen. Alle ser frem til veien videre i prosjektet. Det er en motivert gjeng fra Inhouse Group, ØkonomiBistand i Norge/Sverige (EA System) og IntegrasjonsPartner som nå tar fatt på oppgaven med å implementere løsningen.

Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!

Er du klar for skyen? Det er noen ting du bør tenke på

Alle disse endringene og mulighetene gjør at det stilles krav til omstilling hos ledere og ansatte og at man gjør de riktige vurderingene før man tar beslutningen om å ta steget ut i den skybaserte «Cloud» verdenen. Så hvilke vurderinger må man gjøre? I første omgang er det viktig å kartlegge og forstå sine egne prosesser med dagens struktur, og hvilke forretningskritiske momenter som må videreføres til en ny løsning. Med videreføring mener vi ikke en direkte kopi av slik man gjør det i dag, men å løse de samme problemstillingene man har på en forbedret måte. For hvis ikke arbeidsprosessene forbedres hva er poenget med å bytte?

Hva kreves?

For å få til en vellykket implementering krever dette at man tenker annerledes, og at man er åpne for det nye. Istedenfor å se alle utfordringene ved en overgang til skyen, se heller på mulighetene en slik løsning kan bidra til når det kommer til vekst i din bedrift. Fokuserer man på dette gjennom hele prosessen, vil tankegangen om å “fortsette slik man har gjort” erstattes med en mer fremtidsrettet tankegang.

Skybaserte produkter er bygget for et webgrensesnitt som gjør at løsningene vi benytter oss av er mer og mer standardisert. For oss betyr det at vi gjør færre tilpasninger i forretningssystemet til den enkelte kunde, ettersom mange av disse prosessene er standard-prosesser. Vi vet samtidig at ingen bedrift er lik, og at man derfor kan ha behov for noen spesialtilpasninger for å fungere optimalt. Det er her integrasjoner kommer på banen. Flere av våre spesialtilpasninger som nå gjøres, blir gjort ved å integrere kjernesystemet opp mot bransjesystemer eller fagsystemer. Ved å integrere vil man i større grad stå fritt i valget om hvordan man ønsker at sin plattform skal se ut og fungere. Med dagens muligheter når det kommer til integrasjoner, vil flere løsninger fra forskjellige leverandører kunne snakke sammen helt sømløst. Informasjonen flyter således fritt mellom systemene og man har full kontroll på alle sine data.

Oppsummert handler det om forståelse for hva man gjør i dag, og ikke hvordan man gjør det i dag. Det handler om å sette seg inn i egne prosesser og ha et mål for hva man ønsker å oppnå. La oss hjelpe deg på veien, sammen med deg finner vi riktig løsning og riktig prosess for din bedrift. Kontakt oss nedenfor om du vurderer å ta steget ut i skyen.

ØB Portalen er vår portalløsning for dine integrasjoner

Økonomibistand har valgt Microsoft Azure som drifts-plattform for vår avanserte integrasjonsløsning – «ØB Portal». For å utnytte skybaserte systemer optimalt er man nødt til å automatisere mere enn det man har gjort tidligere. Ved å utnytte mulighetene som ligger i å ha en tett integrasjon mellom sine løsninger vil man også kunne oppnå en høyere detaljeringsgrad av dataene. Dette er spesielt nyttig når man skal utarbeide detaljerte rapporter med drilldown.

Visma påpeker at for å være konkurransedyktige må man klare å legge bort manuelle rutiner og heller automatisere via integrasjoner med tredjeparts-systemer. Her gjelder det å sy sammen systemer som for eksempel nettbutikkløsninger og fagsystemer. Statistikkene fra Visma viser også dette tydelig. Automatiske transaksjoner fra integrasjoner er nå over dobbelt så stor som transaksjoner generert av brukere og antallet automatiske transaksjoner fortsetter å stige kraftig. Økonomibistand har derfor bygget et rammeverk som gir oss muligheten til å implementere integrasjoner og spesialløsninger i den skybaserte verden på en fleksibel måte.

Vi har basert oss på den nyeste teknologien og følger “sikkerhetsregimet” fra Visma. Samtidig ivaretar vi eksisterende integrasjoner som brukes mot dagens Visma systemer På denne måten kan vi kombinere den nyeste teknologien med tradisjonelle løsninger slik at ikke alt trenger å endres samtidig ved overgang til en skyløsning. Eksempler på denne typen integrasjoner som bi har levert er PortWin (løsning for havnedrift), PC Kasse, BringUt (vareabonnement/leveringer) eller View Software (service/driftsløsning) – og vi utvider stadig med nye formater.

ØB Portalen har i tillegg fullverdig støtte for EDI integrasjoner med logging fra bestilling til elektronisk fakturering eller eventuelt fakturamottak. Samtidig tester og integrerer vi den siste lanserte teknologien – nemlig webhooks som blant annet gir mulighet til å integrere spesial-funksjonalitet direkte i Visma.net ERP og andre systemer. Besøk portalen her. 

Er det på tide med et CRM-system? 10 spørsmål du bør stille deg selv

CRM ikke kun for store bedrifter

Det er lett å tenke at CRM-systemer kun er for de største, komplekse organisasjonene med hundrevis av ansatte, kunder og leverandører. Men slik er det ikke. 50% av alle små bedrifter mislykkes innen de første 12 månedene. Et CRM-system hjelper deg å holde styr på kontaktinformasjon og aktiviteter som er relevante for selskapet ditt. CRM-systemet samler all kundedata på ett sted og legger til rette for bedre et kundeforhold. Mange har opplevd at når den beste selgeren slutter så tar han/hun med seg all kontaktinfo og dialog han/hun har hatt med kundene sine. Eller at selskapet ditt har en misfornøyd kunde som kundeservice-teamet ditt jobber hardt for å gjøre fornøyd, mens selgeren din prøver hardt å selge en oppgradert løsning til samme kunde.

Det ligger også et stort potensial i å koble sammen økonomisystemet ditt med et CRM-system. Når salg, regnskap og kundeservice jobber i hver sine «informasjons-siloer» kan det gi dårlig lønnsomhet. Ved å koble økonomisystemet og et CRM-system sammen får du et 365 graders overblikk over dine kunder.

La oss endre tankesettet for å møte fremtiden

Den teknologiske utviklingen endrer hvordan vi må jobbe med forretningsstrategi og organisasjonsprosesser. IT er ikke kun er et støtteverktøy i bedriften din – men en del av kjernen. Som bedrift må man derfor sette seg inn i hvordan man designer sin organisasjon og sine prosesser for å utnytte teknologien som er tilgjengelig i dag og som kommer i fremtiden. Teknologien er ikke sen med å endre seg, det er vi som bruker tid og som må ta den vanskelige jobben det er å endre strukturen vår og tankesettet vårt.

Visma sin undersøkelse om digital modenhet innen sentrale økonomiske- og administrative prosesser i norske bedrifter, var resultatet 47%. Dette underbygges i rapporten “State of Digital Business Report” fra Progress, som forteller at 47% av selskapene ikke har startet på den digitale overgangen enda, mens 59% tror de er for sent ute. I samme rapport sier 55% av bedriftene som ble spurt, at de mener å ha mindre enn ett år på seg før de begynner å lide økonomisk og potensielt mister markedsandeler.

Kakediagram - Digitalisering for en bedre kundeopplevelse
Kilde: SuperOffice Norge
Det er vi som er pådriverne for digitaliseringen, i alle aldersgrupper.

Vi er alltid «på» og forventer mer av hver enkelt leverandør. Med all informasjonen man blir bombardert med på daglig basis blir det enda viktige for bedrifter å ta til seg teknologien for å gi kunden en helhetlig og personifisert opplevelse. «Tinder-kulturen» gjelder dessverre for bedrifter også, man blir fort byttet ut med nestemann i rekken om man ikke kan levere det kunden ønsker – når de ønsker det. Vi undersøker mer, vi deler erfaringer, vi skifter kanaler og er mer «flyktige» om vi ikke får det vi er ute etter. I tillegg vil vi alle bli behandlet som unike, dette involverer all kommunikasjon, slik som; markedsføring, ecommerce og kundeservice. Man forventer i større grad at man blir gjenkjent, får servert relevant informasjon basert på sine preferanser og at man får levert anbefalinger som er i tråd med sin henvendelse.

Dette gjøres ved å personalisere opplevelsene kunden har med deg som leverandør. Skyløsninger lar deg enkelt koble sammen applikasjoner, databaser og analyse. Når du samler alt digitalt har du ikke bare et fullstendig overblikk av kundene dine og kundens mønstre, men du har også tilgang når som helst og hvor som helst. Overblikket lar deg lære mer om hvor du skal legge trykket, hva du skal endre og hvor du skal forbedre deg. La de digitale systemene samle og automatisere mye av det du gjør, slik at du kan fokusere på å levere en unik og personlig opplevelse ut til kunde.

Hva kreves?

Når man slår ned veggene og samler data kan man dra nytte av informasjonsflyten for å skreddersy opplevelser. Dette krever en villighet til å ta i bruk ny teknologi, endre tankesett, et godt internt samarbeid og et system som kan systematisere alle dataene. Det er her CRM kommer inn: systemet som samler kundedataene dine til kundeprofiler. Ved å knytte alle kontaktpunktene dine (kundeservice, e-post, nettsidehenvendelser, sosiale medier) inn i ett system kan du bedre skape en digital profil av kunden din. Dette lar deg analysere og kartlegge kundereisen for deretter å tilby en unik opplevelse. De selskapene som kan tilby personlig tilpasning og tilgjengelighet til kundene sine, er de selskapene som vinner i det lange løp. Kilde: SuperOffice Norge

Vi kommer nok aldri til å kjøpe inn en perm igjen…

Grytnes Entreprenør utfører de fleste oppdrag fra nybygg til renovasjon av eldre bygningsmasse og utbedring og oppføring av betongkonstruksjoner. Selskapet startet på Sunndalsøra i 1946 og har gått fra å være en byggmester til å bli en av Nordmøre og Romsdals største entreprenører. Selskapet har ekspandert mye i løpet av årene, men har allikevel  forblitt i familien. I dag er den daglige ledelsen overtatt av 3 generasjon – Tine Grytnes Laskerud. Konsernet består i dag av Grytnes Entreprenør as, Grytnes Eiendom as og Vikan Betong as. Grytnes Entreprenør har vært kunde av ØkonomiBistand siden 2011, og driver sin regnskapsavdeling med en hel suite av våre produkter: Visma Business, Visma.net Approval, Visma.net AutoInvoice, Visma Document Center, Visma Rapportering, Visma BizWeb, Huldt & Lillevik Lønn og Zdata Pay.

Monica Nygård som er økonomileder i selskapet, er spesielt fornøyd med hvordan AutoInvoice effektiviserer deres arbeids hverdag.  De har mange prosjekter i hele Møre og Romsdal og fører regnskap for flere selskaper i konsernet. De tok i bruk dokumentsenter for en stund siden, men det var først når de også kom over i et felles system med AutoInvoice, at de så den store effektivitetsgevinsten det ligger i dette. Spesielt gjelder dette mot de større statlige og  kommunale kundene.

Monica Grytnes, Økonomileder i Grytnes EntreprenørMonica forteller; “Før Approval og dokumentsenter sendte vi også innkomne fakturaer i papirform her ifra til prosjektsteder i blant annet Molde og Kristiansund for attestering, og vi ante ikke hva som befant seg hvor.. Nå har vi full kontroll på både inn og utgående fakturaer og alle dokumenter lett tilgjengelig på skjerm. Feiladresserte fakturaer blir fort fanget opp og alle dokumenter kommer fort dit de skal. Revisor kan også sitte på sitt eget kontor og ha tilgang til både regnskap og dokumenter. Vi har rom for forbedring når det gjelder en del manuelle bilag, men det kommer seg!”

Oslo Big Data Day

Hovedbudskapet denne dagen var hvor betydningsfull data er i dagens samfunn – et skifte fra en teknologistyrt periode over til en datastyrt periode. Den nye oljen! Maskinvare blir bedre for hver dag og de store datasentrene bidrar til å trekke teknologien videre. Samtidig ser man også en motbevegelse, ønsket om å gå bort fra sentraliserte datasentre til såkalte Microdatasenter; dette kalles Edge-Computing. De brukes spesielt når store mengder av data skal prosesseres i sanntid, der linjekapasitet og forsinkelser er en strek i regningen. Rettslige rammer kan også stå i veien for datatransport til alle verdens hjørner, men uansett står Cloud-tankegangen høyt i kurs. Edge-sentre vil også basere seg på Cloud fremover og med det vil Cloud-løsninger overta alt på sikt – dette er i tråd med ØkonomiBistand sin Cloud-satsning.

Datamengden øker eksponentielt for hver dag som går og raskere enn vi mennesker klarer å håndtere. Det vil si at det trengs mer og mer AI-/ og ML-baserte løsninger for å kunne håndtere disse datamengdene. Datakvalitet er og blir avgjørende i tillegg til kvalitetssikring av data – hvilke kilder er troverdig og hvilke er ikke? Mengden data vil eksplodere med IoT-tankegangen (Internet of Things) hvor alt kan kommunisere med hverandre, fra enkel-sensorer, kameraer til betalingsløsninger osv. Er to enheter «godkjent» for hverandre vil det ikke lenger være nødvendig med manuelle betalingsrutiner. La oss for eksempel si at elbilen og elbilladeren finner hverandre, og at det da går strøm den ene veien og betaling den andre veien – alt basert på mikrotransaksjoner. Denne tanken kan utvides til flere områder – dagligvarebutikken, caféen rundt hjørnet eller treningssenteret ditt.

På datasiden handler det om å forvandle «rocks and stones – to gems». På visualiseringssiden av data har det skjedd mye og vi ser en rask utvikling av sanntids presentasjonsverktøy. En av de mest kjente er Power-BI men det finnes også en rekke andre gode verktøy.

Når man til nå har snakket om at 10%-20% av jobbene kan bli erstattet av teknologi, ser det nå ut til at prognosene er mye mørkere fremover. Det er nevnt at opptil 70% av alle jobber som kan erstattes, vil bli erstattet av roboter, AI og datateknologi. Heldigvis finnes det områder som datamaskiner foreløpig og sannsynligvis også på sikt er og forblir fryktelig dårlige på. Datamaskiner er for eksempel elendige til å fortelle vitser, de håndterer ikke visjoner, drømmer og den medmenneskelige kommunikasjonen på lik linje med oss. Du ville nok ikke snakket med en chatbot om du hadde problemer med kjæresten eller ønsket å fortelle om dine drømmer for fremtiden. Med disse mørke prognosene, så kan man fokusere på det positive; at mange gode ressurser blir frigjort til å kunne jobbe med noe mennesker virkelig er spesialister på.

Et spennende prosjekt fra IBM er en online «debatt-maskin» som analyserer temaet og forsøker deretter å argumentere med fakta for og imot. Man har så langt har fokusert mest på svart/hvitt svar fra datamaskiner, for eksempel kan en datamaskin raskt regne ut et matte-stykke eller svare om en påstand er riktig eller feil. Denne nye AI-motoren analyserer mulige argumenter mot en gigantisk samling av data og finner de beste argumentene og debatterer deretter for og imot basert på sin analyse av de tilgjengelige argumentene, les mer om dette her.

Det er vanvittig store muligheter i ny teknologi, men det er også en viss risiko tilknyttet mengden og innsamlingen. Derfor er det viktig med gode sikkerhetsmekanismer. Datakvalitet er og blir avgjørende i tillegg til kvalitetssikring av data – hvilke kilder er troverdig og hvilke er ikke? Det alle enes om er at innsamling og bruk av data medfører et stort ansvar.

Les mer om Oslo Big Data Day

Visma All Stars – Årets Leveransepartner 2018

I løpet av dagen fikk vi nyttige tips til hvordan vi baner veien videre, vi trakk på smilebåndet av Pellegrino Riccardi sitt innslag «hvordan skape La Dolce Vita på arbeidsplassen» og fikk bryne oss på hvordan vi skal lede i digitaliseringens tid med Silvija Seres. Dagen ble avsluttet i kjent stil med Visma All Stars som er partnerkanalens prisutdeling for innsatsen gjennom året. Vi i ØkonomiBistand er veldig stolte av å ha stukket av gårde med følgende priser denne kvelden:

ÅRETS MVP (Most Valuable Player)

Vår Kai Stefan Eikrem stakk av gårde med prisen Årets MVP! Vi gratulerer Kai med en strålende innsats i 2018! Visma sin begrunnelse for denne prisen er som følgende: “De står totalt sett for en betydelig andel av salget i 2018. De har alle vist en vilje til å stå på til siste slutt og leverer ofte det lille ekstra. De er elsket av våre kunder (….og sikkert hatet litt av våre konkurrenter.) For Visma er de All-Stars”!

ÅRETS LEVERANSEPARTNER

Vi anser dette som den viktigste prisen av alle. Våre nye kunder er blitt spurt gjennom 2018 om hvor fornøyd de er med oss som leverandør. At vi her kommer ut som den Visma partneren med mest fornøyde kunder, ser vi som en stor ære. Takk til våre kunder – og takk til alle våre medarbeidere som bidrar til at det er en god opplevelse og være kunde av Økonomibistand.

Visma All Stars, ØkonomiBistand ble årets leveransepartner 2018

HEDERSPRISEN

Vår konsernsjef Nils Ole Fladhus har i 2020 vært Visma Partner i 30 år. Visma valgte i år å legge til en All Stars Kategori, Hedersprisen.

De begrunner utvelgelsen slik; “Prisen i år er spesiell den går til en varm og generøs person. Ikke bare har personen et godt feste på jorda med begge beina, men også luftige og høytflyvende visjoner som når skyene. Vedkommende er symbolet på handlingskraft og steinhard vilje, som evner å skille sak og person fra hverandre. Personen lever ut det den lærer bort, og setter alltid kunder og medarbeidere først. Personen er en viktig bidragsyter til at Visma og våre partnere har holdt sammen og utviklet hverandre med gjensidig respekt. Personen er og har vært viktig for å skape vekst for Visma og eget selskap – en gründer med positivt syn på omverden – en person som satser når andre sitter på gjerdet. Når det er sagt er det en person som selv bestemmer når han skal hoppe ned fra gjerdet. Han har nå hoppet ned fra «vent-å-se-på-om-skytjenesten-flyr-gjerdet” og gått all inn!”

Under Visma Summit 2018 gikk Nils Ole Fladhus av med hedersprisen

La ERP-systemet bokføre de inngående fakturaene for deg

Et eksempel på dette er fakturering og betalingsprosessen. Tradisjonelt sett så har man bokført fakturaene sine, deretter valgt kontoer for debet og kredit og senere oppdatert denne i hovedboken (for så å importere filer fra banken). Hvorfor kaste bort tid når du kan la systemet holde orden på alt dette for deg? I Visma.net ERP fokuserer man på å gjøre hovedprosessene, ikke alle de små manuelle prosessene. Legg opp varer og/eller tjenester som skal faktureres og trykk på “oppdater”. Videre vil systemet selv opprette en bunt, og sende fakturaen til AutoInvoice som bestemmer hvor og hvordan kunden skal motta sine fakturaer.

Når betalingen kommer fra kunden, sendes den direkte inn i systemet hvor den matches med den riktige fakturaen og posteres i regnskapet. Nå er hele din oppgave med å prosessere dokumentet ferdig, og hvor mye jobb var det?

En ting er om man går gjennom en og en transaksjon. Men de største fordelene får bedrifter når et stort volum av transaksjoner går gjennom systemet daglig. Ved å bruke Visma.net ERP er det også store muligheter for å automatisere mange av prosessene man jobber i til daglig. Om man utnytter automatiseringen til det fulle, trenger man kun opprette fakturaen! Resten håndterer systemet for deg.

Er dere forberedt? ISO 20022 er den nye meldingsstandarden

Er dere kjent med det nye filformatet bankene krever når det kommer til betalingsfiler? Formatet heter ISO 20022 og gjør betalingsformidling mer effektiv og forutsigbar. ISO 20022 er en ny internasjonal meldingsstandard for betalingsformidling, som forenkler både innenlandske og grensekryssende betalinger. Norske banker startet for en tid tilbake prosessen med å kunne tilby det nye formatet. Videre har Visma i samarbeid med bankene jobbet for at Visma.net Autopay skal møte alle krav. I dag kan så å si alle bankene tilby ISO 20022 format og har avtalen klar mot Visma.net Autopay. Les mer om bankavtalene her.

Hvorfor gå over til nytt format?

I dagens marked hvor endring og automatisering er i fokus, må alle bedrifter tilpasse seg. Teknologien endrer seg og utviklere må hele tiden følge nye standarder og lovverk, som igjen betyr at utviklerne jobber videre på det som er fremtidsrettet. Autopay 3 motoren vil dermed ikke bli videreutviklet, men det vil Visma.net Autopay. Visma.net Autopay har flere funksjoner per dags dato, og det vil stadig komme nyheter.

Om dere er en eksisterende kunde på gammelt format eller en ny kunde, bistår vi gjerne med planlegging og gjennomførsel av overgangen til det nye formatet. Det foreligger noen tekniske forutsetninger for å ta i bruk Visma.net Autopay. På bakgrunn av dette anbefaler vi at deres Visma Business ikke er eldre enn versjon 12.10. Trenger dere en oppgradering av løsningen, eller har dere kanskje allerede booket oppgradering til versjon 13? Da  kan vi tilrettelegge for Visma.net Autopay på nytt format samtidig som oppgraderingen skjer. Her kan vi sammen med dere legge en plan for overgang til nytt format. Ta kontakt med oss!

Av regnskapsførere, for regnskapsførere

Når vi lager løsninger for regnskapsbransjen så er det alltid i samarbeid med regnskapsførere. Vi er til stede og ser hvordan oppgaver utføres. Da forstår vi best hvor skoen trykker. Alternativet ville være å få problemstillinger beskrevet, dokumentert og tilsendt, men da forsvinner svært ofte verdifull informasjon. Vi er avhengige av den tause og udokumenterte kunnskapen for å lage og tilby de beste løsningene.

Toyota er kjent for bilproduksjon etter Lean-prinsipper. Lave skiftkostnader, effektiviseringstiltak der det monner og stadig forbedring har gjort Lean-filosofien til noe som alle bransjer forsøker å etterleve. I Toyota må alle ansatte på alle nivåer av og til «ned på gølvet» for å forstå hvordan produksjonen egentlig foregår. Det er «på gølvet» at man ser hvilke forbedringstiltak som helst bør settes inn. Det er det samme «gølvet» vi i ØkonomiBistand trives på når vi lager nye løsninger for regnskapsførere.

Ett eksempel er vår løsning for helautomatisk kontering av alle innbetalinger, ØB Intelligent Cremul: Alle konteringsregler er laget etter at regnskapsførere har beskrevet hvordan de jobber med bankbilag. I tillegg har vi selvsagt laget løsningen slik at nye konteringsregler lett kan tilføyes. Da vi fikk forespørsel om automatisk inntektsføring av innbetalt ikke bokført purregebyr så ble dette standardfunksjonalitet i løpet av to uker. Å ta i bruk løsningen er også “Lean”, dette sikrer vi gjennom alltid tilgjengelig og alltid oppdatert brukerdokumentasjon samt faste priser på alt som trengs for å komme i gang.

Primex Norway AS valgte Visma Business og Marel Innova.

Når en skal bygge og konstruere den nyeste og mest moderne filetfabrikken, så trenger en også avanserte og fleksible løsninger for produksjonsstyring, ERP, lønn og rapportering. Løsningen for Primex Norway AS ble at ØkonomiBistand Nord AS og Marel Norge AS utviklet en fleksibel og automatisk to-veis integrasjon mellom ERP systemet – Visma Business og Marel sitt produksjonssystem – Innova. I tillegg gikk Primex Norway AS også for Visma lønn og rapporteringssystemet SAP BO som ØkonomiBistand Nord AS forhandler.

Viktige momenter for Primex Norway AS ved valg av ERP leverandør og system var bred bransjekunnskap og erfaring fra leverte løsninger til fiskerinæringen slik at leverandøren både kunne fungere som en kompetansepartner under utarbeidelsen av løsningen, samt operere mest mulig selvstendig sammen med Innova i integrasjonsprosessen. Øvrige viktige momenter var blant annet å inneha egen integrasjonskompetanse, unngå dobbeltregistrering av data, fleksibilitet mht. leveranse og samarbeid med øvrige leverandører.

Marel Innova vil håndtere selve produksjonsstyringen og lagerverdiene i fabrikken, selgere vil også legge inn kundeordrene i Innova. Visma Business vil håndtere alle kunder og leverandører, samt håndtere inn og utgående fakturaer. Integrasjonen er satt opp med automatisk flyt mellom de to systemene, samt at f.eks. dersom en leveringsadresse ikke finnes i Visma Business når det etableres en ordre i Marel Innova, så vil den bli opprettet.

Det mobile rapporteringssystemet SAP BO vil kunne gi ledelsen mulighet til å være kontinuerlig oppdatert mht. lønnsomhet og omsetning helt ned på detaljnivå. Det vil kombinere data fra Visma Business og Marel Innova for å kunne få dagsferske rapporter om hva inntjeningen har vært på de ulike produktene som fabrikken leverte siste dag, uke, måned m.m

Integrasjonen mellom Visma Business og Marel Innova vil utvikles videre etter hvert som behovene endres hos Primex Norway AS. I tillegg vil Visma Business ERP systemet kunne kobles opp mot andre systemer ved behov som f.eks. Råfisklaget sin sluttseddel. SAP BO rapporteringssystemet vil kunne utvides til å innhente data fra nye systemer slik at rapporter alltid er oppdatert mht. selskapets behov og datakilder.

Ønsker du å høre mer om denne løsningen eller hvilke muligheter vi har for å tilpasse eller integrere Visma Business løsninger etter dine behov, så ta kontakt med oss!

Nordasfalt AS valgte ØkonomiBistand Nord som partner

Etter en grundig vurdering av ulike økonomi- og forretningssystem, var det ØkonomiBistand Nord med Visma Business og Visma Lønn som til slutt ble valgt. Lokal tilstedeværelse og tett oppfølging av forhandler, samt Visma Software sin merkevare og styrke i markedet var blant kriteriene for deres avgjørelse. Ett av kravene til Nordasfalt AS ved bytte av system var å kunne effektivisere faktura- og dokumentflyten i selskapet, Ved bruk av Visma produktene autopay, autoinvoice, dokumentsenteret og approval i godkjenningsflyten er selskapet nå på god vei til å se positive effekter av et bytte av økonomisystem. Selskapet vil i høst også ta i bruk Visma Expence for utlegg og reiseregninger.

Et viktig moment Nordasfalt hadde vedr systembytte, var å vurdere nye rutiner for arbeidsordre og mobil datafangst. Løsningen for dette var å ta i bruk ØkonomiBistand Nord sin egenutviklete arbeidsordremodul i Visma Business i kombinasjon med Devinco sin løsning for mobil datafangst – SpeedyCraft.

De ulike utvidelses- og integrasjonsmuligheter med andre systemer gjorde Visma Business sin hybridmodell til et naturlig valg.

«God prosess- og forretningsforståelse hos de involverte i ØkonomiBistand Nord, samt god informasjon/oppfølging har også vært viktig når valget skulle tas», skriver Svein-Harald Karlsen, HR og infosjef i Nordasfalt AS

Tankeboble

Programmet virket oversiktlig og funksjonelt, det var først i senere tid, når jeg ble forklart hvordan tidligere systemer fungerte jeg virkelig så nytten av å bruke Visma.net.

Ikke bare er det et sømløst brukergrensesnitt mellom finans, logistikk, HR og lønn, men i tillegg er programmet intuitivt. Selv med et så komplekst system som Visma.net blir ikke arbeidsoppgavene kompliserte, de blir derimot forenklet. Programmet håndterer føringen av regnskapet og så alt du trenger å gjøre er å klargjøre de prosessene som skal bli gjort. Dette gjør at du får muligheten til å benytte tiden din på verdiskaping, i stedet for dobbeltarbeid og punching. Jeg hadde aldri trodd at det å føre regnskap var så enkelt.

Regnskapsførere har over tid fått ett stempel på seg om å være en traus gjeng, med store bunker papirer som flyter rundt på pulten. Jeg var derfor veldig spent på å gå inn i denne bransjen. Det jeg oppdaget da jeg begynte å jobbe med Visma.net var at dette stempelet ikke passet overens i det hele tatt. Visma.net er en fullstendig nettbasert løsning hvor man ikke trenger å skrive ut et eneste dokument. Visma.net gjør regnskap morsomt igjen.

 

Morsommere for økonomiavdelingen

Visma.net gjør det ikke bare morsomt å utføre regnskap for økonomiavdelingen, men løsningen er med på å forenkle hverdagen til alle ansatte i organisasjonen. Med applikasjoner som Visma Attach går blant annet innsendelse av reiseregninger og utlegg som en drøm. For meg virket det helt bak mål å sende reiseregninger og utlegg på en annen måte enn gjennom telefonen. Visma Attach gjør nettopp dette. Jeg tar et bilde av av kvitteringen, så tolker programmet den for meg, og vips så er jeg ferdig.

Kort oppsummert har reisen min inn i denne bransjen vært utrolig lærerik og morsom. Jeg har forstått fordelene med å bruke et system som hjelper deg med å utføre arbeidsoppgavene og effektivisere hverdagen. Selv i et så komplekst fagfelt er det mulig å sette seg ned (uten en årrekke med erfaring) å føre regnskap for store og komplekse bedrifter.

Same procedure as every year, james!

Selv om dette kanskje er effektivt om man ser det ut ifra måten man alltid har jobbet, og at man med sine gamle rutiner har stålkontroll på hvordan de fleste oppgaver og utfordringer skal løses. Men hva om den farlige setningen; «det er slik vi alltid har gjort det» er hele årsaken til at selv om man er effektiv i de gamle rutinene, ikke lenger er effektiv nok når det kommer til dagens utfordringer?

Det kan ofte virke omstendelig og vanskelig å komme i gang med en ny løsning. I tillegg så føler mange at det er for mye å ta tak i.  Men på et tidspunkt må man kaste seg ut i fremtidens arbeidsmetoder. Og ja – de krever at man tenker annerledes, og at man er villig til å jobbe annerledes enn slik man alltid har gjort det. For å kunne holde følge i den rekordraske utviklingen på mange fronter, setter det krav til måten vi jobber på. Det å registrere data flere ganger og sette igang unødvendige prosesser for å gjøre oppgavene man er satt til, det er ikke lenger et alternativ om man skal bli sett på som en attraktiv bedrift i dag.

Så hvor starter du?

Det er enkelt – ved å se på løsningen. Etter våre erfaringer kan man lese seg opp, forklare og diskutere om hva en bra løsning innebærer. Men det som gir den virkelige innsikten og oversikten er å se hvordan løsningen fungerer. Erfaringen vår er at når man faktisk får se løsningen, og mulighetene som finnes er det enkelt for de som ser systemet å engasjere seg, og se hvordan det kan gjøres – enkelt. Ved å jobbe i financials registreres alt en gang, og relasjonene til de riktige områdene følger prosessene i systemet. Dette gir frigir tid til å faktisk jobbe med primæroppgavene, og ikke bruke tid på andre administrative prosesser som kun stjeler tid. Når fokuset er her, vil man på et helt annet nivå skape forståelse for prosessene og tallene bak – som igjen legger et bedre grunnlag for de riktige beslutningene.

Ved å bruke Visma.net financials vil man kunne effektivisere de interne rutinene, skape en bedre forståelse av helheten, og gjøre det enkelt å holde orden på dine data. Men alt dette avhenger at vi går bort fra å gjøre det slik vi alltid har gjort det.

Visma.net versus Visma Business
Visma.net versus Visma Business

Slik kommer du i gang med AutoInvoice

Alle kan sende og motta elektronisk faktura. Visma.net AutoInvoice er inkludert i Visma.net Financials, Visma Global og Visma Business. Tjenesten gir en automatisert forretningsprosess hvor du sparer tid og penger. Visma.net AutoInvoice sjekker nemlig om kunden kan motta elektronisk, eller om de må ha fakturaen på e-post eller papir, og sender den deretter på riktig format. Enklere blir det ikke.

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA BUSINESS

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA GLOBAL

 

Smarte løsninger for elektrobransjen

Visma Global med håndterminaler fra Handyman/ Speedycraft/ Min timeliste

I denne løsningen ligger hele bransjeløsningen integrert i Visma Global, mens elektrikernes datafangst gjøres på håndterminaler/mobiltelefoner. ØkonomiBistand har laget bransjeløsningen i Visma Global.


Elinn og Visma Business

Her er arbeidsdelingen veldig klar: De som har elektro som fag, enten det er elektrikere eller saksbehandlere, jobber i Elinn. Regnskapsføreren jobber i Visma Business. Ettersom fagarbeiderne ikke trenger å bruke økonomisystemet og Visma Business er Norges mest brukte system for regnskapsførere, så er dette blant annet en velegnet løsning for elektrofirmaer som benytter ekstern regnskapsfører. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Elinn og Visma Business.


Speedycraft og Visma Business

Speedycraft brukes som «håndholdtløsning» og overfører ordrer, vedlegg, timer og forbrukt materiell til Visma Business. All oppfølging gjøres i Visma Business. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Speedycraft og Visma Business.


Hvorfor finnes det ulike løsninger?

På samme måte som det finnes mange bilmerker så finnes det flere bransjeløsninger for elektro. Og på samme måte som at en stor bilforhandler som for eksempel Kverneland Bil tilbyr både Mazda, Volvo og Ford, så tilbyr ØkonomiBistand tre ulike løsninger til elektrobransjen. Vi har i mange år samarbeidet godt med bransjen og har det som trengs for både store og små elektroinstallatører.


Hvilken løsning er best for det enkelte elektrofirma?

For å vite mer om løsningene anbefaler vi at dere tar kontakt med oss i ØkonomiBistand. Vi kjenner løsningene. Benyttes det ekstern regnskapsfører så sjekk gjerne hvilket system regnskapsbyrået benytter.

“Velg alltid en bransjeløsning som er godt integrert med regnskap og økonomi”.

Er staten i ferd med å gjøre seg så effektiv at folk ikke kan jobbe der?

Vidnes kommer også med eksempler på hva det er for oppgaver som krever egne kontorer: «Å jobbe med tekst og analyse i fred, forberede forelesninger og ta imot studenter for veiledning.» Dette er oppgaver som ligner på det jeg har drevet med siden nittitallet.

Diskusjonen om egne kontorer eller åpne landskap i det offentlige har pågått i flere år, og jeg har selv diskutert saken med flere som jobber i universitetssektoren. De fleste deler samme synspunkt: Arbeidet som utføres på deres arbeidsplass krever mer konsentrasjon enn det som gjøres både av studenter som henvises til lesesaler og doktorgradsstipendiater som slett ikke har egne kontorer. De må faktisk konsentrere seg mer enn alle andre i næringslivet! Dette er å undervurdere arbeidet som utføres av «oss andre». Jeg har sittet mange år i åpent landskap med tilsvarende arbeidsoppgaver og tror jeg vet hva jeg snakker om.


En bedre diskusjon om effektivitet

Statens effektivitetsdiskusjoner ender ofte i en debatt om arealbruk. Vi i ØkonomiBistand mener effektivisering er å få mer gjort, uten å tilføre mer ressurser. Det handler ikke om å pålegge allerede travle kolleger å gjøre enda mer. Det handler ikke om å dytte inn flere folk i samme rom. Om noe skal dyttes inn et sted, så er det rutineoppgaver som skal overlates til en PC. Om det på sikt fører til noe færre administrativt ansatte hos kundene våre så er det greit. Bedrifters konkurransekraft styrkes på denne måten og det er de minst interessante og givende oppgavene som forsvinner inn i PC-en.


“Våre kunder skal ikke bli så effektive at folk ikke kan jobbe der. De skal i stedet ha så effektive løsninger at det blir morsommere å gå på jobb.” 

Merverdi i endring

  1. For det første ligger det faktisk ingen programvare i skyen. Alt ligger på jorda, ett eller annet sted.
  2. For det andre er ikke virkemåten i programvaren særlig forandret de siste åra, selv om systemene hele tiden får mer og mer funksjonalitet.

Den virkelige endringen ligger i hvordan programvaren selges og prises. I «gamle dager» var det en stor økonomisk investering å bytte til ny ERP-programvare. Slik er det ikke lenger. Nå fordeles kostnadene som et abonnement utover hele brukstiden. Det gjør det enklere å sammenligne ulike løsningers framtidige eierskapskostnader. En mer rettferdig måte å ta betalt på, mener de fleste av oss.

Store investeringer medførte tidligere store investeringsbeslutninger. Med vesentlig reduserte innledende investeringer er også beslutningsprosessene mye enklere.

Visma sitt forhandlernettverk var tidligere en «forlenget arm» inn i disse kompliserte salgs- og beslutningsprosessene. Med enklere beslutninger trengs ikke denne forlengede «salgsarmen» på samme måte som før. Den tradisjonelle Visma-forhandleren trengs ikke mer. Hvorfor finnes da fortsatt ØkonomiBistand?

Visma og andre programvarehus er dyktige på å lage kjernesystemer, enten det er løsninger for økonomi, logistikk, lønn/HR eller salgsstøtte/CRM. Men små og mellomstore bedrifter blir ikke mer konkurransedyktige av den grunn.

  • Det er nesten uten unntak behov for at ulike løsninger snakker med omverdenen gjennom ulike typer integrasjoner.
  • Det vil alltid være behov for bistand i forbindelse med bruk av og tilpasninger i programvaren.
  • Ingen kan være best på alt, Visma lager generell programvare og oppfordrer sine partnere til å bli markedsledende inn mot ulike bransjer.
  • Enhver løsning kan alltid bli enda bedre.

ØkonomiBistand har det siste tiåret forutsett denne utviklingen. Vi har i dag for eksempel 25 årsverk innen programvareutvikling, et antall som har økt jevnt og trutt de siste 15 årene.

Gjennom god styring, standardiserte komponenter og utstrakt gjenbruk av løsninger tilbyr vi løsninger og kompetanse som verken er å finne hos Visma eller andre steder. Kjernesystemene vi jobber mest med kommer fortsatt fra Visma, men merverdien vi kan tilby er nå i langt større grad enn tidligere knyttet til enda bedre utnyttelse av programvaren.

Våre kunder er fullt i stand til å velge riktig programvare på egen hånd, men de ønsker et samarbeid med ØkonomiBistand for å ligge noen hakk foran konkurrentene.

ØkonomiBistand hjelper sine kunder til å bli noen hakk bedre enn konkurrentene. ØkonomiBistand gjør bedrifter mer effektive og lønnsomme.

DNT Oslo og omegn tok i bruk AutoInvoice og VIPPS faktura

DNTs selvbetjente hytter tilbyr nå sine brukere å få tilsendt faktura fra AutoInvoice, med mulighet for å betale med VIPPS. I løpet av ett år har de ca. 31 000 overnattinger, som gir til sammen 16 000 fakturaer å sende ut. Beløpene på disse fakturaene er ofte ikke større enn rundt kr 500,-. Noe av utfordringen har vært å få riktig epostadresse på fakturamottakerne. Erfaringen er at mye blir borte underveis og eller havner i et spamfilter.

“Vi har ett stort antall fakturaer med små beløp som ikke kommer fram til mottaker ved utsendelse som pdf-vedlegg i epost. Dermed blir arbeidet med purringer av små beløp arbeidskrevende i forhold til hva vi faktisk skal inndrive fra hver enkelt. Og mange av våre kunder har faktisk lyst til å betale for sitt opphold på selvbetjente hytter, betalingsviljen er tilstede, men faktura mangler. Da er det fint med faktura rett på mobil hvor kunden bare kan trykke ok!”, sier Vigdis Vestby, Økonomisjef i DNT Oslo og Omegn.

VIPPS faktura

Visma.net AutoInvoice kan kobles opp mot VIPPS som tilbyr faktura i App’en. Ved å sette opp en god flyt kan man registrere sin faktura i AutoInvoice, som først forsøker å sende fakturaen på VIPPS. Dersom det ikke er mulig, så vil AutoInvoice forsøke å sende fakturaen på e-post. Som siste mulighet dersom valg 1 og 2 ikke går igjennom, vil AutoInvoice sende fakturaen på papir i posten. På denne måten slipper man å gjøre noe etter at fakturaen er lagt inn i AutoInvoice.

“Det er veldig morsomt med VIPPS faktura, for de betales nesten med engang mottakeren mottar de, eller i løpet av de neste dagene. Returfilene med innbetalinger er også alltid uten feil, fordi kunden slipper å logge seg inn i nettbanken for å betale og det blir ikke tastet feil beløp eller KID.” forteller Vigdis Vestby.

Block Watne tar CRM, digitalisering og analyse til nye høyder

“Kundene forventer mer av oss og vi må være sikre på at vi kan levere med den beste kvaliteten. Vi arbeider kontinuerlig med å tilpasse og forbedre måten vi gjør ting på. Kjøp av et hjem er ofte den største investeringen vi gjør i livet og vi vil at det skal bli en fantastisk opplevelse.”

 

Skaper økt verdi for kunder med teknologi

I løpet av de tre siste årene har Block Watnes salgs- og markedsavdeling hatt spesielt fokus på teknologi og arbeidsflyt som skaper økt verdi for kunder, kontraktører, leverandører og deres bedrifter.

CRM (Customer Relationship Management)- systemet er det sentrale systemet for å fange opp alle detaljer om kunder, eiendommer og prosjekter. Uten et velfungerende CRM-system er det ikke mulig å håndtere den store og intrikate prosessen det er å selge og bygge mer enn tusen boliger hvert år.

Det er ikke bare CRM-systemet som er viktig. Dataene i CRM-systemet forer et helt økosystem av relaterte prosesser og arbeidsflyt.

En av disse er visuell dataanalyse. Ved hjelp av visuelt dataanalyseverktøy trekker Block Watne data fra CRM-systemet, kalkulerer KPI’er og presenterer informasjon i digitale dashbord for de ansatte ved behov.

Viktige fordeler:

  • Redusert manuell rapportering – sparer 20-30 timer for salgsdirektørene hver uke med automatisk salgsrapportering
  • Forbedret salgsprognose – 98 prosent nøyaktighet på prognose hver måned
  • Visuell dataanalyse for å følge opp kundeservice og klager – gjennomsnittstiden på klagehåndtering er redusert fra 120 dager til 50 dager
  • Digitale dashbord med kontinuerlig oppdaterte salgstall og statistikker


Kontroll på salg og prognoser med opptil 98 prosent nøyaktighet

Mer enn 230 mennesker i produksjon, salg og marked bruker CRM til å utføre oppgaver og ta beslutninger. Marked ser når eiendommer blir klare for salg så de kan planlegge og tilrettelegge kampanjer.

Salg ser pågående salg og foretatte salg per region, type eiendommer, lokasjon, pris eller andre interessante oversikter. Er vi foran eller bak budsjett? Ledelsen ser på ferdiglagde rapporter i ukentlige ledermøter eller i styremøte.

“Dette er en betydelig endring i forhold til hvordan vi gjorde ting før vi tok i bruk dashbord” sier Tretterud. “Regionale salgsdirektører mailet inn pipeline hver uke. De ringte inn før det ukentlige møtet. Det var et stress å rekke det før deadline. Nå blir salget oppdatert løpende i dashbordet av CRM-systemet.

Alt avhenger av struktur. Alt salg og alle detaljer må registreres.

“Dashbord er det første jeg sjekker hver morgen. Jeg har full kontroll på hvilke enheter som kommer for salg, hvilke som er solgt og når de er solgt” sier Tretterud.

“Siden vi startet med visuell dataanalyse er salgsprognosen nøyaktig innen 98 prosent”

I snitt sparer vi 20 – 30 timer hver uke ved å gjøre det på denne måten. Regionale direktører trenger ikke å ringe inn mer. Det er mindre stress og møtene er mye mer fokuserte.


60 prosent raskere sakshåndtering i kundesenteret

Block Watne’s sakshåndteringstid er redusert fra ca 120 dager til 50 dager (58%). Forbedringen kom etter at selskapet satte klare mål for kundeservicesenteret og fulgte opp responstiden i dashbord.

Alle kundeforespørsler som kommer på e-post er registert og fulgt opp ved hjelp av SuperOffice kundeservicesystem. Visuell dataanalyse-verktøyet presenterer og gir viktig innsikt i kundenes forespørsler basert på kundeservice-data. Hvilket produkt eller sted er det kunden er interessert i? Hvorfor? Med bedre innsikt kan en leder øke kvaliteten og bedre håndtere avtalene med leverandører og kontraktører.


Holder øye med alle steg av prosessen

Mer enn 500 datafelt holder kontroll på hver kundes vei til et nytt hjem, hele veien fra eiendommen legges ut for salg til den er solgt. Hvis data om en eiendom eller et salg mangler eller er registrert feil, kan det medføre unødvendige feil og forsinkelser.

For å unngå feil er det laget et datakvalitets-dashboard. Her kan man sjekke om alle data i CRM-systemet er fylt ut riktig eller om det er det et problem. Er alt ok, lyser et grønt lys, hvis ikke er det et rødt lys med en ‘drill down’ til mer detaljer og problemløsning.


Digitale utviklingsprosjekter hver måned

“Det er så mye vi ønsker å gjøre, men vi må prioritere,” sier Tretterud.

“Akkurat nå ser vi på hvordan vi kan hjelpe kunden til å bedre forstå alternativer og muligheter i deres nye hjem, alt fra kjeller til loft, valg av gulv, vegger, kjøkken osv. Vi vet at det å vente på at et nytt hjem skal bli ferdig, er både spennende og nervepirrende. Ved å bruke automatiske markedsføringsverktøy bedre, kan vi holde kunden bedre informert underveis. Vi designer og utvikler nye funksjoner hver måned i fire store digitale utviklingsprosjekter – og alle nye data vi samler inn vil bli prosesser og KPI’er (key performance indicators) som vil bli presentert via SuperOffice og det visulle dataanalyse-verktøyet via digitale dashbord.”

Danske Bank: Alt som kan digitaliseres, vil bli digitalisert

Digitalisering må ikke gjøres for digitaliseringens skyld. Digitalisering må kun gjøres når resultatet på flest mulig måter blir bedre enn det var før. Ofte gir digitalisering klare fordeler, men slett ikke alltid.

Her er et par eksempler der man i ettertid kan se at digitaliseringen kanskje ikke tilførte den ønskede effekten:

  • Flere og flere selskaper fjerner nå telefonsvarerne på kundesenteret. Kundene skal i størst mulig grad hjelpes av den første de snakker med, uten bruk av taster eller talekommandoer. Digitalisering førte ikke til en bedre kundeopplevelse og økt bunnlinje.
  • DAB ga oss flere radiokanaler, dårligere lyd, dårligere mottaksforhold, hundretusener av ubrukelige FM-radioer og en nasjonal radiostandard som ikke finnes i noe annet land. Overgangen fra FM kom på et tidspunkt når samtlige radiokanaler allerede kringkaster sendingene sine på Internett. Overgangen til DAB har ført til at færre lytter på radio.

Digitalisering skal aldri gjøres for digitaliseringens skyld

ØkonomiBistand tilbyr et så bredt spekter av digitaliseringsløsninger at kun et fåtall av norske virksomheter tar i bruk alt. Heldigital og helautomatisk regnskapsføring er et eksempel på noe som er fullt mulig med våre løsninger. For store deler av næringslivet blir dette å dra det for langt.

Det betyr verken at vi tilbyr løsninger som ikke holder mål eller at store deler av næringslivet ikke vet sitt eget beste. Det betyr at bedriftene har forskjellig «innslagspunkt» for når det er verdt å digitalisere en bestemt prosess. Vi gjør jobben vår når vi av og til fraråder kunder å ta i bruk digitale løsninger. Digitalisering skal aldri gjøres for digitaliseringens skyld.

Med plikt til å rapportere

«Den typiske vitskaplege artikkelen blir skrive med ulyst og knapt lesen av nokon», står det å lese i årets første medlemsblad fra Forskerforbundet. Gjelder dette også for regnskapsrapporter? Er det slik at regnskapsførerne tar ut de samme rapportene som ved forrige periodeavslutning. Bytter ut noen tall i kommentarene fra forrige gang, og sender rapporten elektronisk til samme mottaker som hun alltid har gjort?

Regnskapsførere er pålagt å produsere rapporter og det skal de selvsagt fortsette med. Men det er ikke alltid at disse rapportene oppleves som relevante for mottakerne. Tall er ferskvare og jeg vet at tradisjonelle regnskapsrapporter i en del tilfeller er «utgått på dato» når rapporten til slutt produseres og leveres fra regnskapsfører. Er disse rapportene et styringsverktøy egnet til daglig ledelse av små og mellomstore virksomheter?

Gjør rapportering til noe mer enn et obligatorisk pliktløp

I ØkonomiBistand er vi glade for at regnskapsbyråer som er kunder av oss nå kan tilby VB Online Regnskapsoversikt til alle sine kunder. Dette er kort sagt en lavterskel rapporteringsløsning. Med en enkel resultatrapport og oversikt over kundefordringer og leverandørgjeld, kan kunder av regnskapsbyråene enkelt følge utviklingen i regnskapet. Regnskapsfører styrer hvilke perioder som er lukket/avsluttet, men kundene kan likevel følge med utviklingen i salg og kjøp fram til dagens dato. Det er selvsagt både grafisk visning og drill-down til alle dokumenter som måtte ligge i Visma Dokumentsenter.

VB Online Regnskapsregnskapsoversikt – Lavterskel regnskapsrapportering

Vi er overbevist om at vår nye rapporteringsløsning, VB Online Regnskapsoversikt, vil gjøre regnskapsførers arbeid mer relevant for små og mellomstore virksomheter. Vi vet at kunder som benytter løsningen blir mer interesserte i de tradisjonelle periodiske regnskapsrapportene.

VB Online Regnskapsoversikt er en løsning som ikke koster ekstra for regnskapsbyrået når flere kunder tar i bruk løsningen. VB Online Regnskapsoversikt er en ekte skyløsning laget for både mobil, nettbrett, Mac og PC.

Er du regnskapsfører? VB Online Regnskapsoversikt er den beste snarveien til økt regnskapsinteresse blant kundene dine.

Ryktet om regnskapsførerens død er noe overdrevet

Det jobber i dag omtrent 18 000 i regnskapsbransjen. I tillegg kommer alle regnskapsførerne som jobber i næringslivet for øvrig. Dette skulle bety at det på 20 år blir omtrent 20 % færre regnskapsførere i Norge.

Disse tallene står i skarp kontrast til undersøkelsen som svenske Reform Institute publiserte i 2014. Der står det at «bokförings- og redovisningsassistenter» med 97 % sannsynlighet var overtatt av maskiner i løpet av 20 år.

 

Nye jobber i Norge foran den digitale revolusjonen

Det viser seg at rapporten som VG refererer til i januar 2018, er skrevet av de samme svenskene i Reform Institute. Hvordan kan ett og samme forskningsinstitutt først hevde med 97 % sannsynlighet, at jobben til «bokförings- og redovisningsassistenter» er overtatt av maskiner. For deretter, vel tre år senere si at antallet regnskapsførere i en tjueårsperiode blir redusert med bare 20 %?

Det er vanskelig å spå, særlig om framtiden, og Reform Institute har helgardert seg: Uansett hva som skjer med regnskapsførerne i framtiden kan de slå seg på brystet og si «Hva var det vi sa?»

Vi i ØkonomiBistand er sikkert ikke bedre spåmenn enn Reform Institute. Men vi er eksperter på regnskapsbransjen. Hver eneste dag jobber vi med å gjøre alle deler av regnskapsproduksjonen mer effektiv. Vi vet at gode verktøy gir bedre kvalitet, bedre ledelsesinformasjon, økt konkurransekraft og ikke minst mer interessante jobber. Uansett hvor mange som måtte jobbe med regnskap om 20 år.

Kilder: Artikkelen i VG er basert på NHO-rapporten «Nye jobber i Norge foran den digitale revolusjonen»

Fra a til å i Visma Business

Uansett hva slags inneklima man har fra før, enten det er fuktig og rått eller kaldt og tørt, vil Mittet tilby et ventilasjonsfilter som er tilpasset kundens behov. I tillegg kommer filtrene med rammer i plast eller galvanisert stål, og dermed er de mer motstandsdyktige i forhold til fuktighet.

Konkurransedyktig

For å kunne være konkurransedyktig i denne bransjen, må man være svært kostnadseffektiv i forhold til andre land. I fra 2009 har Mittet AS benyttet ØkonomiBistand som leverandør av økonomisystem, og de så raskt hva Visma kunne tilby totalt som et solid styringsverktøy for bedriften. Når de var på lufta i 2010, hadde de bygd opp alle strukturer i henhold til kalkyler de fra før hadde i Excel. De har nå hele styringen av alle prosesser – fra a til å – i Visma Business.

I dag utnytter de systemet svært godt, og de minimaliserer også det administrative arbeidet så mye som mulig. Det gjør de blant annet ved å bruke Visma Dokumentsenter, hvor de har bedt alle leverandører om å sende faktura i EHF-format. De remitterer kun et par ganger i uka, og de har definert hvem som har ansvar for de forskjellige kontoene – noe de sparer mye tid på. I tillegg har de bygd på med Huldt & Lillevik Lønn og Visma.net Expense for effektiv håndtering av lønn og reiseregninger.

Integrerte løsninger gir effektivitet

Kursene kan skreddersys og tilpasses den enkelte kundens behov. Aak Safety AS tilbyr også både grunnleggende og videregående modulbasert-opplæring for forskjellige arbeidsoppgaver som utføres i høyden. Opplæring i fallsikring, redning og tilkomstteknikk eller arbeid i tau, er vesentlig for arbeid i høyden og dette vet Aak Safety alt om.

 

Integrasjon

 

Med så stort fokus på kurs og opplæring, er det viktig at prosessene rundt påmelding og fakturering går så smidig som mulig. Aak Safety benytter seg derfor av en integrasjon mellom deres egenutviklede kurssystem og Visma Business. Deltakeren melder seg på kurset på nett, slik at det ser ut som man gjør det via nettsiden, mens man i utgangspunktet gjør det via kurssystemet. I dette systemet ligger det oversikt over alt av kursbevis, deltakerliste, instruktører, kursmateriell, og kundetilfredshetsmåling.

Etter siste dag på kurs, går det ut en e-post eller sms der deltakeren kan gi tilbakemelding, og når kurset er gjennomført vil det deles ut kursbevis. Deretter blir kurset overført til Visma Business, der det blir behandlet som en vanlig ordre slik at fakturaene blir sendt ut. Alt av priser, antall og diverse fra kurssystemet vil automatisk bli oppdatert i Visma Business, og ingen etterregistrering er nødvendig. Dermed slipper Aak Safety mye manuelt arbeid, og kan legge fokuset sitt på nettopp kurs og opplæring.

Store endringer i regnskapsbransjen

Regnskapsbransjen er en av de bransjene som vil merke disse endringene mest. Undersøkelsen fra Stiftelsen för Strategisk Forskning viser at det er kun fotomodeller som er mer utsatt enn regnskapsmedarbeidere når det gjelder digitalisering. Som plansjen viser så er disse på topp når det gjelder yrker det vil være minimalt behov for i fremtiden.

På kompetansedagen til ØkonomiBistand ble det snakket mye om nettopp hva som skjer innen regnskapsbransjen fremover. Dette er egentlig kjent materie for de fleste, men likevel har det gått relativt tregt med utviklingen hittil. Vi står nå foran større endringer i de nærmeste to til fem årene enn det det har vært de siste tjue.

Ser vi derimot tilbake på de seneste årene, er det likevel noen oppgaver vi ikke savner – typisk kan vi nevne:

  • Arkivering i bilagspermer
  • Ventetid på OCR-tolk
  • Etterlysning av bortkomne bilag
  • Manuell kontering av forutsigbare inngående fakturaer
  • Manuell føring av innbetalinger uten KID
  • Manuell håndtering av bilagsbunter klare for oppdatering


Hva skjer nå videre?

Automatiske rutiner gjør mye av den jobben som en regnskapsmedarbeider gjorde tidligere. Dette fører til bedre datakvalitet og oppdaterte data til enhver tid. Regnskapsførerens oppgave blir å tilrettelegge og overvåke systemene, samt å være rådgiver for bedriften. Forventningene blir langt mer enn å føre regnskap, blant annet skal regnskapsføreren kjenne deg og virksomheten, og se det du ikke ser selv.

Effektiv fakturering for klienter av Regnskapshuset Vallhall

SpareBank 1 Regnskapshuset Valhall er et autorisert regnskapsførerselskap med ca. 70 ansatte. I Valdres har de kontor på Fagernes, Heggenes og Beitostølen. I Hallingdal finner du de på Flå, Nesbyen, Gol og Hemsedal.

Regnskapshuset Valhall AS stammer opprinnelig fra selskapene Valdres Regnskap AS og HallingRegnskap AS, og er en fusjon av disse to. Denne sammenslåingen skjedde i september for tre år siden. Gjennom effektive arbeidsprosesser tilpasset den enkelte kunden, bidrar de til verdiskapning og utvikling.

 

Visma Webfaktura

De benytter seg av ERP-systemet Visma Business Byrå, og i tillegg bruker de Visma Webfaktura. Via en brukerkonto kan klientene deres logge seg på systemet og fakturere på en enkel måte. Regnskapsmedarbeider Anne Grete Tørrisplass har følgende å si om Visma Webfaktura:

“Vi har pr i dag en god del kunder som bruker Visma Webfaktura til fakturering. Det er enkelt å sette opp, enkelt å forstå, intuitivt å bruke, og det dekker de aller fleste behov kunden måtte ha (prosjekt, avdeling, repeterende faktura). Programmet har mange fordeler – bortsett fra de som allerede er beskrevet, er det en stor fordel at det er integrert med Visma Business og også at det er webbasert. Kunden kan logge seg på hvor som helst, og fakturering kan faktisk skje umiddelbart etter utført arbeid. Videre sørger AutoInvoice for distribusjon – kundens jobb er å få på plass postadresse/e-post/evt. org. nr. for EHF på sine kunder, og deretter foretar AutoInvoice valg av distribusjonsmetode. Det sendes også ut pr post der annen info mangler. Praktisk og enkelt for våre kunder!”

Bålpanner til folket

Espegard AS, som har hovedkontor i Ål, er en leverandør av fritidsartikler og utstyr for vedproduksjon. Det er også de som står bak den kjente bålpanna som skaper hygge og stemning over hele landet. Denne bålpanna har blitt selve varemerket for Espegard, og de har videreutviklet den i takt med tid og behov. Når det gjelder utstyr til vedproduksjon, gjør de det enkelt for kunden å selge ved videre til sine kunder. Dette innebærer at de leverer alt av utstyr som trengs, spesielt vedsekker i forskjellige størrelser er et viktig produkt.

 

Effektiv styring med Visma Global

Espegard AS har et behov for å planlegge innkjøp lang tid i forveien i og med at en del varer har lang leveringstid fra utlandet. De trengte dermed et ERP-system som holder dem løpende oppdatert i forhold til ordre, varelager og bestillinger. De utnytter mulighetene i Visma Global til økonomisk oppfølging og styring av logistikk. Det å ha oversikt over hvilke komponenter som inngår i de forskjellige artiklene er vesentlig i forhold til innkjøp, produksjon og levering.

– Planleggingen for et selskap som driver med kjøp og salg, er det viktigste man gjør. Det er det vi lever av – at vi er i stand til å observere markedet og planlegge hva vi skal gjøre i forhold til det vi tror vil skje i lang tid fremover. Det har Visma Global vært veldig bra på. Bedre oversikt og lettere å forutse framtiden, forteller Edvin Ræstad, økonomisjef.

 

Selvbetjent løsning via webportal

Visma Global har videre vært med på å effektivisere bedriften. Kundene legger inn bestillingene sine selv i webportalen, noe som fører til at de ansatte slipper å sitte å punche inn ordrer eller ta bestillinger via telefon. Ræstad forteller videre at det med Visma Global har vært lettere å tilpasse seg endringene i markedet.

​På spørsmål om hvordan Espegard AS er forberedt på digitaliseringen og endringer i fremtiden, er svaret enkelt.

– Vi er såpass innovative at vi tror vi løser det bra. Vi er klare for digitaliseringen og vi er allerede godt på vei.

Vi tok oss en prat med Control Plus

Da Control Plus flyttet inn i denne verdenen og valgte Visma Business, var dokumentsenteret en avgjørende faktor. De måtte ha et litt mer moderne system, og da var dette et naturlig valg. På spørsmålet om deres krav har blitt innfridd, er svaret et rungende ja.

«Vi får gjort mye mer nå enn det vi gjorde for fem år siden, og har allerede mange flere kunder på grunn av høyere kapasitet», forteller Veronika Annie Eilertsen, daglig leder.


Nye og store kunder

Veronika Annie Eilertsen, daglig leder i Control Plus
Veronika Annie Eilertsen, daglig leder i Control Plus

Hun forteller videre at Expense er rene himmelriket, og at AutoPay har frigjort utrolig mye tid – og denne ekstra tiden vil de bruke på flere nye kunder og å gi dem best mulig kundeservice.

«Visma Business gjør at vi kan ta inn så store kunder vi måtte ønske, og en del av kundene våre begynner å bli veldig store, de har vokst. Hadde vi ikke hatt Visma Business, så hadde vi ikke hatt disse mulighetene», forklarer Eilertsen.

Brukervennlig

Økonomisystemet som Control Plus benyttet seg av før hadde store begrensninger når kundene vokste. Men Veronika forteller at dokumentsenteret er så brukervennlig at alle og enhver kan ta det i bruk uten særlig opplæring eller innføring. Det tar litt tid å bli god på Visma Business, men når man først har satt seg inn i det går det svært raskt og effektivt.

«Du kan gjøre alt med Visma Business. Hvis du skal føre et regneark så kan du bare klippe og lime, og så er det bokført. Det er veldig lite begrensninger», forteller hun. Visma Business er en stor og betydningsfull del av deres hverdag, og de vil fortsette med systemet i lang tid fremover.

 

God support

Ofte kan en hyggelig telefonsamtale lyse opp en grå og kjedelig dag, og dette har også Veronika erfart. Hun synes supporten hos ØkonomiBistand er både hyggelig og bra.

«Supporten er helt super. Vi møter mange trivelige folk hos ØkonomiBistand. Plutselig sitter man og prater om hvor man skal reise på ferie. Det er ikke ofte man tar seg tid til sånt», sier hun og ler.

ØkonomiBistand Byråteam forenkler og effektiviserer regnskapsførerens hverdag

“Med hjelp fra ØkonomiBistand Byråteam har vi fått en mer strømlinjeformet og fintunet produksjonsløsning for byrået vårt. Deres spesialløsninger forbedrer produksjonen vår og automatiserer de minst givende og mest rutinepregede regnskapsføreroppgavene. Vi lærer opp systemene slik at oppgavene utføres automatisk og får frigjort tid til mer spennende og inntektsgivende arbeidsoppgaver.

I bunnen av vår produksjonsløsning ligger selvsagt selve motoren for at dette skal fungere – Visma Business Byrå. Det er på denne plattformen Byråteamet har gitt oss optimaliserende bransjeløsninger”, forteller daglig leder Eigil Johansen i Økonomi og Regnskapspartner

 ØB-Partner

“I tillegg har vi valgt å knytte oss enda tettere til Byråteamet ved å bli en ØB-Partner. I vår bransje kommer nå endringene raskt og dette gir både oss og Byråteamet en forutsigbarhet.

Å være ØB-Partner gir oss fordeler og eksklusivitet på ulike produkter og konsepter. Dette øker lønnsomheten både for byrået vårt og kundene våre.”