Bli med på høstens digitale fagkonferanse

16.-17 november inviterer Visma til fagkonferanse. Her vil du møte engasjerende og dyktige foredragsholdere som brenner for å dele sin kunnskap.

 

Dag 1 vil ha fokus på lønn, personal og årsoppgjør. Her vil det være en kombinasjon av lover og regler, samt ditt lønnssystem og årsoppgjørsystem gjennom hele dagen.

Dag 2 er det mer fokus på økonomi, regnskap og rapportering. Her kan du for eksempel få med deg hvordan innføring av digital avgiftsmelding vil endre SAF-T for alltid og den siste utviklingen innenfor klima- og bærekraftsrapportering.

Konferansen gir også regnskapsførere og revisorer timer til etterutdanning. ✨

Les mer og meld deg på her

Regnskap med kunstig intelligens

Det er svært gledelig at ØkonomiBistand ble valgt til å levere integrasjoner mot Visma ERP-løsninger som Business og Dokumentsenter basert på våre integrasjonsprodukter VBONLINE® og ØB Integrasjonsportal. AI plattformen Propell.ai implementerer blir mottakende og behandlende system av inngående faktura/bilag, hvor man i vår fleksible 2-veis integrasjon kan velge om overføringer skal skje direkte til Økonomisystemet eller via Visma Dokumentsenter inkl AutoFlow og Approval. Prosjektet har fra ØB sin side vært ledet av «Mr VBONLINE», Egil Stavik Tautra.

Propell.ai implementerer en verdensledende AI løsning for prosessering og behandling av inngående fakturaer integrert mot et hvilket som helst ERP system. AI løsningen forenkler og automatiserer manuelle regnskapsprosesser basert på kunstig intelligens (AI) uten noen 3. partsløsning på tolking. Det vil si ingen mennesker som manuelt konverterer pdf til EHF eller noen form for regelstyring eller maloppsett slik man er avhengig av i de fleste andre løsninger som finnes i markedet. AI plattformen er utviklet siden 2016 og trent på et unikt datasett med over 500 millioner økonomiske bilag kontert og revidert av tusenvis av regnskapsførere og revisorer i Norden.

Det er et svært effektivt og brukervennlig grensesnitt for manuell kontroll, godkjenning og behandling som gir rask gevinstrealisering bare ved å ta løsningen i bruk. Målet er at mellom 90-95 % av inngående bilag blir automatisk prosessert/går på autopilot frem til attestasjon og remittering.

Egil Stavik Tautra og Karina H. Holme fra Propell.ai

Ny MVA-melding i Visma Business – Hvordan skal du gå frem?

Nå nærmer innsendelse av MVA-melding termin 1/2022 seg med stormskritt. Ettersom det fra 2022 er en helt ny måte å levere oppgaven på, har vi samlet litt informasjon til dere. En del av denne informasjonen har du kanskje sett før, men det kan alltid være greit med en liten oppfriskning.

Det har vært litt forskjellig informasjon om hvilke versjoner av Visma Business som kreves. Dere som har versjon 16.10.2, kan levere oppgaven automatisk via AutoReport. Dette må da settes opp. Dersom dere har Visma Business versjon lavere enn 16.10.2, må oppgaven leveres manuelt via Skatteetatens sider.

Vi regner med at alle har fått med seg at det må gjøres noen tilpasninger på den enkelte klient for å tilfredsstille kravene. Dette er uavhengig av versjon.

Vi anbefaler også at dere følger med på Visma Community. Visma har nettopp lagt ut en post  Mva-melding 2022 – rutine og forutsetninger for innsending som beskriver rutinen for automatisk innlevering. Den beskriver også noen feilsituasjoner som kan oppstå.

Vi håper denne informasjonen gir dere svar på noe av det dere lurer på. Vår anbefaling er uansett at dere leverer mva-meldingen i god tid. Vi forventer stor pågang på support, noe som kan føre til at det kan bli litt ekstra ventetid.

 

MVA Melding Steg For Steg Ver 16.10

Manuell Innlevering MVA Melding

Dokumentasjon Mva Melding 2022

 

ØB Regnskapsarkiv

Har du behov for å dele dokumenter og gi revisor, styret eller klienter av regnskapsbyråer tilgang til regnskapsinformasjon? ØB Regnskapsarkiv gjør dette lekende lett!

 

ØkonomiBistand har utviklet et regnskapsarkiv for Visma Dokumentsenter som mange av våre kunder benytter seg av. Programmet har oppslag og søkemulighet på all regnskapsrelatert informasjon, uten at mottaker trenger direkte tilgang til regnskapssystemet eller Visma Dokumentsenter. Det elektroniske regnskapsarkivet lagrer alt av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale elektronisk, slik at det er tilgjengelig for senere bruk. Programmet startes rett fra lagringsmediet uten behov for installasjon og det er lagt stor vekt på et enkelt brukergrensesnitt. Systemet gir deg muligheten til å filtrere i dokumentasjon og det er derfor lett å sette sammen utvalget som skal deles. Mottaker får enkelt tilgang og har full oversikt over dokumentene. Mottaker kan også lett søke seg frem til spesifikke fakturaer osv.

ØkonomiBistands kunder på Visma Business eller Visma Global som har bistandsavtale betaler ingenting for oppgraderinger eller månedlig bruk av regnskapsarkivet. Med bistandsavtale betaler du kun for installasjon og opplæring dersom det er nødvendig.

Ny mva innrapportering for 2022 – Visma Business

Fra og med 2022 kreves det at det må være korrekt koblinger mot SAF-T mva-koder i Visma Business. Dette kommer av at mva-rapporten er bygget opp i henhold til SAF-T avgiftskoder.

Innrapporteringen har fått flere poster enn tidligere. Den viktigste endringen fra 2021 til 2022 er at det nå skal rapporteres på SAF-T avgiftskode og ikke lenger på de faste 19 postene fra 2021. Nå skal det også rapporteres for uttak, tap på krav, justeringer og tilbakeføring. Tilleggsoppgave utgår. Nå blir det “erstatningsoppgave”, og denne vil erstatte tidligere innsendt mva-rapport.

Den nye mva-rapporteringen krever tilpasninger i økonomisystemet, og må gjøres på hver bedrift/klient. Du bør komme i gang med å gjøre nødvendige tilpasninger allerede nå, slik alt er på plass innen 01.01.2022.

Vi har laget et webinar hvor vi snakker mer om hva dette innebærer og hva dere må gjøre, slik at dere er klare for innrapportering første kvartal 2022. Det finner du her.

Ny MVA-melding fra 2022

Skatteetaten jobber med å modernisere og forenkle mva-området, en prosess de satte i gang i 2019 og som etter planen skal ferdigstilles i 2023. I forbindelse med dette lanseres det en ny digital mva-melding fra 1.januar 2022. Den nye rapporteringen baseres på SAF-T koder og SAF-T standard, som ble obligatorisk for alle bokføringspliktige selskap fra 1.januar 2020.

Dette betyr at terminer som meldes inn etter denne datoen må leveres i nytt format. Det forventes at mva-meldingene leveres direkte fra den avgiftspliktiges regnskapssystem. Ytterlige informasjon om mva-meldingen og endringer finnes på skatteetatens sider.

Visma Global 16.01 er nå lansert og støtter ny MVA-melding og innrapportering. Om man har en tidligere versjon av Global må denne oppdateres før bilag skal føres i 2022. Eventuelle bilag for 2022 som bokføres før oppgradering til versjon 16.01 må ajourholdes med SAF-T kode etter oppgradering. For å redusere dette etterarbeidet er det viktig å få oppgradert så snart som mulig, og aller helst før bokføring av 2022 bilag. Vi nærmer oss nå årsslutt og oppfordrer derfor til å bestille oppgradering så snart som mulig om du ikke allerede har gjort dette.

Forutsetning for oppgradering til versjon 16.XX

Visma Global versjon 16 krever minimum operativsystemet WinServer 2012 R2 og minimum Microsoft SQL 2014 som database.

NB! WinServer 2012 har ikke støtte for Global v. 16.XX. Kjører serveren din Windows 2012 må serveren oppgraderes. Hvis du har arbeidsstasjoner i nettverket som har Windows 7 som operativsystem så må disse oppgraderes. Windows 7 fungerer ikke på versjon 16.

For å oppgradere direkte til versjon 16.XX kreves Global versjon 15.XX. Har du en eldre versjon av Global må programmet oppgraderes via alle hovedversjoner.

SAF-T formatet

Har du fortsatt ikke sett på SAF-T formatet og klargjort det for en eventuell kontroll så begynner det å haste å få dette på plass også. SAF-T-kodene er en forutsetning for å kunne levere ny mva. rapport i 2022.

Rapportering via Visma.net Autoreport

Den nye mva.meldingen skal rapporteres til Altinn via Visma.net Autoreport. De som ikke har tatt Autoreport i bruk må sørge for at rutinen er satt opp/aktivert innen den første mva oppgaven skal sendes inn i 2022. Visma.net løsninger krever OpenCloudGateway installert. Benytter du andre Visma.net løsninger som Approval eller Autopay da er gatewayen allerede installert. Hvis du ikke benytter Visma.net løsninger må programmet installeres på server.

Ta kontakt med vg.support@okonomibistand.no hvis du har spørsmål eller trenger bistand.

 

Trenger du bistand til oppgraderingen?

Da alle Visma Global løsninger må oppgraderes i løpet av en forholdsvis kort tidsperiode til høsten 2021/våren 2022 år må dette planlegges godt. Det er viktig å være forberedt før endringen trer i kraft og oppgradering av Visma Global skal gjennomføres.

Bestill oppgradering på oppgradering@okonomibistand.no og vårt kundesenter tar kontakt for å avtale tidspunkt og pris.

Træna Seafood AS har positive erfaringer med Visma.net ERP som sitt økonomisystem

Fornøyde kunder er veldig viktig. Like viktig er det å dele deres erfaringer om systemene vi leverer, og hvordan samarbeidet er og har vært. Her kan du lese hvordan Træna Seafood trives med økonomisystem i skyen.

“Visma.net ERP er et økonomisystem som dekker alle våre behov innen regnskap og rapportering.  Det er enkelt å logge seg inn, oversiktlig navigering, samt veldig fleksibelt å jobbe i. Vi kan skalere opp og ned antall brukere og moduler, noe som gjør at vi kan vokse videre sammen med systemet.  Vi har også et bransjesystem som vi er avhengig av i den daglige drift – dette er vi nå i ferd med å integrere med Visma.net slik at hverdagen vår blir enda mer sømløs og effektiv.

Vår erfaring er at Visma.net er et økonomisystem som hele tiden utvikler seg ut fra tilbakemeldinger fra kundene. I tillegg er en av fordelene med skybasert ERP, at vi jobber alltid på de nyeste versjonene av programvaren – da vet vi at alle myndighetskrav er ivaretatt til enhver tid.  Og skulle det være spørsmål, bistår vår partner, ØkonomiBistand Nord, med sin kompetanse og rådgivning.

– Irene Laustsen, Økonomiansvarlig Træna Seafood

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid.

💙

Tett integrerte løsninger på en moderne plattform

Sirkel Materialgjenvinning AS med sine tilhørende selskaper, Sirkel Glass AS og Glasopor AS, jobber med resirkulering av all glass- og metallemballasje i Norge. De forvalter disse fantastiske råvarene slik at de kan skapes om til noe nytt, uendelig mange ganger.

Som følge av ulike arbeidsområder som inkluderer produksjon og salg av Glasopor skumglass og gjenvinning av glassemballasje fra hele landet, var det et behov for et robust skybasert ERP-system med tette integrasjoner for å få en mer sømløs arbeidshverdag.

ØkonomiBistand Net har implementert Visma.net ERP med API-integrasjon mot vektsystemet ScaleIT, PowerBI integrasjon og logistikkverktøyet BX Software. På toppen av dette skal økonomi og logistikkrapporteringen gjøres i Onestop Reporting.

Integrasjoner for å skape synergieffekt

ØkonomiBistand Net har utviklet en integrasjon mellom ScaleIT og Visma.net ERP for Sirkel. Integrasjonen skal gi Sirkel en mye mer enklere og mer effektiv hverdag knyttet til vekt og måling. Logistikkrutinene er også utvidet med BxSoftware sine løsninger og fungerer også selvsagt helt sømløst mot Visma.net ERP. All ønsket data bli så visualisert i PowerBI. Her kan Sirkel presentere og lage hvilke rapporter de selv ønsker på en enkel måte. Sirkel blir ikke bare effektive, men svært fremoverlent i måten de kommer til å jobbe på.

 

“Å jobbe i et så fremoverlent og intuitivt system er virkelig en forandring for oss. En tett vektintegrasjon og enkle rapporteringsløsninger gjør at vi kommer til å arbeide mer effektivt og unngå repeterende oppgaver i fremtiden.”

– Christian Ombustvedt, Økonomisjef Sirkel Glass AS, Sirkel Materialgjenvinning AS, Glasopor AS

 

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid i tiden fremover.

💙

Norlense har valgt Visma.net ERP som sitt fremtidige økonomisystem

“ØkonomiBistand Nord bisto oss i implementeringsprosessen og fikk oss raskt opp på ny løsning.  Vi så ganske raskt besparelser vedrørende nye arbeidsprosesser og mer effektiv regnskapsførsel. Spesielt er vi godt fornøyd med godkjenningsflyten for inngående og utgående fakturaer, muligheter for å lage ulike Dashboards, samt systemets mulighet for å lage tidsplaner på aktiviteter. Vi føler oss trygg på at vi har tatt et riktig valg av økonomisystem.”

– Stine Tjosaas, Økonomisjef NorLense

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid.

💙

Et fleksibelt prosjektverktøy knyttet mot regnskap og lønn

I 2021 er Buskerud Næringshage live med sine nye løsninger som dekker alt knyttet til prosjekter, timer, regnskap og lønn. Visma.net Project Management, Visma.net ERP og Visma.net Payroll er med på å gi de bedre kontroll på prosjekter, fakturering, ressurser og timer. Alle løsninger er selvsagt helt integrerte med hverandre og gir en sømløs arbeidshverdag uten manuelle arbeidsrutiner. Og alt er naturligvis tilgjengelig via skyen.

 

«Vi ser frem til å kunne jobbe i løsninger som er intuitive og fremtidsrettet. Våre timer skal nå enkelt føres på alle våre prosjekter og vi slipper å registrere data flere ganger. Regnskap, lønn og prosjektstyring kan nå endelig jobbe sammen.”

– Sven Bouwman, Forretningsutvikler Buskerud Næringshage

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid i tiden fremover.

💙

Kronsteingruppen AS har valgt Visma.net ERP

Kronsteingruppen består av flere datterselskaper innenfor entreprenørselskaper og byggvarehus. Dette gjør dem til regionens største leverandør av entreprenørtjenester og byggevarer. Hovedkontoret ligger på Sortland, her kan du lese mer om Kronsteingruppen.

 

 

Vi vurderte mange forskjellige løsninger da vårt ERP-system skulle skiftes. Valget falt på Visma.net ERP siden det både kan håndtere våre behov i dag, og utvides eller tilpasses ved behov. Enda er ikke alle konsernets selskaper lagt over i Visma.net, men vi ser allerede nå at systemet gjør oss mer effektive og gir forbedringer med tanke på arbeidsflyt, rapportering, oversikt og samhandling. ØkonomiBistand Nord har vist seg faglig dyktige og fleksible gjennom både forprosjekt, opplæring og implementering av nytt ERP-system.

– Ingrid Husevåg, Konserncontroller Kronsteingruppen AS

 

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid.

💙

Fast Track: Den trygge og forutsigbare veien til skybasert regnskap

Å bytte regnskapssystem kan være en krevende utfordring for våre kunder. Vår mening er at det ikke skal være det. La oss fortelle deg om vårt konsept “Fast Track”. Fast Track har vi utarbeidet gjennom årevis av skyleveranser. Målet er at kundene våre ikke skal bruke unødvendig tid til å gjøre data-uttrekk og drøfte spesielle rutiner som må håndteres videre. Vår konverteringsmotor analyserer din løsning og henter ut all relevant data. Slik kan vi lese inn nødvendig data i en ny og moderne skybasert regnskapsløsning.

Hvordan fungerer Fast Track?

Allerede før første arbeidsmøte vil ØkonomiBistand ha analysert deres nåværende data, og dette vil danne grunnlaget for et effektivt arbeidsmøte. Arbeidsmøtet benyttes til å gå gjennom grunndata (kunder, leverandører, artikler, kontoplan etc.) og hvordan dette vil se ut i en ny løsning.

Deretter tilpasser vi løsningen etter deres ønsker og alt vil være klart i god tid før oppstart. Slik sikrer vi gode forberedelser til opplæring og muligheten til å bli kjent med systemet.

Det viktigste for at dere skal være trygge på å ta i bruk systemet er god oppfølging – også etter oppstart. Hos ØkonomiBistand vil en av våre konsulenter sette av tid for å hjelpe til for alt som er nytt og scenarioer som kommer opp underveis.

Forutsigbarhet

Vårt konsept skal også gi våre kunder en mest mulig forutsigbar overgang til ny regnskapsløsning. Vi tilbyr derfor en standard grunnimplementering til fastpris, samt et godt utvalg tillegg som kan velges om ønskelig. Implementeringen og tilvalgene er godt beskrevet, slik at man til enhver tid skal vite hva man skal få levert.

Passer konseptet for dere?

Har din bedrift en standardisert tilnærming til regnskapssystemet deres i dag? Eller ønsker å gjøre om tyngre rutiner om til en enklere og digitalisert arbeidshverdag? Vi tar gjerne en uforpliktet prat med dere om dette.

Ta kontakt med Joakim eller bruk skjemaet under 😊

Joakim Svendsen
Mobil: 463 16 634
E-post: joakim.svendsen@okonomibistand.no

Fra en Visma løsning til en annen

I 2012 skrev ComputerWorld at «ERP er på full fart ut i skyen». Ni år senere er det fortsatt mange som tenker at dette er ukjent farvann. Noe som er naturlig for mange bedrifter. De sitter på en løsning de har hatt i fem, ti eller 15 år. Det blir fort naturlig å være komfortabel med det man er kjent med. Men bør ikke den «nye komfortabelen» ligge i skyen?
Vi mener å bruke tid på oppgraderinger og vedlikehold av servere er feil tidsbruk. Det må jo være befriende å bruke mindre tid på administrativt arbeid, og vite at man jobber på plattform bygget for fremtiden?

Hvordan løser vi det for kundene våre?

Vi har vært i dialog med mange av våre kunder som ønsker å flytte sin Visma-løsning opp i skyen. Mange har allerede tatt steget, noe som har gitt oss god kompetanse og erfaring.

Vi har blant annet:

  • Et konsept for å flytte eksisterende kunder ut i skyen
  • Vi kjenner løsningen dere sitter på i dag
  • Grunndataen dere sitter med i dag analyserer vi og flytter i ny løsning gjennom vår «konvertingsmotor»
  • Eksisterende integrasjoner håndterer vi gjennom et åpent API-grensesnitt

 

«Nettbasert regnskap og lønn har frigitt enorme mengder tid for oss – og jeg er stort sett alltid à jour med all bokføring.»
– Renate i Fjell og Fjord Konferanser AS, tidligere Visma Gobal kunde. 

 

Årets leveransepartner

Erfaring og kompetanse på nettbaserte software er vårt fagfelt. Vi har i flere år flyttet våre egne kunder ut i skyen. Gjennom våre metoder for å sette i gang og implementere våre kunder har vi også vunnet prisen som «Årets leveransepartner i Visma» tre ganger de siste fire årene.  Denne tittelen har gitt både oss og våre kunder en trygghet. Vi vet hva vi driver med og vi setter kundens behov først.

Ønsker du en ny og komfortabel hverdag så ønsker vi å hjelpe deg opp og frem.

 

Les mer om erfaringene Renate i Fjell og Fjord hadde da de gikk over til nettbasert løsning fra Visma Global her. 

 

Vil du vite mer? Ta kontakt med Joakim eller bruk skjemaet under 😊

Joakim Svendsen
Mobil: 463 16 634
E-post: joakim.svendsen@okonomibistand.no

Viktig informasjon | betalingsløsninger i Norge

Med henvisning til hvitvaskingsloven innførte flere banker på slutten av 2019 krav om ettergodkjenning i nettbank. Kravet gjaldt alle betalingsløsninger i Norge, inklusiv Visma.net AutoPay.

Visma har sammen med de ulike bankene jobbet for å finne en løsning som gjør det mulig å forhåndsgodkjenne/regnskapsgodkjenne betalinger man sender til bank slik at man unngår ettergodkjenning i nettbank.

NB! AutoPay3 vil ikke få muligheten til å tilpasse seg de nye kravene. Det betyr at alle eksisterende avtaler enten må flyttes over til Visma.net AutoPay (som vi anbefaler) eller brukes som før men da med ettergodkjenning i nettbank. Les mer her.

 

Har du spørsmål til informasjonen over kan du ta kontakt med support@okonomibistand.no

SSAB Svensk Stål AS har valgt Visma.net ERP og Visma.net Payroll

SSAB er en ledende produsent av høyfast stål og har produksjonsanlegg i Sverige, Finland og USA. I Norge er SSAB representert ved datterselskapet SSAB Svensk Stål AS og holder til i Oslo.

Ønsker du å lese mer om SSAB Svensk stål AS, trykk her.

Hvorfor Visma.net ERP og Visma.net Payroll?

SSAB bestemte seg for å modernisere sin ERP-plattform på grunn av trøblede oppkoblinger mot server. Som følge av årelangt kundeforhold med ØkonomiBistand var dette helt naturlig tema å ta opp med oss. Etter noen møter landet valget helt klart på Visma.net ERP og Visma.net Payroll. Nå har alle tilgang til sitt økonomi- og lønnssystem hvor som helst og når som helst.

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et videre godt samarbeid i tiden fremover.

Havner norske bedrifter bakpå?

Se opptak fra webinar i samarbeid med Visma og Kreatif fra 21.10.20 her: FREMTIDENS NETTHANDEL

Amazon har gjort om netthandel-industrien til et av de mest lønnsomme markedene i verden i dag. Nå gjør de sitt inntog til Norden, første offisielle stopp er Sverige. Det er absolutt ingen overraskelse. Men har vi sovet i timen?

Amazon blir en enorm konkurrent når de trapper opp i Norge.

Professor ved BI, Peder Inge Furuseth, mener det er nå norske bedrifter burde satse. Tidligere har det gått bra økonomisk, men det er lite fokus på innovasjon. Betyr dette at norske aktører havner bakpå? Furuseth bruker Orkla som et fremoverlent eksempel, som har testet salg av sine merker på Amazon.

Leveransetid, kundeservice og pris er hva kundene setter høyest pris på.  Amazon sitt inntog i Norden betyr ikke bare prispress. Det blir et press på kundeservicen, logistikk, og andre system.

Men det kan vel norske varehandels-aktører også satse på?

Det viktigste er hva kundene ønsker og hvordan vi møter behovene. Så det handler egentlig mer om hvordan Amazon gjør det, ikke at de kommer til Norge. Hva er det vi kan lære av dem? Og hva er det vi kan gjøre for å bli enda bedre? Det er ikke bare sortimentet som er viktig, men kundereisen. Her er det mye å lære.

Sammen med Kreatif og Visma arrangerer vi et gratis webinar hvor vi skal vise deg at det faktisk er mulig å lykkes.

Trykk her for å se opptak fra webinaret den 21.10.2020

Grenland Havn IKS har valgt Visma.net ERP

Serverdrift og oppgraderinger er historie

I et ledd mot en digitalisert hverdag ønsket Grenland Havn IKS å flytte sine forretningssystemer fra servere og opp i skyen. Med det 100% nettbaserte økonomisystemet Visma.net ERP har Grenland Havn nå en løsning hvor serverdrift og oppgraderinger er historie. I tillegg skal Visma.net ERP integreres mot det populære havnesystemet Portwin 5, som også er skybasert. Sammen skal disse snakke sømløst i skyen og utveksle verdifull data, helt automatisk.

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid i tiden fremover.

Sommeråpent!

Lurer du på noe?

 

Det er bare å ta kontakt med oss, vi har normale åpningstider i hele sommer. Våre åpningstider er fra klokken 08.00 til 16.00 mandag til fredag.

Du kan nå oss både på chat, telefon og e-post, om du vil legge inn en sak kan du gjør det via vårt Bistandssenter.

Chatten vår finner du på hver side nede til høyre hjørnet. Vil du snakke med oss kan du ringe sentralbord på telefon 900 47 777, eller sende oss en e-post til kunde@okonomibistand.no.

 

Vi håper du får en fin sommer 🌞🌸

 

 

PS! Det er lov å spise én is eller to for mye!

Nå trenger du bare én app!

Så enkelt er det!

Nå kan du enkelt bruke Visma Employee appen til alle utleggene dine. Den nye kamerafunksjonen gjør at du ikke lenger trenger å bruke Visma Attach til å ta bilde, og deretter skifte app eller bruke nettleser. Last ned Visma Employee og før alt ferdig i én app. Så enkelt!

 

Du kan se hvor enkelt det er i denne korte snutten:

Du ternger bare en app til reiseregning

 

Spør om det skulle være noe du lurer på!

Mye fotball å rekke på kort tid?

Det haster. Du sitter fortvilet i sofaen og ser at VAR dømmer straffe mot dere, samtidig må du opprette en innkjøpsordre. Eller kanskje du må kjøre ut lønnsutbetalingene? Heldigvis er Visma.net plattformen 100% digital, uansett hva du måtte gjøre i løpet av de 90 minuttene, så gjør du det i skyen, hvor du vil og når du vil.

 

Men kan ikke det bare fikse seg selv?

Er du redd for at posen med potetgull du åpnet før kampstart skal havne over tastaturet? Ikke vær redd. Ta deg en god neve chips, sett PC-en på trygg avstand og se den jobbe både for deg og med deg. Automatisering av viktige prosesser som fakturering, purring, lønnskjøring og mye annet, er Visma.net sin styrke. Behandling av dokumenter kan utføres automatisk til en tidsplan, med mulighet for å sette opp varsler for økt kontroll.

 

Og visste du at

Mens du slukøret ser at laget ditt blir redusert ned til 10 mann, så tar Visma.net imot bestillingen gjort i din nettbutikk helt automatisk. Uten at du trenger å gjør noe i det ene eller andre systemet. Muligheten for å integrere dine andre løsninger med Visma.net gjør at du slipper dobbeltregistreringer, heldigvis.

Nå er vel kanskje ikke dette helt reelle eksempler på hvordan man kombinerer jobb og fornøyelse, men det er ikke umulig. Ikke la løsningene begrense dine muligheter, men heller gi deg flere.

Livet er tross alt litt morsommere for den som er glad i fotball …. Og smarte digitale løsninger.

 

 

Er du en av de som vil ha det litt morsommere? Ta kontakt med oss i skjemaet under så kan vi vise deg hvordan!

Forklaring på forkortinger

Hva er API?

API står for Application Programming Interface, og gjør at flere programmer kan kommunisere med hverandre. Vi skal nesten være glad for denne forkortelsen for på norsk heter det faktisk applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt. Uansett, la oss gi deg et eksempel:

Du driver en nettbutikk. I stedet for å ta ut ordrene dine fra nettbutikken manuelt, så kan du gjennom en API-integrasjon automatisere den rutinen slik at systemet overfører ordren for deg. Poenget er at en toveiskommunikasjon mellom systemene gjør at jobben blir gjort uten at du trenger å gjøre noe. Eller, du må jo sette opp regler, da. Men det er en helt annen sak som vi selvfølgelig kan hjelpe deg!

Hva er EDI?

Electronic Data Interchange står det for. EDI er rett og slett utveksling av data og eller meldinger i forskjellige typer og formater. Det fungerer TOPP dersom dere skal utveksle data og har flere systemer, gjerne på tvers av en organisasjon. EDI integrasjon kommer til innsats der mottaker krever spesialformater, eller mottaker har spesielle krav i forhold til standardformatene. Som for eksempel EHF-faktura.

Hva er EHF-faktura spør du?

Det er rett og slett et format for elektronisk fakturering. Et format som alle statlige organisasjoner krever ved mottak av faktura i dag. Flere og flere bedrifter benytter seg av denne måten å fakturere på, da slipper du faktura i postkassen eller en PDF-faktura som forsvinner i mail innboksen din. Men du må ikke forveksle det med eFaktura – eFaktura er en faktura som går direkte til betalers nettbank. Våre kunder bruker AutoInvoice, denne løsningen gjør at du både kan sende og motta elektronisk faktura. Bruker du et økonomisystem fra Visma så har du allerede AutoInvoice i dag, du trenger bare å aktivere den.

 

Listen er lang når det kommer til forkortelser. Du er hjertelig velkommen til å spørre oss om du lurer på noe og vi svarer gledelig!

Integrasjoner er en selvfølge!

Å jobbe i flere systemer som ikke prater sammen gjør at de mulighetene dere har tilgjengelig i de forskjellige systemene, ikke virker realistiske. En sånn arbeidshverdag er som å akseptere en hverdag som bremser deg for hver handling du skal gjøre i ett eller flere system.

Vi er alle enig at dette må ta slutt og verdiskapende arbeid må tilrettelegges til det helt optimale.

 

«Det tar så lang tid å punche inn timelister og reiseregninger inn i lønnssystemet»

 

Hva er en integrasjon mellom systemer?

Målet med integrering av IT-systemer er å få alt til å fungere som én løsning – en handling skal være nok for å få løst én eller flere arbeidsprosesser. En systemintegrasjon defineres gjerne som en IT-prosess hvor du kobler sammen to eller flere systemer for å skape en tilpasset IT-plattform.

 

Hvorfor bør jeg integrere mine systemer?

For en som ofte er ute hos bedrifter og diskuterer deres nåværende og fremtidige prosesser, så ser jeg flere scenarioer:

«Det tar så lang tid å punche inn timelister og reiseregninger inn i lønnssystemet»

«Jeg skulle gjerne ønske at ordrene kom direkte fra nettbutikken og inn i økonomisystemet mitt»

«Kunder og leverandører må jeg legge inn i både CRM-systemet og økonomisystemet»

«Kassajournalen feiler nesten hver gang jeg skal importere den»

«Kan jeg registrere salgsordre, ta imot og plukke varer med et nettbrett?»

Jo, det er forståelig at det tar tid å punche inn reiseregninger til 75 personer. Hadde det ikke vært enklere å kun godkjenne en reiseregning elektronisk før den la seg som et grunnlag til lønn?

Det er også forståelig at det er frustrerende at en bestilling gjort på din nettbutikk genererer en masse manuelle dobbeltregistreringer i økonomi- og logistikksystemet, på lageret, i administrasjonen og banken. Hadde det ikke vært enklere om nettbutikken snakket konstant med logistikksystemet ditt samt sørget for automatiske prosesser fra bestilling til varen er mottatt av kunden?

Eksemplene kan fortsette, det kommer helt an på arbeidshverdagen til den enkelte.

 

Fellesnevneren er ønsket, eller savnet,

om å forenkle dataflyt mellom flere systemer der det er naturlig.

 

Hvordan kan ØkonomiBistand hjelpe deg?

Som leverandør av et markedets råeste nettbaserte ERP- og HR-system, så er temaet integrasjon en naturlig del av en overgang til en nettbasert løsning. Heldigvis har Visma.net mange integrasjonsmuligheter. Vi hjelper mange kunder med å integrere direkte mellom løsningene (API-integrasjon). For oss er det viktig at alle våre kunder skal få oppleve gleden ved integrasjon. Selv om det ikke alltid er gitt at tredjepartssystemer (kasse-, produksjon-, nettbutikkløsninger etc.) har åpne API for å lage en slik direkte toveisintegrasjon med Visma.net, så har vi løst det for våre kunder.

Hvordan håndterer dere driftsmidlene deres i dag?

Mange bedrifter har driftsmidler som er bokført som investering i balansen og avskrives over tid. Excel brukes gjerne for å holde oversikten og periodiserer avskrivninger i regnskapet.

Slik slipper du å jobbe i økonomisystemet.

I Visma business kan du samle alle driftsmidler, både utgiftsførte, leasede og aktiverte i driftsmiddelkartoteket. På den måten unngås en lang saldobalanse hvor alle investeringer har en egen balansekonto.

Dette er enkelt å komme i gang med, og du kan starte når som helst på året.

Har dere i dag et oppsett i Excel eller opplysninger i note så kan vi enkelt registrere info i Visma Business, i noen tilfeller kan en bruke klipp og lim.

Hvordan fungerer driftsmiddelkartoteket i Visma Business?

Hver enkelt investering registreres med et driftsmiddel nummer, og knyttes mot en driftsmidddelgruppe. Og hver gruppe er koblet til en regnskapsmessig saldogruppe, som sørger for riktig avskrivningssats og tid. Ved bokføring av faktura posteres anskaffelsen mot driftsmiddelnummer istedenfor mot balansekonto. Tilleggskjøp på et allerede eksisterende driftsmiddel knyttes mot driftsmiddel som er lagt inn tidligere. Systemet gir dere full kontroll på avskrivninger, start og sluttdato. Avskrivninger blir automatisk beregnet og kontert på rett kostnadskonto og tilhørende balansekonto. Avskrivningsintervall kan defineres etter ønsket behov.

Salg av driftsmidler.

Ved salg av driftsmidler vil systemet beregne gevinst eller tap, og foreta automatisk kontering mot riktig konto.

Har dere for eksempel store prosjekter kan hvert enkelt prosjekt ha egen driftsmiddelgruppe. Eller har dere driftsmidler som ikke skal skrives helt ned til null (for eksempel bygg
og finansiell leasing) kan en angi restverdi etter alle fremtidige avskrivninger.

Driftsmiddelrapportene viser investering og avskrivninger – både årets og akkumulert – samt salg/avhending og restverdi. Dermed slipper du å bruke tid på avstemming av regnskapet mot regneark på utsiden av Visma Business.

Visma Business på den smarte måten. Alt inkludert.

Vi lanserer Visma Business i skyen til fast pris per måned, inklusive oppgradering og teknisk support

Vi hadde faktisk tanker om en ny prismodell for Visma Business for flere år siden. Den gangen var det dessverre ikke mulig å få til. Nå har vi imidlertid gått så grundig til verks at vi tilbyr to ulike alternativ:

 

  • ØB Smart-sky
    • ØB Smart-sky er markedets mest fleksible driftsmodell. Til fastprisinklusive oppgraderinger.
    • Vår egen driftsmodell for Visma Business Product Line. Nå standardisert og automatisert, men like fleksibel som den alltid har vært.
    • Integrert med hele vårt betjeningskonsept:
      Våre dyktige konsulenter har direkte tilgang til alle vitale deler av programvaren for å yte best mulig bistand.

      • Raskere og bedre support.
      • 100 % fleksibilitet ved behov for tilpasninger, tilleggsløsninger og integrasjoner.
    • Ingen begrensninger i hvilken programvare som kan benyttes sammen med Visma Business.
      Alle framtidige behov vil være dekket.

 

  • Visma Accountancy Cloud
    • Visma sin standard driftsmodell for Visma Business Product Line for regnskapsbyrå.
    • Ingen oppsigelsestid.
    • Samlet faktura på alt teknisk og all programvare som har med Visma Business å gjøre.
    • Enkelte begrensninger i hvilken programvare som kan benyttes sammen med Visma Business.

 

Les mer om ØB Smart-sky her.

ØkonomiBistand satser på kundene

For oss i ØkonomiBistand er det viktig å ta vare på kundene våre.

Vi er selvsagt alltid der for dere med support og konsulentbistand, men for oss er det like viktig å følge opp kundene våre i det daglige. For å muliggjøre dette har Økonomibistand et team med kundeansvarlige, slik at dere som kunder har ett kontaktpunkt som bistår med avtaler, lisenser, nyheter, priser, tilbud og mye mer.

 

En god sparringspartner

Dere har som før vårt solide support- og konsulentapparat som bistår ved behov for hjelp eller oppdrag. Forskjellene er at vi som kundeansvarlige fokuserer på en mer proaktiv og individuell oppfølging av våre kunder. Vi holder jevnlige statusmøter med våre kunder slik at vi holder oss oppdatert på deres hverdag.

Det viktigste målet vårt som kundeansvarlig, er å være tilgjengelig og en god sparringspartner for alle våre kunder. Vårt ønske er å bidra til at kundene bruker mindre tid på manuelle oppgaver, og mer tid på verdiskapende aktiviteter i sin virksomhet. I statusmøter med kunder har vi derfor alltid et ekstra fokus på effektiviseringsmuligheter som forenkler deres arbeidshverdag.

 

Automatiser innfordringsprosessen

Hva er AutoCollect?

AutoCollect er en automatisert purre- og inkassoløsning som integreres med ditt økonomisystem fra Visma. Med AutoCollect kan hele innfordringsprosessen automatiseres, og du kan fra et kjent grensesnitt administrere samt holde oversikt over innfordringer direkte fra ditt økonomisystem. Dette sparer deg for mye manuelt arbeid og du sitter alltid i førersetet dersom noe må overstyres😊

 

Hvem håndterer innfordringsarbeidet dersom jeg velger å bruke AutoCollect?

Innfordringsarbeidet håndteres av et av Norges største og mest anerkjente purre- og inkassobyrå, Visma Financial Solutions. De sørger for en profesjonell håndtering av sluttkunden som bevarer kundeforholdet.

 

Hvordan fungerer dette med purring og inkasso i praksis når man bruker AutoCollect?

Du sender ut fakturaer, disse forfaller og noen betalinger uteblir. Du sjekker listen over forfalte fakturaer i ditt økonomisystem, og velger selv hvilke fakturaer du ønsker å sende til oppfølging. Det er det som er så fint – du bestemmer selv om du nå ønsker at Visma AutoCollect skal håndtere både purring og inkasso for deg, om de skal ta seg av hele prosessen frem til pengene er på konto, eller bare deler av den. Når du har gjort et utvalg du er fornøyd med og sender disse over til Visma AutoCollect, begynner de jobben med å følge opp fakturaene på en trygg og ryddig måte. Du har alltid full oversikt over status på sakene dine og inkassooppgjør, da ditt økonomisystem vil motta returdata fra AutoCollect automatisk. Ved å ha en automatisk innbetalingsløsning som eksempelvis Visma.net Autopay, vil du i tillegg ha riktig reskontro til enhver tid. Når kunden har betalt og pengene har kommet inn på konto, vil det bli opprettet en bunt til bokføring hvor oppgjøret blir ført på riktige kontoer.

 

Jeg er interessert i løsningen, men er engstelig for at kundene mine skal reagere på at fakturaer blir fulgt opp på en ny måte?

Det er forståelig, du kjenner tross alt dine kunder best, men du sitter alltid i førersetet og velger til enhver tid hvordan du ønsker at purre og inkassoprosessen skal være. Du har mulighet til å velge mellom fire forskjellige purreflyter ved oppsett for å skreddersy dette på best mulig måte for deg og dine kunder. Du kan velge mellom betalingspåminnelse med og uten gebyr, og inkassovarsel med og uten gebyr. Disse valgene og hva som inngår i dem, vil bli grundig gjennomgått av Visma Financial Solutions AS før dette settes opp 😊

 

Hvordan ser AutoCollect ut inne i Visma Business når det er integrert?

AutoCollect ligger som en egen knapp i økonomisystemet slik at du enkelt har tilgang til å regulere innfordringsprosessen:

AutoCollect i Visma business

 

Jeg er redd for å «miste kontrollen» dersom jeg velger å bruke AutoCollect, kan jeg styre noen av purringene/inkassoene selv?

Det er du selv som til enhver tid bestemmer hvor mye automatikk du ønsker og hvilke kunder som skal purres og sendes til inkasso. Du har alltid full oversikt over status på sakene direkte i ditt økonomisystem. Derfra kan du til enhver tid overstyre prosessene ved å aktivere, deaktivere eller eventuelt regulere innfordringsprosessen dersom du ønsker det.

 

Jeg ønsker oversikt over alle fakturaer som er sendt inn via Visma Business AutoCollect, hvor finner jeg det?

Dette finner du oversikt over under fanen Oversikt alle tilgjengelige faktura oversendt til AutoCollect. Dette feltet er et historikkfelt, hvor du har oversikt over dine aktive fakturaer samtidig som du har oversikt over fakturaer som er oppgjort, kreditert, tapsført eller stoppet.

 

Dersom jeg kun ønsker en oversikt over de aktive fakturaene som er sendt til Visma Business AutoCollect, kan jeg få opp dette?

Det kan du! Du får enkelt oversikt over de aktive fakturaene under fanen Aktive faktura til innfordring via AutoCollect (her vil ikke de som er oppgjort, kreditert, tapsført eller stoppet vise).

 

Vi har Global, kan vi da ta i bruk AutoCollect? Dersom vi med tiden går over til Visma.net ERP, kan vi bruke løsningen da?

Visma AutoCollect er integrert med alle Visma sine økonomisystemer 😊

 

Hva koster AutoCollect?

Oppstartsmøte med opplæring og support er kostnadsfritt, og det er heller ingen abonnementspris for løsningen. Visma AutoCollect innebærer ingen faste kostnader og registrering av inkassooppdrag er kostnadsfritt. Purringer er transaksjonspriset, men det påløper altså ingen faste kostnader for deg som kunde ved å bruke AutoCollect. Ved inkasso beholder du som kunde 100% av hovedstol, og Visma beholder salær og renter.

 

Les hva en kunde på AutoCollect sier her.

RegelPOD fra Visma

Du som er bruker av et økonomi- og/eller lønnsystem fra Visma kan mest sannsynlig få med deg mye nyttig informasjon i denne podcasten. Vi har linket til den siste som handler om viktige regelendringer etter Corona-pakkene. Ta deg 30 minutt og hør på den her.

Er dere klar til å levere regnskapsdata i SAF-T formatet?

Begrepet SAF-T er for mange fortsatt ukjent, og flere beskriver det som komplisert. La oss ufarliggjøre endringen ved å gi en enkel beskrivelse på hva SAF-T vil bety for deg.

 

Hva er SAF-T, og hvem må kunne fremstille regnskapsdata i dette formatet?

SAF-T står for «Standard Audit File-tax» og er et standardformat for utveksling av regnskapsmaterialet. Den er utarbeidet i fellesskap av næringslivet, regnskapsbransjen og Skatteetaten, etter anbefaling fra Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD). Standarden angir hvilke regnskapsdata som skal utveksles og strukturen på dataene.

For dere betyr dette at det blir enklere å oversende regnskapsdata til myndighetene, og skatteetaten vil få lik struktur på dataen de mottar, som igjen gjør kontrollene mer effektive og nøyaktige.

Alle bokføringspliktige som benytter elektroniske regnskapssystemer må kunne sende inn regnskapsdata i SAF-T format. I utgangspunktet er virksomheter med lavere omsetning enn fem millioner kroner unntatt fra kravet, men ikke når de har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. De som har færre enn 600 bilager i året og som bokfører i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer er ikke omfattet av kravet, da dette regnes som manuelle løsninger og ikke et elektronisk regnskapssystem.

Alle regnskap som er bokføringspliktig og som føres i Visma Business vil dermed være ansett som pliktig til å levere SAF-T fil ved forespørsel, uavhengig av omsetning.

Hva må dere gjøre?

Er systemkravene på plass er det deres tur. Kontoplanen må knyttes opp mot en SAF-T kontoplan, og dette er forenklet betraktelig i nyere versjon av Visma Business.. Det finnes gode oversiktlige skjermbilder og en automatisk rutine som foreslår en mapping. Deres jobb blir å kontrollere at forslaget er riktig. Videre må dere se til at avgiftskodene er knyttet opp mot SAF-T avgiftskoder, at kunder og leverandører har postnummer og poststed, samt at dere har fylt ut nødvendige opplysninger under firmainformasjonen. Ellers gjelder det som før, at dere følger bokføringsloven og har god regnskapsskikk. Mer «hokus pokus» er det ikke.

 

Er økonomisystemet deres oppdatert og kan eksportere SAF-T fil?

Dersom dere er usikker på om dere imøtekommer systemkrav og anbefalt oppsett, kan vi hjelpe dere å kartlegge. Vi anbefaler per dags dato versjon 14.10.1 av Visma Business.

Fokus på E-handel har aldri vært viktigere

Siden den gang har butikkene blitt større, varene plukker du selv etter eget behov. Det blir fort både en, to og fem forskjellige butikker du må innom før du er ferdig. Er du heldig får du plass til hele handlelisten i bilen. Men det vi ser er store endringer på handlemønsteret.

E-handel har allerede vært en stor aktør i en årrekke.

Alt tyder på at tilstedeværelse på nett er en av de viktigste suksesskriteriene for bedrifter som operer med varehandel. Ja, enkelte varer er fortsatt praktisk å handle i fysiske lokaler, men i de aller fleste tilfeller er research og prissammenligning gjort på nettet før man går i butikken. Tenk, nordmenn handlet på nett for mer enn 160 milliarder norske kroner i 2019, og det er en kurve som fortsatt vil peke oppover (kilde Nets).

Ifølge Posten Norge har hjemmelevering økt med nesten 400% i mars 2020. Dette henger nok tett sammen med Covid-19 situasjonen vi er i, men disse endringene vil nok bli en del av hverdagen når dette er over. Vi er generelt ikke like interessert i å ta bilen, trikken eller bussen for å gjøre sine mange innkjøp nå lenger. Bekvemmelighet er, ifølge Norsk e-handel 2019, en av de viktigste faktorene for at kundene kjøper som de kjøper i dag, nemlig over nett. Fremtidens butikk må være der kundene er. Og det nye digitale lokalet, nettbutikken, er en sentral del i hvor bekvemmelig det er å handle. Ekspeditørens tidligere jobb er nå opplevelsen en forbruker har fra besøket på nettbutikken tar sted, til varen er lagt i en handlekurv og betalt for. 

Så hva nå?

Varen er valgt ut og betalt for, nå starter reisen varen får fra en lagerhylle til kundens hånd. En viktig reise, ikke så synlig fra kundens ståsted, men helt kritisk for den som skal sende varen.  Hvis vi tar et lite tilbakeblikk til fortidens butikk, hvor målet var at butikkene skulle ha like distanser fra inngangsdør til disk, som fra disk til hyller bak. Dette for at betjeningen lettvint kunne finne varer og overrekke de til kunden på mest effektiv måte. Målet for dagens forretninger er likt, men må utføres på annet vis. Denne jobben skal et godt digitalt ERP-system ta tak i. En tjeneste som kan håndtere den digitale bestillingen, plukke varene effektivt fra lageret, og produsere riktig ordre til riktig leveranse uten mye manuell jobb.

Motoren i bakgrunnen

ERP-systemet må kunne tilrettelegge automatiske handlinger for å gjøre jobben til ekspeditøren enklest mulig og sørge for at nettbutikk og ERP snakker sammen. Begge veier. Dette for å sørge for at reisen til varen tar kortest tid fra kjøp til besittelse. Og varepåfyllet, med riktig antall og pris, må være synlig umiddelbart ovenfor kunden uten dobbeltarbeid. Én handling må være nok.

Åpningstider påsken 2020

Vi har normale åpningstider mandag 6. april og tirsdag 7. april, fra klokken 08.30 til klokken 16.00.

Onsdag 8. april stenger vi klokken 12.00.

Tirsdag 14. april har åpent som normalt igjen, men husk at du alltid kan legge inn sak gjennom hele påsken her.

Er det noe du lurer på angående de nye tiltakene så er denne siden her fin å følge med på, den oppdaterer vi kontinuerlig.

Endring av merverdiavgiftssats fra 12 til 6 %

NB! Stortinget vedtok fredag 9. oktober 2020 å utvide ordningen med halvering av lav mva-sats fra 12 % til 6 % ut året. Les mer her. 

Hva må gjøres i Visma Business?

Mva-satser justeres i Mva-tabellen på hver enkelt bedrift i Visma Business. Justeringene må gjøres to ganger i 2020:

  • Nå omgående må mva-sats på 6 % settes gjeldende fra 1.4.
  • I løpet av oktober må ny sats igjen klargjøres for 12 % fra og med november.

ØkonomiBistand kan bistå

Vi kan utføre alle de nødvendige endringene på en meget kostnadseffektiv måte.
I den anledning har vi satt sammen en pakke som inkluderer nødvendige oppdateringer, både i april og oktober:

  1. April 2020:
    Tilrettelegging av standard mva-oppsett i Visma Business, inklusive eventuelle egenopprettede avgiftskoder, for 12 % ut mars og 6 % fra og med april.
  2. Oktober 2020:
    Tilrettelegging av standard mva-oppsett i Visma Business, inklusive eventuelle egenopprettede avgiftskoder, for 6 % ut oktober og 12 % fra og med november.

 

Etter hver av oppdatering får dere en skriftlig rapport som viser

  1. Oppdaterte bedrifter
  2. Eventuelle bedrifter som etter oppdatering har mva-sats under middels sats
  3. Generell leveransebeskrivelse

Sikkerhet på hjemmekontoret

Her er noen punkter som kan forbedre sikkerheten for dere:

 

  • Vurder å ta i bruk Virtuelt Privat Datanettverk (VPN). Kort fortalt hjelper en VPN å skjule deg fra din opprinnelige lokasjon. Det kan se ut som du sitter i USA når du faktisk sitter trygt på kjøkkenet i Noresund.

 

  • Unngå å blande sammen for mange enheter. Prøv å bruke en privat datamaskin til private ting, og jobb maskinen til jobbrelaterte ting.

 

  • Ikke la barna få bruke PC som du bruker på jobb til skolearbeid. Barn er ikke like kritisk til hvilke meldinger og websider de besøker. Dette kan fort skape store sikkerhetshull.

 

  • Bruk totrinnsbekreftelse hvor det er mulig! Totrinnsbekreftelse gjør at du må godkjenne tilgangen din via en app på mobilen eller at du får et engangspassord på SMS. Dette forhindrer at svindlere som får tak i passordet ditt greier å logge seg på uten din bekreftelse.

 

  • Vær ekstra kildekritisk! Får du e-poster med knallgode tilbud? Er det for godt til å være sant, så er det som regel det. Sjekk også avsender.

 

  • Ikke benytt skylagring av jobbrelaterte dokumenter hvor dette ikke er avklart med din IKT-avdeling. Benytt kun aktører som er godkjent av dem.

 

  • Hold maskinen din til enhver tid oppdatert. Ja, vi vet det er kjedelig når du skal skru av eller på maskinen, og du må vente til den er ferdig med dette. Men i disse tider kan det være lurt å ta seg tid til det.

 

  • Ikke bruk denne tiden til å teste ny programvare som ser spennende ut. Hvis du endelig har tid til å redigere videoen fra skituren til Østerrike fra tidligere i vinter, vent heller med dette eller bruk privat maskin.

 

  • Logg av og lås maskinen når du er ferdig for dagen eller tar lengre pauser. Barna kan være raskt ute med et lite Youtube besøk eller andre ting hvis ikke.

 

  • Avtal med IKT avdelingen deres hvilke varslingsrutiner dere kan benytte når dere er hjemme. Hvis dere oppdager at det skjer merkelige ting så må dere ha gode rutiner for hva som skal gjøres.

 

  • Kobler du deg til datamaskinen din på jobb via TeamViewer eller andre skjermdelingsløsninger? Da anbefaler vi at du setter opp at det kun er din IP-adresse hjemmefra som har tilgang inn.

Regnskapsbilag.no har bidratt til effektivisering hos Ervik Havfiske

Det er ingen tvil om at denne gruppen har nok å henge fingrene i! Vi har tatt oss en kort prat med Rune Dalsbø i Ervik Havfiske.

 

Hei Rune! Fortell oss litt om deg og hva du jobber med?

– Rune heter jeg, er 58 år og bosatt på Stadlandet. Jeg har jobbet 19 år i Ervik Havfiske Gruppen, og i dag er jeg seniorcontroller Sales and Finance.

Hva innebærer det?

– I praksis tar jeg meg av førstehåndsomsetningen av fisken som leveres i Norge fra våre 10 båter her, med organisering av auksjoner og kontrakter. Er også ansvarlig for data og telefoni i gruppen, og drifter og supporterer brukerne på Visma Business, Dokumentsenter, Visma Lønn, og alle autotjenestene som Visma.net, Autopay, Autoinvoice.

 

– Da jeg ble fortalt om tjenesten så forstod jeg at Regnskapsbilag.no kan effektivisere regnskapsførselen for oss.

 

Så spennende – du har nok å gjøre skjønner jeg!

Mye har skjedd de siste ukene, hvordan opplevde dere det som selskap når Norge ble “satt på vent”?

– Det er klart vi merker det. Vi har hatt store utfordringer med å få frem mannskap, deler og utstyr, men vi har så langt klart oss. Eksport av fisken går fint, så vi er positive. Heldigvis har vi gode bankforbindelser som stiller opp for oss, valutaendringene er voldsomme nå.

 

– Vi setter stor pris på at dere informerer om løsninger som kan være verdifulle for oss.

 

Ja, vi er i en tid hvor det er viktig med positiv innstilling. Hvordan er det med hjemmekontor, da?

– Hjemmekontor er ingen utfordring. Vi har i flere år hatt medarbeidere som jobber med både regnskap og logistikk fra Tyrkia og Spania, dette kan vi på grunn av gode IT-løsninger som gjør at vi kan jobbe fra hvor som helst.

Det er jo kjempebra! Det er godt at teknologien holder «maskineriet i gang».

 

Dere kjøpte nettopp Regnskapsbilag.no  fra oss, hva var det du likte med løsningen?

– Da jeg ble fortalt om tjenesten så forstod jeg at Regnskapsbilag.no kan effektivisere regnskapsførselen for oss. Vi har medarbeidere som jobber med 6-8 selskap på en gang, og vi må ha mange Dokumentsenter sesjoner åpne samtidig. Dette krever dataressurser, og overflytting av dokumenter fra e-post tar tid – det er fantastisk å få dette automatisert.

Enig! Det er ingenting som er bedre enn automatiserte løsninger som gjør hektiske arbeidshverdager enklere for oss.

– Ja, og Regnskapsbilag.no vil også gjøre ferieavvikling lettere. Den gjør det mulig for andre enn den som vanligvis fører regnskapet til å bistå i bokføring. Vi blir på en måte person-uavhengig på mottak av inngående fakturaer.

 

– Den brede kompetansen til ØkonomiBistand er svært viktig for oss

 

Mange er i tvil om dette er riktig tid å selge inn tjenester til kunder, hva tenker du?

– I en hektisk hverdag blir det lite tid til å holde seg oppdatert på nye løsninger slik som for eksempel Regnskapsbilag.no, så vi setter stor pris på at dere informerer om løsninger som kan være verdifulle for oss. Vi føler at dere jobber på lag med oss kundene.

Løsningene våre skal bidra til effektivisering av bedriften kundene våre jobber for, så vi blir veldig glade for at dere sier det.

 

Helt til slutt, dere har vært kunde hos oss i mange år, noe vi er veldig glad og stolt av. Hva gjør at dere trives som kunde av oss?

– Den brede kompetansen til ØkonomiBistand er svært viktig for oss, ikke minst er den korte responstida er viktig. Om noe haster spesielt så vet vi hvordan vi skal komme gjennom og bli prioritert.

 

Tusen takk for flotte ord, og ikke minst for at du tok deg tid til dette i en svært hektisk arbeids hverdag.

Vi heier på dere!

Nytt økonomi- og logistikksystem til Hørselshemmedes Landsforbund

Hørselshemmedes Landsforbund har 67 500 medlemmer og er verdens største organisasjon for hørselshemmede. HLF jobber for å gjøre hverdagen enklere for landets hørselshemmede og ØkonomiBistand skal hjelpe HLF med å effektivisere sin hverdag slik at deres tidsbruk skal komme deres medlemmer til gode. Effektiviseringen skal gjøres ved hjelp av det nettbaserte økonomi- og logistikksystemet Visma.net ERP, samt lønnssystemet Payroll.

Vanpee Norge velger nettbasert ERP, Lønn og CRM når de oppgraderer sine forretningssystemer

Vanpee Norge AS har siden starten i 1996 tilbudt miljø- og energibesparende komponenter og lysstyringer. Vanpee er en del av et stort internasjonalt konsern og har med sitt norske og svenske selskap valgt å gå til anskaffelse av Visma.net ERP, Payroll og SuperOffice CRM.

Seeberg AS tar steget ut i skyen

Logistikk er viktig
For å unngå dobbeltregistreringer, var det viktig med en logistikkløsning som kunne integreres med nettbutikken. Alle priser, varegrupper, artikler og bilder synlig på nettbutikken, blir vedlikeholdt inne i systemet. Og bestillinger gjort i nettbutikk blir automatisk opprettet som ordre i Visma.net ERP.
Forutsigbare kostnader

Seeberg ønsket å slippe kostbare utgifter av eksisterende løsning. Med et 100% nettbasert system som Visma.net ERP, er dyre oppgraderinger historie.

Enkle fraktløsninger
I tillegg har Seeberg integrert løsningen med Consignor. Dette gjør at de kan printe ut transportetiketter, prisberegne forsendelser og generere sporingslink. Helt enkelt, med all data registrert i Visma.net ERP.

Forslag til strakstiltak som Regjeringen kan innføre for næringslivet, uten at det koster spesielt mye.

Har du 5 minutter så håper jeg du leser gjennom mine forslag, og lar dette bli en kjedeeffekt der andre bedriftsledere kommer med sine forslag og løsninger. La oss ikke sitte tafatte i redningsbåten.

Gjennom denne artikkelen håper jeg å komme med forslag til noen målrettede tiltak som kan være til hjelp. Jeg er fullt klar over at det finnes mange type bedrifter der disse tiltakene ikke vil kunne virke, men jeg er også sikker på at det er svært mange som kan ha nytte av å bruke fem minutter på å lese gjennom forslagene.

Det viktigste handler om å holde ansatte i operativ drift gjennom pandemi-perioden. For de fleste bedrifter er de ansatte den største aktiva-posten i regnskapet, og det til tross for at de ikke engang finnes i balansen. Hvordan og hvorfor beholde de ansatte operative?

For svært mange bedrifter er nå tiden kommet der man skal:

  • Tilrettelegge bedriften for nye handlemønster
  • Digitalisere for å ta bort unødvendige manuelle operasjoner
  • Omorganisere administrative oppgaver
  • Bygge opp lagerreserver
  • Bygge kompetanse

Mange bedrifter er allerede i gang med netthandel, men de fleste har planen gjemt i en skuff.

Nå er det på tide å «ta en Erna». Du trenger bare fem minutter på å ta beslutningen om å sette i gang. Vi vet at de fleste varer egner seg for netthandel, og vi vet at nye generasjoner ønsker å handle på internett. Det er effektivt, prisfornuftig, miljøvennlig og det sparer bedriftene for enorme kostnader. Det tar 6-12 måneder før man har en velfungerende netthandel oppe å gå, så begynn nå som du likevel har ledig kapasitet. Her kan Kreatif og ØkonomiBistand bistå med hjelp.

Mange bedrifter har et langt stykke å gå før de kan skryte av å være digitalisert.

Det er mange av oss som har hatt en bratt lærekurve de siste to ukene hva gjelder digital kommunikasjon, men vi ser det er effektivt og bra. Dette er kommet for å bli og vil være et meget bra miljøtiltak for fremtiden, i tillegg til at det vil spare næringslivet for store kostnader til reise og det vil bidra til mer effektive møter. Men digitalisering er så mye mer. Benytt muligheten nå som vi likevel er på lavgir, til å digitalisere all dokumentflyt i bedriften. Fjern alt av regnskapsbilag, effektiviser alle attestasjoner. Porto skal kun være forbeholdt vareutsendinger og ikke fakturaer, ordrebekreftelser, og sørg for å få elektroniske reiseregninger. Listen er lang, men jeg tror de fleste forstår poenget. Dette er kostnader bedriften uansett må ta en gang, og da bør man gjøre det nå som de ansatte har kapasitet. Det er mange aktører som står klar for å hjelpe til, deriblant vi sammen med Visma.

Mange bedrifter er også i et generasjonsskifte hva gjelder ledelse og administrasjon.

Mitt forslag er at bedriftene benytter tiden nå for å se om man skal outsource sentralbord, kundemottak, lønn, regnskap og lignende. Jeg tror de fleste bedriftene har mye å spare her, men man kvier seg for å gjøre dette. Nå er ikke tiden for beslutningsvegring blant oss bedriftsledere. Vi i ØkonomiBistand har kontakt med over 300 byråer som står klar for å bistå i disse prosessene.

Lagerreserver

Det har alltid vært en gylden regel at en bedrift ikke skal ha større lagerreserver enn man trenger for å oppfylle leveranseforpliktelser. Nå tror jeg mange bedrifter kan være tjent med å tenke annerledes. Når hjulene kommer i gang igjen om noen måneder så er det god grunn til å tro at mange bedrifter vil oppleve at det vil være ekstra stor etterspørsel etter varene, i hvert fall i en periode. Da er det dumt om man ikke har varer å levere, og i tillegg har en produksjon/leverings-kapasitet som er på bunnivå.

Kunnskap blant ansatte

Det viktigste av alt som jeg mener man bør ha ekstra fokus på i disse tider, er å bygge kunnskap blant ansatte. Det finnes ikke en eneste bedrift i Norge som ikke vil være tjent med å øke kunnskapen blant ansatte. Jeg tror på at de bedriftene som investerer i både målrettet og fremtidsrettet kunnskapsbygging nå, vil komme ekstra styrket ut i andre enden av pandemi-perioden.

Så kommer 1000-kroners spørsmålet.

Hvordan skal bedriftene få råd til disse tiltakene? Alle tiltakene vil jo koste penger. Felles for alle er at man må ha med de ansatte i prosessen og da må man betale lønninger. Her synes jeg staten bør bidra med ekstra direkte målrettede tiltak.

  • Fjern arbeidsgiveravgiften helt for resten av 2020.
  • Dekk sykepenger for ikke corona-sykdom også fra 3. arbeidsdag
  • Staten dekker 50% av lønnskostnader (begrenset opp til 6G) for bedrifter som får redusert inntektene med mer enn 50%, samtidig som den ansatte er i full jobb. Det er mye bedre enn at staten må dekke kostnader til permitteringer, da den ansatte blir gående ledig og bedriften får en tyngre vei å gå for å komme i gang igjen.

Et annet målrettet tiltak vil være utstedelse av «reskontrolån».

Med det mener jeg at bedrifter kan gi sine kunder et enkelt lånebrev der de får utsettelse på betaling av varer og tjenester. Jeg tror Spetalen tar feil når han sier at bedriftene i Norge ikke har likviditet. I ØkonomiBistand har vi kontakt med over 5.000 kunder og vår erfaring er at mange bedrifter har grei likviditet. I tillegg prioriterer svært mange bedriftseiere å bygge egenkapital fremfor å ta ut utbytte. Dersom alle disse bedriftene ville være tilnærmet sikret å få betalt for sine varer og tjenester, så er jeg rimelig sikker på at de fleste vil kunne akseptere utsettelse på betaling i både 3 og 10 måneder. Skal et slikt lånebrev ha noen hensikt må følgende være oppfylt:

  1. Myndighetene må ta jobben med å få samtlige kredittinstitusjoner til å akseptere at dette lånebrevet har første prioritet fremfor alle annen gjeld i selskapet (ikke skatt for ansatte). Om nødvendig må myndighetene «fikse» en haste-lov som sikrer det.
  2. Myndigheten lager en standard avtalemal på maks én side der det kun skal fylles ut reskontrogjeld og underskrift. Myndighetene bestemmer når tilbakebetalingstiden starter, det vil si, når de erklærer pandemi-perioden for over. Tilbakebetaling av disse lånebrevene skal ha første prioritet.
  3. Myndighetene setter maks rentesats på dette lånebrevet til eks. NIBOR + 2% poeng. Bedriftene kan nå ta skyhøy rente på vanlig reskontrogjeld
  4. Bedriftene løper selvsagt en risiko for at de taper tilgodehavende dersom kunden går konkurs, men det tror jeg er en sjanse de fleste vil ta dersom de kan holde bedriften i gang i disse tider.

Min konklusjon er altså følgende:

  • Benytt muligheten for omstilling, varebygging, digitalisering og kunnskapsbygging
  • Få på plass virkemidler som bidrar til at de ansatte blir i bedriften, og at bedriften vil selge varer og tjenester i denne perioden.

Er dere enig i mine tanker så foreslår jeg at dere deler innlegget, for blir det delt mange nok ganger, er mitt håp om at det havner på Erna sitt bord. Erfaringer i dag er at det da er kort vei frem til beslutninger.

Nils Ole Fladhus, konsernsjef

Hvordan påvirker tiltakene ditt økonomi- og lønnsystem

Corona: Nye regler for permittering, sykepenger og omsorgspenger

Oppdatert informasjon finner du i denne linken her.
NB! Informasjon fra Visma: Etter at lovene / forskriftene er vedtatt skal de tolkes og vurderes opp mot alle mulige forskjellige tilfeller som berøres. Vi jobber for fullt for å kunne gi våre kunder riktig informasjon basert på de lovendringene som vil komme fortløpende. Vi kommer ikke til å publisere artikler basert på spekulasjoner. Gjennom media har vi alle de siste dagene fått med oss alle forslag til lovendringer etc. Noen medier uttrykker seg på en måte som gjør at vi kan tro at endringene allerede har trådt i kraft.
Pr i dag, mandag 23. mars kl 08.00 vet vi at noen av vedtakene formelt er vedtatt.
Vi er imidlertid fortsatt usikre på hvordan alt vil påvirke Visma Lønn.

Er du arbeidsgiver og har arbeidstakere med koronarelatert sykdom?

Mange har stilt spørsmål om lønnsprogrammene, og mottaket hos NAV kommer til å bli tilpasset en arbeidsgiverperiode på 3 dager.
Fredag 27.03.20 ble denne artikkelen kunngjort på NAV sine sider.

Er du arbeidsgiver og usikker på hvordan du skal forholde deg til regjeringens krisepakke som gir deg redusert arbeidsgiveravgift ?

Det er nå vedtatt at dette skal gjelde for 3. termin 2020 (mai/juni)
Foreløpig skal du ikke gjøre noen endringer i ditt lønnsprogram eller ved innsending av A-meldingen.
Du kan holde deg oppdatert på denne artikkelen hos skatteetaten.

Informasjon til våre kunder

Hva gjelder åpningstider er alt som det var før de strenge tiltakene kom. Dette gjelder både i Visma og oss i ØkonomiBistand. Dersom noe skulle endre seg så vil vi oppdatere deg. 

 

Myndighetene kommer stadig med tiltak som skal hjelpe næringslivet. Vi har merket pågang på Support da tiltakene naturligvis påvirker økonomi- og lønnsystemet du bruker. Vi skal selvfølgelig bistå dere, og i mellomtiden har vi opprettet en side hvor vi kommer til å samle opp informasjon rundt endringene på denne siden her.

 

På vår FAQ (webbaserte spørsmål/svar tjeneste) vil dere finne svar på mange spørsmål. Her legger vi også ut Corona-relaterte spørsmål med svar og løsning. Her vil dere kunne få raske og dokumenterte svar på mange spørsmål og denne er tilgjengelig 24/7.

Normalt er det slik at alle med Bistandsavtale vil ha tilgang til alle de over 1.000 sakene som ligger i FAQ, mens øvrige kunder kun har tilgang til et svært begrenset antall saker. I dagens corona-situasjon vil vi åpne hele FAQ-basen for alle våre kunder. Det vil kunne spare noen kostnader og lette tilgangen på hjelp utenfor normal arbeidstid. Når vi kommer tilbake til mer normale tilstander vil FAQ på nytt bli forbeholdt kunder med Bistandsavtale.

Slik bruker du vår FAQ:

  • Trykk her
  • Velg knappen for “Spørsmål og svar
  • Skriv ord du vil søke på – f.eks «corona»
  • Eventuelt kan du klikke deg inn på de forskjellige mappene å se alle artikler om et tema/produkt.
  • Ønsker du å se egne supportsaker må du logge inn.
  • Ta kontakt på support@okonomibistand.no hvis du trenger hjelp til pålogging.


Nyttige lenker til våre kunder

Nedetid og oppgraderinger 

På utvikling går det videre i full fart. Vi har nå satt opp statusside for våre skytjenester hvor vi skal legge ut informasjon om planlagt / uplanlagt nedetid og informasjon om oppgraderinger. Det er mulig å abonnere på siden om man ønsker å holde seg oppdatert.

Siden finner man på http://status.okonomibistand.net

Eller etter hvert i Hjem-menyen i portalen: portal.okonomibistand.net

 

Husk, det kommer en tid etter dette, og vi gleder oss til å se deg igjen, ansikt til ansikt. Inntil da, la oss stå sammen i dugnaden.

7 tegn på at det er på tide med et nytt ERP-system

Et ERP-system er mange ganger en betydelig investering. Ikke bare er det evigvarende lisens- eller abonnementskostnader, men bedriften må betale for implementeringskostnader, inkludert tilpasninger og opplæring, og løpende kostnader som kundesupport, IT-stab og vedlikehold. Det er ikke så rart at beslutningen om å erstatte en bedrifts ERP-system sitter langt inne for mange.

Som all teknologi, kan ERP-systemene bli utdaterte og ende opp med å hindre i stedet for å hjelpe bedriften med å nå sine mål.

 

Her er syv måter som forteller om ERP-systemet ditt er utdatert.

  1. Det er ikke skybasert

En undersøkelse utført av Aberdeen Group viser at dette er noen av de viktigste årsakene til at selskaper velger en skybasert ERP-løsning:

  • Standardisering
  • Samarbeidsbehov på flere steder
  • Utfordringer med å rekruttere IT-ansatte
  • Utdatert teknologi infrastruktur som begrenser organisasjonen

Undersøkelsen bemerket også at ERP-brukerne hadde en forventning til at flytting til skyen ville gi dem tilgang til en “alltid oppdatert økonomi” med løpende oppdateringer og teknisk support.

 

  1. Det er ikke mobilt

Har du noen gang opplevd at noen sa til deg: “Jada, jeg kan gi deg informasjonen du trenger, men du må vente til jeg er tilbake på kontoret.” Utdaterte ERP-systemer kan forhindre mobilitet, fleksibilitet og effektivitet.

 

  1. Det mangler funksjoner som nå er industristandard

Tekniske selskaper kommer ut med utallige nye ERP-baserte løsninger hvert år. Hvis ditt ERP-system ikke støtter dagens industristandard, for eksempel integrert analyse, kan konkurrentene dine ha fordeler du ikke har.

 

  1. Leverandørstøtte er utgått

Når det gjelder svært utdaterte ERP-systemer, vil ERP-leverandøren til slutt bestemme at det er for dyrt å vedlikeholde og samtidig tilby teknisk support for et færre antall brukere. Samtidig kan ERP-leverandøren fortsette å tilby støtte for et utdatert ERP-system, men øke kostnaden for støtte og support.

 

  1. Det kan ikke integrere ny teknologi

Integrasjon – eller evnen til å integrere fremtidig teknologi – er en sentral vurdering i valg av et 920xERP-system. Integrering betyr at forskjellige systemer skal kunne snakke med hverandre, og data skal enkelt kunne overføres mellom systemene. Uten dette kan det hende at data må kontrolleres manuelt før du overfører de til ERP-systemet ditt, noe som fører til en ineffektiv arbeidsflyt.

 

  1. Det genererer manuelt arbeid

Utdaterte ERP-systemer har en tendens til å kreve mer manuell input jo eldre de blir. Manuelt arbeid er også frustrerende og demotiverende for ansatte som heller vil bruke tiden sin på verdiskapende prosjekter.

 

  1. Det kan ikke følge med lovendringer

Utdaterte ERP-systemer vil mange ganger ikke være i stand til å gi den støtten som er nødvendig for å overholde nye forskrifter. Eksempler på dette er innføring av GDPR i 2018, og SAF-T rapportering nå i 2020.

Skybaserte systemer gjør oss mer miljøvennlig.

Hei Renate! Kan du fortelle meg litt om hvem du er og hva dere driver med?

– Helt klart! Jeg heter Renate Ellingsen og har jobbet hos Fjell og Fjord Konferanser i 19 år, det siste året som Daglig leder. Det hele startet i 1994 som et familieeid selskap, og i dag er vi 12 ansatte. Vi er et av Norges største kongress og Eventbyrå, som bistår bedrifter og organisasjoner med små og store arrangementer, både her hjemme og i utlandet.

Så spennende! Mange av deres referansekunder fremhever effektivitet på det dere leverer. Er dere like effektive på «bakrommet»?

– Før vi gikk over til Visma.net ERP hadde vi et serverbasert system, noe som genererte en enorm mengde papir i permer hvert år. Det var også veldig tidkrevende og vanskelig å være à jour med bokføringen til enhver tid.

 

– Et stort pluss er at regnskapet ikke generer så mye papir hos oss lenger. Det er positivt både for miljøet og økonomien!

 

Det hørtes lite effektivt ut! Hva vil du si var «sinken» og godt å bli kvitt?

– Manuell bilagsføring er det som tok desidert størst tid før vi valgte å gå over til et skybasert system. Dette ble ofte nedprioritert i hektiske perioder, og når man først tok tak var det mye som skulle registreres, og det tok mye tid. Det samme med lønnskjøring, bilagsføring og ikke minst utbetalingen manuelt i nettbank tok ganske mye ekstra tid.

 Det høres ut som dere har fått frigjort mye og ikke minst, viktig tid! Hvordan startet prosessen med å bytte over til Visma.net ERP og Payroll?

– Ønsket om å følge mer med i tiden, samt å effektivisere en hektisk hverdag var hovedmotivasjonen.
Samtidig var det dette med å eliminere bilag i permer og redusere papirforbruket vårt – dette også som en del i at vi ble sertifiserte som Miljøfyrtårn i 2019.

Det er jo rått, og noe å være stolte av! Avfallsreduksjon er det viktigste vi kan gjøre for å bekjempe miljøproblemene knyttet til avfall – å redusere papirforbruket er et godt eksempel på dette. Hvordan var beslutningsprosessen, tok den lang tid?

– Jeg har lenge tenkt tanken på å endre systemet, over noen år faktisk. Da jeg skulle inn i stillingen som daglig leder var det bare å sette i gang – jeg trengte å effektivisere arbeidsdagen der jeg kunne. Selve beslutningsprosessen derfra tok ikke veldig lang tid.

 

– Både Visma.net ERP og Payroll har frigitt enorme mengder tid for oss – og jeg er stort sett alltid à jour med all bokføring.

 

Vi skjønner deg veldig godt! Vurderte du andre systemer i tankeprosessen din?

– Vi hadde Visma Global tidligere og var jo fornøyd med det. Jeg tenkte også at prosessen med å flytte over all informasjon ville gå lettere. Jeg tittet på andre løsninger for å sammenligne, men valget falt enkelt på Visma. I tillegg har vi vært kunde hos ØkonomiBistand lenge, og så ingen grunn til å bytte da vi alltid har vært godt fornøyd. God oppfølging, høyt kunnskapsnivå og god service.

Vi blir stolte av å høre slike tilbakemeldinger – tusen takk! Hvordan vil du si leveranseprosessen av systemene har vært?

– Dette har virkelig gått smertefritt, vi har fått veldig god service og oppfølging hele veien. Noen småting i «flytteprosessen» har jo dukket opp, men det har blitt løst på en veldig fin måte. Alle jeg har vært i kontakt med i forbindelse med implementering av både Visma.net ERP og Payroll, har vært utrolig hyggelige og service minded.

 

– Ikke minst er det positivt at de ansatte får lønnslippen direkte i appen, spesielt med tanke på GDPR.

 

Så bra! Jeg skal jammen sørge for at de involverte får høre dette. Helt til slutt, er det noe du har lyst å si som kanskje kan hjelpe andre som er innom tanken om å bytte til skybaserte systemer?

– Det var en skummel tanke å skulle gå fra noe trygt til noe mer «ukjent» når det gjaldt noe så viktig som bedriftens regnskap. Men, jeg har blitt loset trygt frem og er i dag utrolig fornøyd med valget vi tok. Både Visma.net ERP og Payroll har frigitt enorme mengder tid for oss – og jeg er stort sett alltid à jour med all bokføring. Ikke minst er det positivt at de ansatte får lønnslippen direkte i appen, spesielt med tanke på GDPR. Et stort pluss er at regnskapet ikke generer så mye papir hos oss lenger. Det er positivt både for miljøet og økonomien!

Vi er helt enig! Tusen takk for at du tok deg tid til å fortelle om deres reise til skyen, vi håper dette vil hjelpe andre som er innom tanken om et skifte. Vi setter stor pris på din tilbakemelding!

Hva betyr det egentlig å bli Årets leveransepartner?

Visma introduserte denne prisen for 4 år siden, og mente at det var den viktigste tittelen. Den binder sammen selgere og konsulenter på en unik måte, hvor kommunikasjon og samarbeid fra innsalg til levering, er viktige elementer. Men det er én verdifull faktor til; våre kunder. Nettopp fordi det ikke er vi som bestemmer at det vi leverer er kvalitet. Vi har det som mål og prioritet, men det er til slutt opp til våre kunder å gi oss kvalitetsstempelet. Det er dette som gjør at denne prisen har en stor betydning for oss.

En god leveranse gir kunden trygghet, rask og effektiv igangkjøring. Vi har tro på at hele leveransen gir grunnlaget for en fornøyd kunde, og ikke minst et langsiktig samarbeid. Vi har tro på at det vi gjør for, og sammen med våre kunder, er riktig. Kundene fremhever serviceinnstilling, tilgjengelighet og leveranse som vår styrke. Det er denne ingrediensen som har ført til at Visma sine kunder har stemt oss frem som den soleklare leveransepartneren i 2019, 2018 og 2016. Det gjør oss stolte og motiverte!

Så tusen takk til våre felles kunder for at dere valgte oss i år, igjen. #Bettertogether

Skybasert ERP i 2020?

Vi ser at 2020 med høy sannsynlighet blir det året vi leverer flest skyløsninger. Med dette mener vi alt innen ERP: fra regnskap til timesystem og lønn, og til remitteringstjenester.

Passer ikke ERP-løsningen din deg og din bedrift? Må den gamle serveren byttes?
Vi hjelper deg med noen punkter du bør ha i bakhodet når du begynner å se deg rundt etter alternativer.

 

Feil i avgiftskodetabellen i Visma Business

I versjon 1.1 av SAF-T Regnskap filformatet endret Skattedirektoratet mva-kode 23 til 20.
Dette medfører feil i SAF-T mva-kodene på alle firma som er opprettet på:

• Tidligere versjoner enn 13.10 av Visma Business Regnskapsbyrå
• Alle tilgjengelige versjoner av Visma Business Design

 

For å korrigere dette må tabellen Avgiftskode endres:

På de linjer der det står «SAF-T avgiftskode» = 23 skal det i stedet settes «SAF-T avgiftskode» = 20. Avgiftskode 23 benyttes ikke lenger i SAF-T-formatet.

Denne rettingen må gjøres i hver enkelt bedrift i Visma Business.

Om du har spørsmål vedrørende endringen så ta kontakt med vårt Bistandssenter.

 

 

Ønsker du å unngå manuell oppfølging av SAF-T i Visma Business?

Vi tilbyr helautomatisk SAF-T-oppdatering og -vedlikehold.
Dette betyr at du ikke trenger inn på hver eneste bedrift i Visma Business for å gjøre SAF-T-tilpasninger manuelt.

Løsningen passer både for en enkelt gjennomgang av oppsettet i Visma Business og som en løsning som kontinuerlig står og overvåker alle bedrifter i Visma Business.

Klikk her for å lese mer om løsningen
Klikk her for å bli kontaktet om løsningen

Har Norge kommet langt på den digitale reisen?

I 2017 kom Norge best ut av undersøkelsen, samme undersøkelse i fjor viste at Norge hadde økt med kun én prosent. Nederland lå i front, Sverige på andre plass, og Danmark skjøt fart med en økning på 8%. Dette var absolutt ikke noe å skryte av for oss i ett av verdens lykkeligste land, og minuttene før lansering av årets Digital Index, var nervepirrende.

Har det skjedd noe i Norge siden 2018?

Ja, årets Digitale Index viser at Norge har hatt 7% økning siden sist Visma tok temperaturen. Visma Digital Index viser en digitaliseringsgrad i norkse bedrifter på 54%, men er det bra nok? Vi blir stadig eksponert for teknologiske endringer, og vi er blitt vant til det. Endringene får høyere og høyere tempo, og vi må henge med. Heidi Austlid fra IKT-Norge sier under debatten at Norge er digitalt modne, vi har infrastrukturen og det som skal til for å begynne reisen.

Er 54% nok?

Tallet viser at vi er på riktig vei, men hva er det som hindrer oss i å «sette strøm på papiret»? I digitaliseringsdebatten gikk diskusjonen mye på mennesker, kompetansen og samarbeid. For å skape innovasjon må myndighetene legge til rette for kompetansekapital, virksomheter må investere i de ansattes digitale kompetanse – vi må bane vei for fremtidens kodeknekkere. Vi vet at den teknologiske utviklingen har endret konkurransebildet, dette har vi sett på både banknæringen og detaljhandelen. Makten ligger hos forbrukerne og ikke lenger hos virksomheter. Å anvende god teknologi som et verktøy, forstå kundene sine samt være i forkant, er viktige steg for å være attraktiv i markedet i dag.

Hva er dette digitaliseringsmaset?

Prioritering var høyest på listen over hvorfor vi ikke digitaliserer bedriften, etterfulgt av kostnader. Er prioriteringer en hindring for å ikke digitalisere bedriften? Prioriteringer burde være enkelt å gjøre noe med, det ligger i ordet, kostnader er noe annet. Men det er viktig å tenke på hele bildet – hvor mye kan vi spare i det lange løp og hva koster det oss egentlig?

Vi snakker ofte om faktura på papir eller e-post, vi snakker om hvordan vi sender purringer og hvordan vi håndterer inkasso. Hvordan registrerer vi reiseregninger og utlegg, og hvordan blir disse håndtert når de kommer fram? Registrerer du timer, fravær og ferie digitalt, eller ser du på Excel og e-post som digitalt nok? Målet er å gjennomføre alt det ovennevnte, så sikkert og så effektivt som mulig. Og heldigvis, så lever vi i et land hvor det er fullt mulig og lett tilgjengelig.

Du kan laste ned Visma Digital Index 2019 her.

Vi hjelper deg gjennom det

Vi har gode rådgivere som ønsker å hjelpe deg med spørsmål du måtte ha rundt løsningene vi leverer. I et kaos av “endringsprosesser” ønsker vi å bistå deg med å sortere kaoset sammen med deg. Legg igjen kontaktinformasjon i skjemaet under, så tar vi en uforpliktet prat sammen!

Kjenner du deg igjen?

Det er sikkert mange som kan kjenne seg igjen i nervene som kommer når det nærmere seg den store “oppgraderingsdagen”. ERP-løsningen skal oppdateres til nyeste versjon, og det er ikke alltid det går smertefritt. For noen betyr dette ekstra kostnader rundt konsulting, nedetid og kanskje går det utover kundene dine som må vente på svar. Utfordringene kan være mange, og for de fleste virksomheter, er tid og penger noe vi verner om.

Det er selvfølgelig ikke alltid slik, og kanskje var dette satt på spissen?

Flere og flere bedrifter blir eksponert for ord som skybasert, nettbasert, sky og cloud i dag. Det gjør dere mer effektiv, sies det, og det koster mindre. Hva er det egentlig som ligger bak alle disse ordene og påstandene i bedriftsverden?

Vi kaller det for et nettbasert system, og la oss forklare det på en enkel måte.

Nettbaserte systemer er tilgjengelig via nettleseren din. Istedenfor å være avhengig av god IT-kompetanse eller å sette bort driften til et ASP-senter, så skjer oppdateringer og oppgraderinger automatisk, uten at det koster deg noe ekstra. Du betaler kun for den månedlige avgiften det koster for å benytte deg av programvaren. Et nettbasert system driftes i serverparker i skyen, med sikkerhet som ett av de viktigste punktene på listen.

It-sikkerhet er forretningskritisk og komplekst, og kravene til håndtering av data er lik uansett hvor du har plassert systemet du bruker. Nettbaserte system sikrer at bedriften holder seg til gjeldende regler for datasikkerhet ved å alltid være oppdatert. Det du må tenke på, er at du har valgt en pålitelig leverandør, som du vet har ordentlige rutiner rundt bedriftssikkerhet og backup.

Det krever både tid og innsats å bytte ERP system, og på veien dit kan du møte på noen overraskelser.

Overraskelser ved å bytte, spør du? Ja, i den grad at du ser at mange av prosessene dere har i dag kan forenkles, dere kan jobbe mer effektivt som resulterer i økt lønnsomhet. Det var ganske enkelt sagt. Men om du tenker på å bytte ERP-system, så må du og dine ansatte vite at endringsvillighet er nøkkelordet for å lykkes med et nettbasert system. Nå skal alle prosessene snakke sammen og alt skal under én sky.

Noen er klar for det, og de fleste har tenkt tanken. Å bytte ERP-løsning er et  stort prosjekt, og vår kompetanse skal ikke bare betrygge deg, men også gjøre deg bedre.
Ta deg en uforpliktet prat med oss for å høre om Visma.net ERP kan være noe for dere. Kontaktskjema finner du under.

Community Live – perfekt for deg som bruker Visma systemer

Fra mandag 21. oktober til fredag 25. oktober vil forskjellige produktledere og konsulenter ta deg gjennom systemet du bruker. Her spiller det ingen rolle om du bruker mange forskjellige Visma-løsninger, eller om du bare bruker ett. Det er satt opp forskjellige økter hver dag, så her er det bare å melde seg på hva som passer deg best.

Dette er også en perfekt arena dersom du er nysgjerrig på et system; du vil få et innblikk i hva det er, hva det brukes til og hvordan systemet kan bistå deg i en mer effektiv arbeidshverdag.

I år har Visma Software også tilrettelagt for regnskapsbyråer med helt egne sesjoner.

For full oversikt over de forskjellige webinarene som skal holdes denne uken, samt påmelding, trykk her.

Ny versjon av Visma Global og Dokumentsenter

Utgifter i Expense betalt i Autopay

For norsk versjon av Visma Global er det nå mulig å få laget bunter automatisk, for utgifter i Expense som er utbetalt via Autopay. Dette gjelder når det i Expense er satt opp med Arbeidsflyt «Betaling i Autopay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem».

 

Sparebank 1 factoring format

Nytt factoring format med kunde-fil i tillegg til faktura-fil: Sparebank 1 factoring. Forutsetning for å kunne bruke denne er at kundenummer samt fakturanummer er maks 6 siffer.

 

Endring av antall etter at ordren er plukket/pakket

Til versjon 13.10 så ble det lagt inn en validering av antall som var plukket/pakket i forhold til det antall som var i ordre/fakturagrunnlag. Konsekvensen av det var at man i ettertid ikke fikk redusert antallet på ordren i forhold til hva som var plukket/pakket. Det er nå lagt inn ett nytt parameter i
«Verktøy>Firmainnstillinger>Logistikk>Validering av antall plukket/pakket».
Slik at de som ønsker å endre antallet får mulighet til det.

 

Opprette kunde i ERP POS

Det er nå mulig å opprette en ny kunde i ERP POS som overføres til Visma Global.

 

Endring av firmanavn/visningsnavn i Global

Det er nå lagt inn mulighet til å endre firmanavn/visningsnavn i Global. Når man endrer til nytt firmanavn under Grunndata>Firmaopplysninger så vil dette bli det nye navnet som vises når man logger seg på Global.

 

Skjerminnstillinger

Når man kjører med høy oppløsning øker tekststørrelsen ofte til 150-200%, som et resultat av det blir tekststørrelsen i de fleste skjermbildene i Visma Global for store i forhold til dimensjon på selve skjermbildet. Dette fører til at teksten blir delvis usynlig. For å unngå denne situasjonen kan brukerne endre kompabilitetsinnstillinger for Global klienten, og deaktivere DPI-innstillinger. For å gjøre dette, stopp Global klienten og høyreklikk på Global ikonet, velg «Egenskaper» og fanen «kompabilitet». Velg deretter å «Endre høy DPI innstillinger». Sjekk av for «overskriv høy DPI skallering» og velg «system fra dropdown listen. Klikk deretter OK.

Utover dette er det en rekke andre nyheter, forbedringer og feilrettinger.
Det anbefales å lese Versjonsbrevet som ligger på Visma Community.

SAF-T innføres fra 1.1.2020 og du kan bli med oss på kurs

Myndighetene har tidligere forsøkt å innføre SAF-T-rapportering i Norge, men fra og med årsskiftet er det ingen bønn. Nå kommer SAF-T. For alle som til daglig jobber med regnskap vil dette først og fremst merkes gjennom skjerpede krav i forbindelse med mva og avgiftskoder. Det er også et grunnoppsett som må gjennomgås.

Vi ønsker at flest mulig av våre kunder skal delta på kurs så vi kommer til å sette en lav pris på kurset. Kurset vil gi godkjenningstimer for regnskapsførere.

Trykk her for å se kursoversikt

 

ØkonomiBistand overtar Amesto sin byråsatsning

ØkonomiBistand (ØB) har jobbet med regnskapsbransjen siden etableringen av selskapet vårt i 1990, og vi har mer enn 300 regnskapsbyrå som kunder. Vi har et eget ØB Byråteam som er dedikerte til kun å jobbe med nettopp din bransje. ØkonomiBistand har flere ganger blitt kåret til Årets Leveransepartner hos Visma Software, nå senest i 2018.

For oss i ØkonomiBistand er support til våre kunder noe av det aller viktigste vi jobber med. Vi ser at kunder som benytter seg mye av vår support, er de som er mest fornøyd med selve økonomisystemet vi har levert. Dette henger nok sammen med at i stedet for å bruke tid på å finne ut av ting på egenhånd, så får de raskt hjelp fra vårt Bistandssenter. Vårt Bistandssenter er bemannet med personer som kun arbeider med supportsaker. I perioder av året med ekstra stor pågang setter vi i tillegg inn ekstra konsulenter på support, ring oss på telefon 900 47 777 eller send oss en mail:

Visma Business: vb.support@okonomibistand.no
Visma Global: vg.support@okonomibistand.no
Visma Lønn og Huldt & Lillevik Lønn: lonn.support@okonomibistand.no

Vi ønsker våre nye kunder velkomne!

Hva med Visma Business på web og mobil? Vi gir deg VBONLINE®!

VBONLINE® lar deg håndtere tilbud, ordre, timer, utgående og inngående faktura (frem til “proff-brukeren” kontrollerer og oppdaterer (regnskapsavdeling eller kontor). Løsningen har også inkluderte grafiske visninger, drill-down til bilag og litt tilleggs-funksjonalitet som ikke finnes i Visma Business i dag. Løsningen har støtte for MultiKlient (som vil si at du når flere selskap/firma i samme løsning).

Visma Business på web og mobilDet finnes mange løsninger som er integrert med Visma Business, men felles for disse løsningene er at de fungerer på sin egen måte og i stor grad mellomlagrer data slik at det kan oppstå synkroniseringsproblemer. VBONLINE® derimot benytter Visma Business kildekode og dataene lagres kun ett sted; i Visma Business-databasen.

VBONLINE® er ikke ment for å erstatte Visma Business for regnskapsførere, da ekspertbrukere trenger Visma Business med all sin funksjonalitet. Men for ansatte som trenger Visma Business av og til er VBONLINE® et perfekt valg. Alle oppgaver kan utføres på mobil, nettbrett, pc eller Mac. Modulene kan kombineres med hverandre innenfor samme pålogging slik at brukerbehovet til den enkelte kunde av byrået dekkes. Den samlede kundeomsetningen via VBONLINE kommer i 2019 til å nærme seg 10 milliarder kroner.

InHouse Group skal ut i skyen

Etter gjennomført forprosjekt signerte i dag Brennmoen kontrakt på leveranse av Visma.net ERP for sitt svenske selskap. Løsningen består bl.a. av Visma.net Financials og Logistics, og bizClick logistics som er et WMS (Warehouse Management System) levert av vår gode samarbeidspartner IntegrasjonsPartner.

Daglig leder Øyvind Løkken sier det har vært en god prosess og samarbeid med Inhouse Group i tilbud -og forprosjekt fasen. Alle ser frem til veien videre i prosjektet. Det er en motivert gjeng fra Inhouse Group, ØkonomiBistand i Norge/Sverige (EA System) og IntegrasjonsPartner som nå tar fatt på oppgaven med å implementere løsningen.

Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!

Er du klar for skyen? Det er noen ting du bør tenke på

Alle disse endringene og mulighetene gjør at det stilles krav til omstilling hos ledere og ansatte og at man gjør de riktige vurderingene før man tar beslutningen om å ta steget ut i den skybaserte «Cloud» verdenen. Så hvilke vurderinger må man gjøre? I første omgang er det viktig å kartlegge og forstå sine egne prosesser med dagens struktur, og hvilke forretningskritiske momenter som må videreføres til en ny løsning. Med videreføring mener vi ikke en direkte kopi av slik man gjør det i dag, men å løse de samme problemstillingene man har på en forbedret måte. For hvis ikke arbeidsprosessene forbedres hva er poenget med å bytte?

Hva kreves?

For å få til en vellykket implementering krever dette at man tenker annerledes, og at man er åpne for det nye. Istedenfor å se alle utfordringene ved en overgang til skyen, se heller på mulighetene en slik løsning kan bidra til når det kommer til vekst i din bedrift. Fokuserer man på dette gjennom hele prosessen, vil tankegangen om å “fortsette slik man har gjort” erstattes med en mer fremtidsrettet tankegang.

Skybaserte produkter er bygget for et webgrensesnitt som gjør at løsningene vi benytter oss av er mer og mer standardisert. For oss betyr det at vi gjør færre tilpasninger i forretningssystemet til den enkelte kunde, ettersom mange av disse prosessene er standard-prosesser. Vi vet samtidig at ingen bedrift er lik, og at man derfor kan ha behov for noen spesialtilpasninger for å fungere optimalt. Det er her integrasjoner kommer på banen. Flere av våre spesialtilpasninger som nå gjøres, blir gjort ved å integrere kjernesystemet opp mot bransjesystemer eller fagsystemer. Ved å integrere vil man i større grad stå fritt i valget om hvordan man ønsker at sin plattform skal se ut og fungere. Med dagens muligheter når det kommer til integrasjoner, vil flere løsninger fra forskjellige leverandører kunne snakke sammen helt sømløst. Informasjonen flyter således fritt mellom systemene og man har full kontroll på alle sine data.

Oppsummert handler det om forståelse for hva man gjør i dag, og ikke hvordan man gjør det i dag. Det handler om å sette seg inn i egne prosesser og ha et mål for hva man ønsker å oppnå. La oss hjelpe deg på veien, sammen med deg finner vi riktig løsning og riktig prosess for din bedrift. Kontakt oss nedenfor om du vurderer å ta steget ut i skyen.

ØB Portalen er vår portalløsning for dine integrasjoner

Økonomibistand har valgt Microsoft Azure som drifts-plattform for vår avanserte integrasjonsløsning – «ØB Portal». For å utnytte skybaserte systemer optimalt er man nødt til å automatisere mere enn det man har gjort tidligere. Ved å utnytte mulighetene som ligger i å ha en tett integrasjon mellom sine løsninger vil man også kunne oppnå en høyere detaljeringsgrad av dataene. Dette er spesielt nyttig når man skal utarbeide detaljerte rapporter med drilldown.

Visma påpeker at for å være konkurransedyktige må man klare å legge bort manuelle rutiner og heller automatisere via integrasjoner med tredjeparts-systemer. Her gjelder det å sy sammen systemer som for eksempel nettbutikkløsninger og fagsystemer. Statistikkene fra Visma viser også dette tydelig. Automatiske transaksjoner fra integrasjoner er nå over dobbelt så stor som transaksjoner generert av brukere og antallet automatiske transaksjoner fortsetter å stige kraftig. Økonomibistand har derfor bygget et rammeverk som gir oss muligheten til å implementere integrasjoner og spesialløsninger i den skybaserte verden på en fleksibel måte.

Vi har basert oss på den nyeste teknologien og følger “sikkerhetsregimet” fra Visma. Samtidig ivaretar vi eksisterende integrasjoner som brukes mot dagens Visma systemer På denne måten kan vi kombinere den nyeste teknologien med tradisjonelle løsninger slik at ikke alt trenger å endres samtidig ved overgang til en skyløsning. Eksempler på denne typen integrasjoner som bi har levert er PortWin (løsning for havnedrift), PC Kasse, BringUt (vareabonnement/leveringer) eller View Software (service/driftsløsning) – og vi utvider stadig med nye formater.

ØB Portalen har i tillegg fullverdig støtte for EDI integrasjoner med logging fra bestilling til elektronisk fakturering eller eventuelt fakturamottak. Samtidig tester og integrerer vi den siste lanserte teknologien – nemlig webhooks som blant annet gir mulighet til å integrere spesial-funksjonalitet direkte i Visma.net ERP og andre systemer. Besøk portalen her. 

Er det på tide med et CRM-system? 10 spørsmål du bør stille deg selv

CRM ikke kun for store bedrifter

Det er lett å tenke at CRM-systemer kun er for de største, komplekse organisasjonene med hundrevis av ansatte, kunder og leverandører. Men slik er det ikke. 50% av alle små bedrifter mislykkes innen de første 12 månedene. Et CRM-system hjelper deg å holde styr på kontaktinformasjon og aktiviteter som er relevante for selskapet ditt. CRM-systemet samler all kundedata på ett sted og legger til rette for bedre et kundeforhold. Mange har opplevd at når den beste selgeren slutter så tar han/hun med seg all kontaktinfo og dialog han/hun har hatt med kundene sine. Eller at selskapet ditt har en misfornøyd kunde som kundeservice-teamet ditt jobber hardt for å gjøre fornøyd, mens selgeren din prøver hardt å selge en oppgradert løsning til samme kunde.

Det ligger også et stort potensial i å koble sammen økonomisystemet ditt med et CRM-system. Når salg, regnskap og kundeservice jobber i hver sine «informasjons-siloer» kan det gi dårlig lønnsomhet. Ved å koble økonomisystemet og et CRM-system sammen får du et 365 graders overblikk over dine kunder.

La oss endre tankesettet for å møte fremtiden

Den teknologiske utviklingen endrer hvordan vi må jobbe med forretningsstrategi og organisasjonsprosesser. IT er ikke kun er et støtteverktøy i bedriften din – men en del av kjernen. Som bedrift må man derfor sette seg inn i hvordan man designer sin organisasjon og sine prosesser for å utnytte teknologien som er tilgjengelig i dag og som kommer i fremtiden. Teknologien er ikke sen med å endre seg, det er vi som bruker tid og som må ta den vanskelige jobben det er å endre strukturen vår og tankesettet vårt.

Visma sin undersøkelse om digital modenhet innen sentrale økonomiske- og administrative prosesser i norske bedrifter, var resultatet 47%. Dette underbygges i rapporten “State of Digital Business Report” fra Progress, som forteller at 47% av selskapene ikke har startet på den digitale overgangen enda, mens 59% tror de er for sent ute. I samme rapport sier 55% av bedriftene som ble spurt, at de mener å ha mindre enn ett år på seg før de begynner å lide økonomisk og potensielt mister markedsandeler.

Kakediagram - Digitalisering for en bedre kundeopplevelse
Kilde: SuperOffice Norge
Det er vi som er pådriverne for digitaliseringen, i alle aldersgrupper.

Vi er alltid «på» og forventer mer av hver enkelt leverandør. Med all informasjonen man blir bombardert med på daglig basis blir det enda viktige for bedrifter å ta til seg teknologien for å gi kunden en helhetlig og personifisert opplevelse. «Tinder-kulturen» gjelder dessverre for bedrifter også, man blir fort byttet ut med nestemann i rekken om man ikke kan levere det kunden ønsker – når de ønsker det. Vi undersøker mer, vi deler erfaringer, vi skifter kanaler og er mer «flyktige» om vi ikke får det vi er ute etter. I tillegg vil vi alle bli behandlet som unike, dette involverer all kommunikasjon, slik som; markedsføring, ecommerce og kundeservice. Man forventer i større grad at man blir gjenkjent, får servert relevant informasjon basert på sine preferanser og at man får levert anbefalinger som er i tråd med sin henvendelse.

Dette gjøres ved å personalisere opplevelsene kunden har med deg som leverandør. Skyløsninger lar deg enkelt koble sammen applikasjoner, databaser og analyse. Når du samler alt digitalt har du ikke bare et fullstendig overblikk av kundene dine og kundens mønstre, men du har også tilgang når som helst og hvor som helst. Overblikket lar deg lære mer om hvor du skal legge trykket, hva du skal endre og hvor du skal forbedre deg. La de digitale systemene samle og automatisere mye av det du gjør, slik at du kan fokusere på å levere en unik og personlig opplevelse ut til kunde.

Hva kreves?

Når man slår ned veggene og samler data kan man dra nytte av informasjonsflyten for å skreddersy opplevelser. Dette krever en villighet til å ta i bruk ny teknologi, endre tankesett, et godt internt samarbeid og et system som kan systematisere alle dataene. Det er her CRM kommer inn: systemet som samler kundedataene dine til kundeprofiler. Ved å knytte alle kontaktpunktene dine (kundeservice, e-post, nettsidehenvendelser, sosiale medier) inn i ett system kan du bedre skape en digital profil av kunden din. Dette lar deg analysere og kartlegge kundereisen for deretter å tilby en unik opplevelse. De selskapene som kan tilby personlig tilpasning og tilgjengelighet til kundene sine, er de selskapene som vinner i det lange løp. Kilde: SuperOffice Norge

Vi kommer nok aldri til å kjøpe inn en perm igjen…

Grytnes Entreprenør utfører de fleste oppdrag fra nybygg til renovasjon av eldre bygningsmasse og utbedring og oppføring av betongkonstruksjoner. Selskapet startet på Sunndalsøra i 1946 og har gått fra å være en byggmester til å bli en av Nordmøre og Romsdals største entreprenører. Selskapet har ekspandert mye i løpet av årene, men har allikevel  forblitt i familien. I dag er den daglige ledelsen overtatt av 3 generasjon – Tine Grytnes Laskerud. Konsernet består i dag av Grytnes Entreprenør as, Grytnes Eiendom as og Vikan Betong as. Grytnes Entreprenør har vært kunde av ØkonomiBistand siden 2011, og driver sin regnskapsavdeling med en hel suite av våre produkter: Visma Business, Visma.net Approval, Visma.net AutoInvoice, Visma Document Center, Visma Rapportering, Visma BizWeb, Huldt & Lillevik Lønn og Zdata Pay.

Monica Nygård som er økonomileder i selskapet, er spesielt fornøyd med hvordan AutoInvoice effektiviserer deres arbeids hverdag.  De har mange prosjekter i hele Møre og Romsdal og fører regnskap for flere selskaper i konsernet. De tok i bruk dokumentsenter for en stund siden, men det var først når de også kom over i et felles system med AutoInvoice, at de så den store effektivitetsgevinsten det ligger i dette. Spesielt gjelder dette mot de større statlige og  kommunale kundene.

Monica Grytnes, Økonomileder i Grytnes EntreprenørMonica forteller; “Før Approval og dokumentsenter sendte vi også innkomne fakturaer i papirform her ifra til prosjektsteder i blant annet Molde og Kristiansund for attestering, og vi ante ikke hva som befant seg hvor.. Nå har vi full kontroll på både inn og utgående fakturaer og alle dokumenter lett tilgjengelig på skjerm. Feiladresserte fakturaer blir fort fanget opp og alle dokumenter kommer fort dit de skal. Revisor kan også sitte på sitt eget kontor og ha tilgang til både regnskap og dokumenter. Vi har rom for forbedring når det gjelder en del manuelle bilag, men det kommer seg!”

Oslo Big Data Day

Hovedbudskapet denne dagen var hvor betydningsfull data er i dagens samfunn – et skifte fra en teknologistyrt periode over til en datastyrt periode. Den nye oljen! Maskinvare blir bedre for hver dag og de store datasentrene bidrar til å trekke teknologien videre. Samtidig ser man også en motbevegelse, ønsket om å gå bort fra sentraliserte datasentre til såkalte Microdatasenter; dette kalles Edge-Computing. De brukes spesielt når store mengder av data skal prosesseres i sanntid, der linjekapasitet og forsinkelser er en strek i regningen. Rettslige rammer kan også stå i veien for datatransport til alle verdens hjørner, men uansett står Cloud-tankegangen høyt i kurs. Edge-sentre vil også basere seg på Cloud fremover og med det vil Cloud-løsninger overta alt på sikt – dette er i tråd med ØkonomiBistand sin Cloud-satsning.

Datamengden øker eksponentielt for hver dag som går og raskere enn vi mennesker klarer å håndtere. Det vil si at det trengs mer og mer AI-/ og ML-baserte løsninger for å kunne håndtere disse datamengdene. Datakvalitet er og blir avgjørende i tillegg til kvalitetssikring av data – hvilke kilder er troverdig og hvilke er ikke? Mengden data vil eksplodere med IoT-tankegangen (Internet of Things) hvor alt kan kommunisere med hverandre, fra enkel-sensorer, kameraer til betalingsløsninger osv. Er to enheter «godkjent» for hverandre vil det ikke lenger være nødvendig med manuelle betalingsrutiner. La oss for eksempel si at elbilen og elbilladeren finner hverandre, og at det da går strøm den ene veien og betaling den andre veien – alt basert på mikrotransaksjoner. Denne tanken kan utvides til flere områder – dagligvarebutikken, caféen rundt hjørnet eller treningssenteret ditt.

På datasiden handler det om å forvandle «rocks and stones – to gems». På visualiseringssiden av data har det skjedd mye og vi ser en rask utvikling av sanntids presentasjonsverktøy. En av de mest kjente er Power-BI men det finnes også en rekke andre gode verktøy.

Når man til nå har snakket om at 10%-20% av jobbene kan bli erstattet av teknologi, ser det nå ut til at prognosene er mye mørkere fremover. Det er nevnt at opptil 70% av alle jobber som kan erstattes, vil bli erstattet av roboter, AI og datateknologi. Heldigvis finnes det områder som datamaskiner foreløpig og sannsynligvis også på sikt er og forblir fryktelig dårlige på. Datamaskiner er for eksempel elendige til å fortelle vitser, de håndterer ikke visjoner, drømmer og den medmenneskelige kommunikasjonen på lik linje med oss. Du ville nok ikke snakket med en chatbot om du hadde problemer med kjæresten eller ønsket å fortelle om dine drømmer for fremtiden. Med disse mørke prognosene, så kan man fokusere på det positive; at mange gode ressurser blir frigjort til å kunne jobbe med noe mennesker virkelig er spesialister på.

Et spennende prosjekt fra IBM er en online «debatt-maskin» som analyserer temaet og forsøker deretter å argumentere med fakta for og imot. Man har så langt har fokusert mest på svart/hvitt svar fra datamaskiner, for eksempel kan en datamaskin raskt regne ut et matte-stykke eller svare om en påstand er riktig eller feil. Denne nye AI-motoren analyserer mulige argumenter mot en gigantisk samling av data og finner de beste argumentene og debatterer deretter for og imot basert på sin analyse av de tilgjengelige argumentene, les mer om dette her.

Det er vanvittig store muligheter i ny teknologi, men det er også en viss risiko tilknyttet mengden og innsamlingen. Derfor er det viktig med gode sikkerhetsmekanismer. Datakvalitet er og blir avgjørende i tillegg til kvalitetssikring av data – hvilke kilder er troverdig og hvilke er ikke? Det alle enes om er at innsamling og bruk av data medfører et stort ansvar.

Les mer om Oslo Big Data Day

Visma All Stars – Årets Leveransepartner 2018

I løpet av dagen fikk vi nyttige tips til hvordan vi baner veien videre, vi trakk på smilebåndet av Pellegrino Riccardi sitt innslag «hvordan skape La Dolce Vita på arbeidsplassen» og fikk bryne oss på hvordan vi skal lede i digitaliseringens tid med Silvija Seres. Dagen ble avsluttet i kjent stil med Visma All Stars som er partnerkanalens prisutdeling for innsatsen gjennom året. Vi i ØkonomiBistand er veldig stolte av å ha stukket av gårde med følgende priser denne kvelden:

ÅRETS MVP (Most Valuable Player)

Vår Kai Stefan Eikrem stakk av gårde med prisen Årets MVP! Vi gratulerer Kai med en strålende innsats i 2018! Visma sin begrunnelse for denne prisen er som følgende: “De står totalt sett for en betydelig andel av salget i 2018. De har alle vist en vilje til å stå på til siste slutt og leverer ofte det lille ekstra. De er elsket av våre kunder (….og sikkert hatet litt av våre konkurrenter.) For Visma er de All-Stars”!

ÅRETS LEVERANSEPARTNER

Vi anser dette som den viktigste prisen av alle. Våre nye kunder er blitt spurt gjennom 2018 om hvor fornøyd de er med oss som leverandør. At vi her kommer ut som den Visma partneren med mest fornøyde kunder, ser vi som en stor ære. Takk til våre kunder – og takk til alle våre medarbeidere som bidrar til at det er en god opplevelse og være kunde av Økonomibistand.

Visma All Stars, ØkonomiBistand ble årets leveransepartner 2018

HEDERSPRISEN

Vår konsernsjef Nils Ole Fladhus har i 2020 vært Visma Partner i 30 år. Visma valgte i år å legge til en All Stars Kategori, Hedersprisen.

De begrunner utvelgelsen slik; “Prisen i år er spesiell den går til en varm og generøs person. Ikke bare har personen et godt feste på jorda med begge beina, men også luftige og høytflyvende visjoner som når skyene. Vedkommende er symbolet på handlingskraft og steinhard vilje, som evner å skille sak og person fra hverandre. Personen lever ut det den lærer bort, og setter alltid kunder og medarbeidere først. Personen er en viktig bidragsyter til at Visma og våre partnere har holdt sammen og utviklet hverandre med gjensidig respekt. Personen er og har vært viktig for å skape vekst for Visma og eget selskap – en gründer med positivt syn på omverden – en person som satser når andre sitter på gjerdet. Når det er sagt er det en person som selv bestemmer når han skal hoppe ned fra gjerdet. Han har nå hoppet ned fra «vent-å-se-på-om-skytjenesten-flyr-gjerdet” og gått all inn!”

Under Visma Summit 2018 gikk Nils Ole Fladhus av med hedersprisen

Integrer din Byggoffice løsning mot Visma.net

Et fremtidsrettet system har gode integrasjonsmuligheter

Markedet blir stadig mer komplekst og i fremtiden kan selskaper ha behov for endringer, videreutvikling og integrasjoner mot andre tredjepartssystemer. Dette kan være avgjørende for vekst, samt markedsposisjonen til selskapet. Uavhengig av dagens struktur er det derfor viktig å velge et ERP-system som tilrettelegger for dette.

Vår nye kunde opererer blant annet innenfor samferdsel og grunnarbeid. Dette innebærer behov for bransjesystemer, og det var derfor kritisk å velge et system som kunne integreres mot løsningene de benytter i dag. ByggOffice er et av disse systemene, og dette er en løsning innen kalkulasjon og produksjonsoppfølging.

Vår løsning skal bestå av en overføring av regnskapstransaksjoner fra Visma.net Financials via en skyggetabell til ByggOffice. På den måten kan brukeren i ByggOffice hente relevante regnskapstransaksjoner pr prosjekt. Brukeren kan dermed få direkte informasjon fra økonomisystemet ved behov, og benytte dette i forkant av en rapportering.

Unikt med vår integrasjon er muligheten for dokumentoppslag mot Visma.Net. Her vil man kunne se kostnadene i Byggoffice med en link til bildet av den inngående fakturaen. Dette fungerer for alle Byggoffice brukere uten at de behøver å ha tilgang til Visma.Net.

Integrasjonen mellom Visma.net Financials og ByggOffice bidrar til at brukeren alltid har tilgang til sanntidsdata. På den måten er man alltid oppdatert, og dette kan effektivisere både beslutnings- og planleggingsprosessen videre.

Et kjennetegn på et fremtidsrettet system er blant annet gode integrasjonsmuligheter, og Visma.net Financials imøtekommer dette. Ved å ta i bruk systemet kan man dermed utnytte teknologien i løsningen som et konkurransefortrinn.

Nytt år, nye muligheter med Visma.net Financials

Tre nye selskaper har valgt Visma.net Financials

I løpet av januar har vi implementert Visma.net Financials for tre nye selskaper. Disse har dermed valgt å starte det nye året med blanke ark, og et helt nytt ERP-system. Virksomhetene opererer i ulike bransjer, men til felles har de ønsket et sømløst system som forenkler arbeidshverdagen.

For å realisere dette målet har autoprodukter blitt aktivert. Autoprodukter er tilleggstjenester som automatiserer og effektiviserer prosesser. Videre flytter det tid og fokus fra manuelle rutiner, og kan dermed bidra til økt fokus på analyse og kontroll. Det har også blitt utviklet spesialtilpasninger som skreddersyr systemet til de ulike virksomhetene.

Alt i alt, ser vi at en god løsning skapes ved å sette realistiske mål, og slik er det også med våre nyttårsforsetter.

Av erfaring kan det være vanskelig å holde nyttårsforsetter levende. På et overordnet plan handler det derimot om å gjøre det enkelt, og slik er det også hos oss. Til syvende og sist skal det være svevende lett å gå over til Visma.net Financials.

De ansatte vet best

La ansatte registrere sine egne timer, fravær og egne ferieønsker på mobilen sin.

Unngå at ledere og mellomledere må registrere noe de ikke har kontroll på. Hver enkelt ansatt har bedre oversikt over sine egne timer og fravær. det samme gjelder utlegg. La de selv registrere sine egne utlegg og reiser. For ledere betyr det mer tid til kjerneprosessene, da man kun trenger å se oversikten og raskt kontrollere at informasjonen stemmer. Alle relevante data overføres til lønnssystemet.

Hver enkelt ansatt er registrert i Visma.net Employee. Dette er en «hub» hvor man har full kontroll på alle de ansatte, hvilken lønn de har, hva en normal arbeidsuke er, hvor lenge de har jobbet og alt av relevant informasjon om den ansatte. På bakgrunn av dette vet systemet hvordan den ansattes lønn skal bli, basert på hva de selv har registrert.

Det som gjenstår for lønnskontrolleren er å se på avvikene, og kontrollere det som er feil – godkjenn deretter lønnskjøring, og la systemet håndtere resten for deg – transaksjonene i banken, innmelding til myndighetene og de ansattes lønnslipp.

Visma.net

Trenger du litt mer kontroll og orden på lageret ditt?

Fokuset burde ligge på kjerneprosessene; “…hvor mye skal vi kjøpe inn, hvor mye burde vi selge og hvordan er lønnsomheten?” Visma.net Logistics frigjør tiden din fra tungvinte prosesser og lar deg fokusere mer på kontroll. Visma.net Logistics sin styrke ligger i at den fører deg gjennom de rutinene du skal jobbe med, slik at du til enhver tid vil ha full kontroll på opphavet til alle valg som er foretatt og dokumenterer fra A-Å. Dette vil igjen føre til at du alltid har oppdatert og korrekt informasjon som gir deg et bedre beslutningsgrunnlag. Det må også nevnes at du kan spare mye tid på å automatisere store deler av de daglige prosessene, i tillegg til å behandle ordre, fakturaer og forsendelser på en gang.

Den andre store fordelen med Visma.net Logistics er at løsningen er komplett og sømløst integrert med økonomifunksjonaliteten, med andre ord ser det ikke bare ut som løsningen er samme system – det oppfører seg også som ett system. Dette gir deg alltid full kontroll på lagerverdi, uten å måtte tenke på om hva som er flyttet eller ført. Dette gjør systemet for deg mens du fokuserer på dine prosesser.

Visma.net ERP gir deg alt du trenger for innkjøp, lager og salg – i tillegg til all økonomifunksjonalitet som en naturlig del av hele løsningen. Ved å samle alt på et sted kan du jobbe mer effektivt med kjerneprosessene. Hold orden på regnskapet og ha full kontroll på hva som beveger seg i din bedrift med en løsning som er kraftig, skalerbar, moderne og klar for alle dine logistikkutfordringer.

Nytt EDI format for Visma.net

Ingen installasjon

Formatene driftes gjennom ØB Portalen og det er ikke nødvendig med installasjon av komponenter ute hos våre kunder. Ved å drifte formatene gjennom ØB portalen, kan vi garantere en høy driftsstabilitet og en kontinuerlig videreutvikling av formatet/formatene. I dette tilfellet brukes fortsatt Autoinvoice for å formidle formatet til Peppol.

Det er også fult mulig å bruke annen formidlings-teknologi for formatene (for eksempel filoverføring eller webservices). Flere eksempler på formater som allerede er definert i ØB Portalen er; OpenTrans, SimpleXML og Visma XML. Simple XML formatet er endelig godkjent fra GE Healthcare som tar imot sine fakturaer fra Visma på denne måten. I det caset var fokuset vårt en tett kobling mot bestillingene og strenge krav fra kunden i forhold til merking av fakturaene. Også disse fakturaene blir prosessert via ØB Portalen, selv om de er generert fra Visma Business.

ØB Portalen har også fått en ny og forbedret parameterstyring. Her kan vi sette opp individuelle parameter for hver enkel applikasjon og applikasjonsmodul. I praksis vil da parametersett for hver Integrasjonsformat / Webapplikasjon eller Mobiltelefonapplikasjon kunne være forskjellig og 100% tilpasset applikasjonen som driftes i portalen. Parameter-verdiene kan settes individuelt per kunde eller firma.

Økonomibistand kommer til å satse videre på portalløsninger for integrasjoner og applikasjonsutvikling. Vi ser helt klart fordelen i å ha en sentralisert programvare. Dette skaper bedre stabilitet og mindre feil da alle kunder kjører på den samme programkoden. Videre blir det høyre krav i integrasjonsløsninger i forhold til sikkerhet. ØB Portalen bruker det høyeste sikkerhetsnivå mot Visma.Net og Visma E-Accounting som per nå er tilgjengelig basert på oauth 2.0. En stabil driftsplattform i bunn er her helt avgjørende og vi har kjørt på Azure en god stund. Plattformen er ekstremt driftssikker og stabilt og gir oss mange fordeler utover å drifte våre applikasjoner.

Kontakt oss om du har spørsmål!

Museumsdrift i en skybasert regnskapsverden

Stiftelsen Nordlandsmuseet omfatter 20 museumsanlegg som formidler historien om regionens kirkesteder, handelssteder, skoleverk, fiskerbondekultur og gruveindustri. De opplevde at de hadde behov for modernisering av regnskap og økonomi løsningene og gikk derfor til anskaffelse av en løsning fra ØkonomiBistand Nord AS som baserer seg på skytjenestene Visma.net Financials og Visma.net Approval.

Stiftelsen Nordlandsmuseet er den første ØkonomiBistand Nord AS fikk som kunde på Visma.net ERP, høsten 2015 og de var i drift i 2016.

Før Stiftelsen Nordlandsmuseet gikk over til Visma.net Financials var de på en delt lisens med et annet museum – på Visma Global. De ønsket derimot å ta steget inn i den skybaserte regnskapsverdenen!

Nordlandsmusset Går For Visma.net FinancialsHeidi Nilsson, administrasjonssjef i Stiftelsen Nordlandsmuseet har lang erfaring med regnskapssystemet Visma Business, dette gir henne bred erfaringsbakgrunn for å kunne vurdere hva slags system som passet den daglige driften i Nordlandsmuseet. Heidi uttaler at de; “Etter å ha blitt kvitt noen “barnesykdommer” i forbindelse med oppstarten er vi veldig fornøyde og opplever systemet som stabilt og enkelt å jobbe i”.

De har i dag Visma.net Financials med 4 ekstra firma for regnskap og 10 brukere på Visma.net Approval for skybasert godkjenning av fakturaer. Som lønnssystem benytter Stiftelsen Nordlandsmuseet Visma Lønn.

I tillegg bruker Nordlandsmuseet kassesystemet Frontline med nettbutikk – levert av ØkonomiBistand Nord AS sin samarbeidspartner; Officelink AS. For å effektivisere hverdagen ytterligere til de ansatte, utvikler nå ØkonomiBistand Nord AS og Officelink AS en automatisk filimport av kassajournal til Visma.net

Med en mobil i hånden og tilgang på nett kan du få mye gjort

Visma.net Payroll gir deg som ansatt og bedriften en ny måte å jobbe med lønn og HR på. Smarte løsninger for registrering av ferie, fravær, reiser, utlegg og timer direkte på mobilen, og alle data sendes automatisk inn i lønnssystemet. Du som ansatt tar bilde av et utlegg, registrerer fraværet ditt, oppdaterer timer i app’en. Dermed kan din leder godkjenne enkelt og greit via sin mobil eller PC.

Med et nettbasert lønnssystem får lønningsansvarlige og ledere bedre innsikt i data som er registrert av de ansatte. Man slipper også å jakte etter informasjon for å gjøre beregninger og punche data manuelt. Med en samlet oversikt over alle lønnsdata kan lønningsansvarlig sørge for korrekt utbetaling av lønn hver gang. De ansatte kan deretter sjekke lønnslippen sin på mobil. Når lønnsprosessen er fullført, sendes det automatisk melding til banken for utbetaling. Visma.net Payroll er også integrert med Altinn som vil si at A-melding genereres automatisk og gjør rapportering til myndighetene enklere. Full kontroll med andre ord.

Digitale muligheter i hverdagen

De fleste bedrifter har vært vant til å motta mest papirfakturaer, som man omtrent brukte en halvtime per stykk for å behandle. AutoInvoice gjør at du kan sende en efaktura direkte fra økonomisystemet og rett inn i mottakers økonomisystem eller en privatkundes nettbank. Kunder som ikke kan motta efaktura vil automatisk få tilsendt fakturaen på epost eller per brev. Fakturaer som blir sendt via AutoInvoice blir ofte betalt raskere og du har full kontroll på om fakturaen har kommet frem og når. I tillegg så ligger dataene i skyen, som vil si at du til enhver tid har oppdaterte data.

Med Autopay sin innebygde godkjenningsprosess blir det mye enklere å sende alle data knyttet til inn- og utbetalinger automatisk frem og tilbake mellom økonomisystemet og banken din. AutoPay sørger for å sende ut alle betalinger og kobler dem mot utestående fakturaer på daglig basis. Du trenger verken å laste opp filer med betalinger i nettbanken din eller laste ned filer med betalingsstatuser fra nettbanken. Denne dataoverføringen skjer helt automatisk. Når en betaling er godkjent oppdateres dette i banken, og du kan følge med på transaksjonene slik at du til enhver tid har kontroll og status på hver utgående betaling – alt i ett vindu.

Mange bedrifter velger fortsatt å gjøre manuelle faktureringer eller manuelle betalinger til banken, men ved å ta i bruk denne nye teknologien og administrere hele faktureringsprosessen og betalingsflyten direkte fra økonomisystemet, kan du spare mye tid i din hverdag. De digitale mulighetene er med på å forme en moderne økonomiavdeling.

Enklere enn dette blir det ikke.

Ta en prat med en av våre dyktige rådgivere!

La ERP-systemet bokføre de inngående fakturaene for deg

Et eksempel på dette er fakturering og betalingsprosessen. Tradisjonelt sett så har man bokført fakturaene sine, deretter valgt kontoer for debet og kredit og senere oppdatert denne i hovedboken (for så å importere filer fra banken). Hvorfor kaste bort tid når du kan la systemet holde orden på alt dette for deg? I Visma.net ERP fokuserer man på å gjøre hovedprosessene, ikke alle de små manuelle prosessene. Legg opp varer og/eller tjenester som skal faktureres og trykk på “oppdater”. Videre vil systemet selv opprette en bunt, og sende fakturaen til AutoInvoice som bestemmer hvor og hvordan kunden skal motta sine fakturaer.

Når betalingen kommer fra kunden, sendes den direkte inn i systemet hvor den matches med den riktige fakturaen og posteres i regnskapet. Nå er hele din oppgave med å prosessere dokumentet ferdig, og hvor mye jobb var det?

En ting er om man går gjennom en og en transaksjon. Men de største fordelene får bedrifter når et stort volum av transaksjoner går gjennom systemet daglig. Ved å bruke Visma.net ERP er det også store muligheter for å automatisere mange av prosessene man jobber i til daglig. Om man utnytter automatiseringen til det fulle, trenger man kun opprette fakturaen! Resten håndterer systemet for deg.

Er dere forberedt? ISO 20022 er den nye meldingsstandarden

Er dere kjent med det nye filformatet bankene krever når det kommer til betalingsfiler? Formatet heter ISO 20022 og gjør betalingsformidling mer effektiv og forutsigbar. ISO 20022 er en ny internasjonal meldingsstandard for betalingsformidling, som forenkler både innenlandske og grensekryssende betalinger. Norske banker startet for en tid tilbake prosessen med å kunne tilby det nye formatet. Videre har Visma i samarbeid med bankene jobbet for at Visma.net Autopay skal møte alle krav. I dag kan så å si alle bankene tilby ISO 20022 format og har avtalen klar mot Visma.net Autopay. Les mer om bankavtalene her.

Hvorfor gå over til nytt format?

I dagens marked hvor endring og automatisering er i fokus, må alle bedrifter tilpasse seg. Teknologien endrer seg og utviklere må hele tiden følge nye standarder og lovverk, som igjen betyr at utviklerne jobber videre på det som er fremtidsrettet. Autopay 3 motoren vil dermed ikke bli videreutviklet, men det vil Visma.net Autopay. Visma.net Autopay har flere funksjoner per dags dato, og det vil stadig komme nyheter.

Om dere er en eksisterende kunde på gammelt format eller en ny kunde, bistår vi gjerne med planlegging og gjennomførsel av overgangen til det nye formatet. Det foreligger noen tekniske forutsetninger for å ta i bruk Visma.net Autopay. På bakgrunn av dette anbefaler vi at deres Visma Business ikke er eldre enn versjon 12.10. Trenger dere en oppgradering av løsningen, eller har dere kanskje allerede booket oppgradering til versjon 13? Da  kan vi tilrettelegge for Visma.net Autopay på nytt format samtidig som oppgraderingen skjer. Her kan vi sammen med dere legge en plan for overgang til nytt format. Ta kontakt med oss!

Av regnskapsførere, for regnskapsførere

Når vi lager løsninger for regnskapsbransjen så er det alltid i samarbeid med regnskapsførere. Vi er til stede og ser hvordan oppgaver utføres. Da forstår vi best hvor skoen trykker. Alternativet ville være å få problemstillinger beskrevet, dokumentert og tilsendt, men da forsvinner svært ofte verdifull informasjon. Vi er avhengige av den tause og udokumenterte kunnskapen for å lage og tilby de beste løsningene.

Toyota er kjent for bilproduksjon etter Lean-prinsipper. Lave skiftkostnader, effektiviseringstiltak der det monner og stadig forbedring har gjort Lean-filosofien til noe som alle bransjer forsøker å etterleve. I Toyota må alle ansatte på alle nivåer av og til «ned på gølvet» for å forstå hvordan produksjonen egentlig foregår. Det er «på gølvet» at man ser hvilke forbedringstiltak som helst bør settes inn. Det er det samme «gølvet» vi i ØkonomiBistand trives på når vi lager nye løsninger for regnskapsførere.

Ett eksempel er vår løsning for helautomatisk kontering av alle innbetalinger, ØB Intelligent Cremul: Alle konteringsregler er laget etter at regnskapsførere har beskrevet hvordan de jobber med bankbilag. I tillegg har vi selvsagt laget løsningen slik at nye konteringsregler lett kan tilføyes. Da vi fikk forespørsel om automatisk inntektsføring av innbetalt ikke bokført purregebyr så ble dette standardfunksjonalitet i løpet av to uker. Å ta i bruk løsningen er også “Lean”, dette sikrer vi gjennom alltid tilgjengelig og alltid oppdatert brukerdokumentasjon samt faste priser på alt som trengs for å komme i gang.

Primex Norway AS valgte Visma Business og Marel Innova.

Når en skal bygge og konstruere den nyeste og mest moderne filetfabrikken, så trenger en også avanserte og fleksible løsninger for produksjonsstyring, ERP, lønn og rapportering. Løsningen for Primex Norway AS ble at ØkonomiBistand Nord AS og Marel Norge AS utviklet en fleksibel og automatisk to-veis integrasjon mellom ERP systemet – Visma Business og Marel sitt produksjonssystem – Innova. I tillegg gikk Primex Norway AS også for Visma lønn og rapporteringssystemet SAP BO som ØkonomiBistand Nord AS forhandler.

Viktige momenter for Primex Norway AS ved valg av ERP leverandør og system var bred bransjekunnskap og erfaring fra leverte løsninger til fiskerinæringen slik at leverandøren både kunne fungere som en kompetansepartner under utarbeidelsen av løsningen, samt operere mest mulig selvstendig sammen med Innova i integrasjonsprosessen. Øvrige viktige momenter var blant annet å inneha egen integrasjonskompetanse, unngå dobbeltregistrering av data, fleksibilitet mht. leveranse og samarbeid med øvrige leverandører.

Marel Innova vil håndtere selve produksjonsstyringen og lagerverdiene i fabrikken, selgere vil også legge inn kundeordrene i Innova. Visma Business vil håndtere alle kunder og leverandører, samt håndtere inn og utgående fakturaer. Integrasjonen er satt opp med automatisk flyt mellom de to systemene, samt at f.eks. dersom en leveringsadresse ikke finnes i Visma Business når det etableres en ordre i Marel Innova, så vil den bli opprettet.

Det mobile rapporteringssystemet SAP BO vil kunne gi ledelsen mulighet til å være kontinuerlig oppdatert mht. lønnsomhet og omsetning helt ned på detaljnivå. Det vil kombinere data fra Visma Business og Marel Innova for å kunne få dagsferske rapporter om hva inntjeningen har vært på de ulike produktene som fabrikken leverte siste dag, uke, måned m.m

Integrasjonen mellom Visma Business og Marel Innova vil utvikles videre etter hvert som behovene endres hos Primex Norway AS. I tillegg vil Visma Business ERP systemet kunne kobles opp mot andre systemer ved behov som f.eks. Råfisklaget sin sluttseddel. SAP BO rapporteringssystemet vil kunne utvides til å innhente data fra nye systemer slik at rapporter alltid er oppdatert mht. selskapets behov og datakilder.

Ønsker du å høre mer om denne løsningen eller hvilke muligheter vi har for å tilpasse eller integrere Visma Business løsninger etter dine behov, så ta kontakt med oss!

Nordasfalt AS valgte ØkonomiBistand Nord som partner

Etter en grundig vurdering av ulike økonomi- og forretningssystem, var det ØkonomiBistand Nord med Visma Business og Visma Lønn som til slutt ble valgt. Lokal tilstedeværelse og tett oppfølging av forhandler, samt Visma Software sin merkevare og styrke i markedet var blant kriteriene for deres avgjørelse. Ett av kravene til Nordasfalt AS ved bytte av system var å kunne effektivisere faktura- og dokumentflyten i selskapet, Ved bruk av Visma produktene autopay, autoinvoice, dokumentsenteret og approval i godkjenningsflyten er selskapet nå på god vei til å se positive effekter av et bytte av økonomisystem. Selskapet vil i høst også ta i bruk Visma Expence for utlegg og reiseregninger.

Et viktig moment Nordasfalt hadde vedr systembytte, var å vurdere nye rutiner for arbeidsordre og mobil datafangst. Løsningen for dette var å ta i bruk ØkonomiBistand Nord sin egenutviklete arbeidsordremodul i Visma Business i kombinasjon med Devinco sin løsning for mobil datafangst – SpeedyCraft.

De ulike utvidelses- og integrasjonsmuligheter med andre systemer gjorde Visma Business sin hybridmodell til et naturlig valg.

«God prosess- og forretningsforståelse hos de involverte i ØkonomiBistand Nord, samt god informasjon/oppfølging har også vært viktig når valget skulle tas», skriver Svein-Harald Karlsen, HR og infosjef i Nordasfalt AS

Tankeboble

Programmet virket oversiktlig og funksjonelt, det var først i senere tid, når jeg ble forklart hvordan tidligere systemer fungerte jeg virkelig så nytten av å bruke Visma.net.

Ikke bare er det et sømløst brukergrensesnitt mellom finans, logistikk, HR og lønn, men i tillegg er programmet intuitivt. Selv med et så komplekst system som Visma.net blir ikke arbeidsoppgavene kompliserte, de blir derimot forenklet. Programmet håndterer føringen av regnskapet og så alt du trenger å gjøre er å klargjøre de prosessene som skal bli gjort. Dette gjør at du får muligheten til å benytte tiden din på verdiskaping, i stedet for dobbeltarbeid og punching. Jeg hadde aldri trodd at det å føre regnskap var så enkelt.

Regnskapsførere har over tid fått ett stempel på seg om å være en traus gjeng, med store bunker papirer som flyter rundt på pulten. Jeg var derfor veldig spent på å gå inn i denne bransjen. Det jeg oppdaget da jeg begynte å jobbe med Visma.net var at dette stempelet ikke passet overens i det hele tatt. Visma.net er en fullstendig nettbasert løsning hvor man ikke trenger å skrive ut et eneste dokument. Visma.net gjør regnskap morsomt igjen.

 

Morsommere for økonomiavdelingen

Visma.net gjør det ikke bare morsomt å utføre regnskap for økonomiavdelingen, men løsningen er med på å forenkle hverdagen til alle ansatte i organisasjonen. Med applikasjoner som Visma Attach går blant annet innsendelse av reiseregninger og utlegg som en drøm. For meg virket det helt bak mål å sende reiseregninger og utlegg på en annen måte enn gjennom telefonen. Visma Attach gjør nettopp dette. Jeg tar et bilde av av kvitteringen, så tolker programmet den for meg, og vips så er jeg ferdig.

Kort oppsummert har reisen min inn i denne bransjen vært utrolig lærerik og morsom. Jeg har forstått fordelene med å bruke et system som hjelper deg med å utføre arbeidsoppgavene og effektivisere hverdagen. Selv i et så komplekst fagfelt er det mulig å sette seg ned (uten en årrekke med erfaring) å føre regnskap for store og komplekse bedrifter.

Same procedure as every year, james!

Selv om dette kanskje er effektivt om man ser det ut ifra måten man alltid har jobbet, og at man med sine gamle rutiner har stålkontroll på hvordan de fleste oppgaver og utfordringer skal løses. Men hva om den farlige setningen; «det er slik vi alltid har gjort det» er hele årsaken til at selv om man er effektiv i de gamle rutinene, ikke lenger er effektiv nok når det kommer til dagens utfordringer?

Det kan ofte virke omstendelig og vanskelig å komme i gang med en ny løsning. I tillegg så føler mange at det er for mye å ta tak i.  Men på et tidspunkt må man kaste seg ut i fremtidens arbeidsmetoder. Og ja – de krever at man tenker annerledes, og at man er villig til å jobbe annerledes enn slik man alltid har gjort det. For å kunne holde følge i den rekordraske utviklingen på mange fronter, setter det krav til måten vi jobber på. Det å registrere data flere ganger og sette igang unødvendige prosesser for å gjøre oppgavene man er satt til, det er ikke lenger et alternativ om man skal bli sett på som en attraktiv bedrift i dag.

Så hvor starter du?

Det er enkelt – ved å se på løsningen. Etter våre erfaringer kan man lese seg opp, forklare og diskutere om hva en bra løsning innebærer. Men det som gir den virkelige innsikten og oversikten er å se hvordan løsningen fungerer. Erfaringen vår er at når man faktisk får se løsningen, og mulighetene som finnes er det enkelt for de som ser systemet å engasjere seg, og se hvordan det kan gjøres – enkelt. Ved å jobbe i financials registreres alt en gang, og relasjonene til de riktige områdene følger prosessene i systemet. Dette gir frigir tid til å faktisk jobbe med primæroppgavene, og ikke bruke tid på andre administrative prosesser som kun stjeler tid. Når fokuset er her, vil man på et helt annet nivå skape forståelse for prosessene og tallene bak – som igjen legger et bedre grunnlag for de riktige beslutningene.

Ved å bruke Visma.net financials vil man kunne effektivisere de interne rutinene, skape en bedre forståelse av helheten, og gjøre det enkelt å holde orden på dine data. Men alt dette avhenger at vi går bort fra å gjøre det slik vi alltid har gjort det.

Visma.net versus Visma Business
Visma.net versus Visma Business

Slik kommer du i gang med AutoInvoice

Alle kan sende og motta elektronisk faktura. Visma.net AutoInvoice er inkludert i Visma.net Financials, Visma Global og Visma Business. Tjenesten gir en automatisert forretningsprosess hvor du sparer tid og penger. Visma.net AutoInvoice sjekker nemlig om kunden kan motta elektronisk, eller om de må ha fakturaen på e-post eller papir, og sender den deretter på riktig format. Enklere blir det ikke.

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA BUSINESS

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA GLOBAL

 

Smarte løsninger for elektrobransjen

Visma Global med håndterminaler fra Handyman/ Speedycraft/ Min timeliste

I denne løsningen ligger hele bransjeløsningen integrert i Visma Global, mens elektrikernes datafangst gjøres på håndterminaler/mobiltelefoner. ØkonomiBistand har laget bransjeløsningen i Visma Global.


Elinn og Visma Business

Her er arbeidsdelingen veldig klar: De som har elektro som fag, enten det er elektrikere eller saksbehandlere, jobber i Elinn. Regnskapsføreren jobber i Visma Business. Ettersom fagarbeiderne ikke trenger å bruke økonomisystemet og Visma Business er Norges mest brukte system for regnskapsførere, så er dette blant annet en velegnet løsning for elektrofirmaer som benytter ekstern regnskapsfører. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Elinn og Visma Business.


Speedycraft og Visma Business

Speedycraft brukes som «håndholdtløsning» og overfører ordrer, vedlegg, timer og forbrukt materiell til Visma Business. All oppfølging gjøres i Visma Business. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Speedycraft og Visma Business.


Hvorfor finnes det ulike løsninger?

På samme måte som det finnes mange bilmerker så finnes det flere bransjeløsninger for elektro. Og på samme måte som at en stor bilforhandler som for eksempel Kverneland Bil tilbyr både Mazda, Volvo og Ford, så tilbyr ØkonomiBistand tre ulike løsninger til elektrobransjen. Vi har i mange år samarbeidet godt med bransjen og har det som trengs for både store og små elektroinstallatører.


Hvilken løsning er best for det enkelte elektrofirma?

For å vite mer om løsningene anbefaler vi at dere tar kontakt med oss i ØkonomiBistand. Vi kjenner løsningene. Benyttes det ekstern regnskapsfører så sjekk gjerne hvilket system regnskapsbyrået benytter.

“Velg alltid en bransjeløsning som er godt integrert med regnskap og økonomi”.

Er staten i ferd med å gjøre seg så effektiv at folk ikke kan jobbe der?

Vidnes kommer også med eksempler på hva det er for oppgaver som krever egne kontorer: «Å jobbe med tekst og analyse i fred, forberede forelesninger og ta imot studenter for veiledning.» Dette er oppgaver som ligner på det jeg har drevet med siden nittitallet.

Diskusjonen om egne kontorer eller åpne landskap i det offentlige har pågått i flere år, og jeg har selv diskutert saken med flere som jobber i universitetssektoren. De fleste deler samme synspunkt: Arbeidet som utføres på deres arbeidsplass krever mer konsentrasjon enn det som gjøres både av studenter som henvises til lesesaler og doktorgradsstipendiater som slett ikke har egne kontorer. De må faktisk konsentrere seg mer enn alle andre i næringslivet! Dette er å undervurdere arbeidet som utføres av «oss andre». Jeg har sittet mange år i åpent landskap med tilsvarende arbeidsoppgaver og tror jeg vet hva jeg snakker om.


En bedre diskusjon om effektivitet

Statens effektivitetsdiskusjoner ender ofte i en debatt om arealbruk. Vi i ØkonomiBistand mener effektivisering er å få mer gjort, uten å tilføre mer ressurser. Det handler ikke om å pålegge allerede travle kolleger å gjøre enda mer. Det handler ikke om å dytte inn flere folk i samme rom. Om noe skal dyttes inn et sted, så er det rutineoppgaver som skal overlates til en PC. Om det på sikt fører til noe færre administrativt ansatte hos kundene våre så er det greit. Bedrifters konkurransekraft styrkes på denne måten og det er de minst interessante og givende oppgavene som forsvinner inn i PC-en.


“Våre kunder skal ikke bli så effektive at folk ikke kan jobbe der. De skal i stedet ha så effektive løsninger at det blir morsommere å gå på jobb.” 

Merverdi i endring

  1. For det første ligger det faktisk ingen programvare i skyen. Alt ligger på jorda, ett eller annet sted.
  2. For det andre er ikke virkemåten i programvaren særlig forandret de siste åra, selv om systemene hele tiden får mer og mer funksjonalitet.

Den virkelige endringen ligger i hvordan programvaren selges og prises. I «gamle dager» var det en stor økonomisk investering å bytte til ny ERP-programvare. Slik er det ikke lenger. Nå fordeles kostnadene som et abonnement utover hele brukstiden. Det gjør det enklere å sammenligne ulike løsningers framtidige eierskapskostnader. En mer rettferdig måte å ta betalt på, mener de fleste av oss.

Store investeringer medførte tidligere store investeringsbeslutninger. Med vesentlig reduserte innledende investeringer er også beslutningsprosessene mye enklere.

Visma sitt forhandlernettverk var tidligere en «forlenget arm» inn i disse kompliserte salgs- og beslutningsprosessene. Med enklere beslutninger trengs ikke denne forlengede «salgsarmen» på samme måte som før. Den tradisjonelle Visma-forhandleren trengs ikke mer. Hvorfor finnes da fortsatt ØkonomiBistand?

Visma og andre programvarehus er dyktige på å lage kjernesystemer, enten det er løsninger for økonomi, logistikk, lønn/HR eller salgsstøtte/CRM. Men små og mellomstore bedrifter blir ikke mer konkurransedyktige av den grunn.

  • Det er nesten uten unntak behov for at ulike løsninger snakker med omverdenen gjennom ulike typer integrasjoner.
  • Det vil alltid være behov for bistand i forbindelse med bruk av og tilpasninger i programvaren.
  • Ingen kan være best på alt, Visma lager generell programvare og oppfordrer sine partnere til å bli markedsledende inn mot ulike bransjer.
  • Enhver løsning kan alltid bli enda bedre.

ØkonomiBistand har det siste tiåret forutsett denne utviklingen. Vi har i dag for eksempel 25 årsverk innen programvareutvikling, et antall som har økt jevnt og trutt de siste 15 årene.

Gjennom god styring, standardiserte komponenter og utstrakt gjenbruk av løsninger tilbyr vi løsninger og kompetanse som verken er å finne hos Visma eller andre steder. Kjernesystemene vi jobber mest med kommer fortsatt fra Visma, men merverdien vi kan tilby er nå i langt større grad enn tidligere knyttet til enda bedre utnyttelse av programvaren.

Våre kunder er fullt i stand til å velge riktig programvare på egen hånd, men de ønsker et samarbeid med ØkonomiBistand for å ligge noen hakk foran konkurrentene.

ØkonomiBistand hjelper sine kunder til å bli noen hakk bedre enn konkurrentene. ØkonomiBistand gjør bedrifter mer effektive og lønnsomme.

DNT Oslo og omegn tok i bruk AutoInvoice og VIPPS faktura

DNTs selvbetjente hytter tilbyr nå sine brukere å få tilsendt faktura fra AutoInvoice, med mulighet for å betale med VIPPS. I løpet av ett år har de ca. 31 000 overnattinger, som gir til sammen 16 000 fakturaer å sende ut. Beløpene på disse fakturaene er ofte ikke større enn rundt kr 500,-. Noe av utfordringen har vært å få riktig epostadresse på fakturamottakerne. Erfaringen er at mye blir borte underveis og eller havner i et spamfilter.

“Vi har ett stort antall fakturaer med små beløp som ikke kommer fram til mottaker ved utsendelse som pdf-vedlegg i epost. Dermed blir arbeidet med purringer av små beløp arbeidskrevende i forhold til hva vi faktisk skal inndrive fra hver enkelt. Og mange av våre kunder har faktisk lyst til å betale for sitt opphold på selvbetjente hytter, betalingsviljen er tilstede, men faktura mangler. Da er det fint med faktura rett på mobil hvor kunden bare kan trykke ok!”, sier Vigdis Vestby, Økonomisjef i DNT Oslo og Omegn.

VIPPS faktura

Visma.net AutoInvoice kan kobles opp mot VIPPS som tilbyr faktura i App’en. Ved å sette opp en god flyt kan man registrere sin faktura i AutoInvoice, som først forsøker å sende fakturaen på VIPPS. Dersom det ikke er mulig, så vil AutoInvoice forsøke å sende fakturaen på e-post. Som siste mulighet dersom valg 1 og 2 ikke går igjennom, vil AutoInvoice sende fakturaen på papir i posten. På denne måten slipper man å gjøre noe etter at fakturaen er lagt inn i AutoInvoice.

“Det er veldig morsomt med VIPPS faktura, for de betales nesten med engang mottakeren mottar de, eller i løpet av de neste dagene. Returfilene med innbetalinger er også alltid uten feil, fordi kunden slipper å logge seg inn i nettbanken for å betale og det blir ikke tastet feil beløp eller KID.” forteller Vigdis Vestby.

Danske Bank: Alt som kan digitaliseres, vil bli digitalisert

Digitalisering må ikke gjøres for digitaliseringens skyld. Digitalisering må kun gjøres når resultatet på flest mulig måter blir bedre enn det var før. Ofte gir digitalisering klare fordeler, men slett ikke alltid.

Her er et par eksempler der man i ettertid kan se at digitaliseringen kanskje ikke tilførte den ønskede effekten:

  • Flere og flere selskaper fjerner nå telefonsvarerne på kundesenteret. Kundene skal i størst mulig grad hjelpes av den første de snakker med, uten bruk av taster eller talekommandoer. Digitalisering førte ikke til en bedre kundeopplevelse og økt bunnlinje.
  • DAB ga oss flere radiokanaler, dårligere lyd, dårligere mottaksforhold, hundretusener av ubrukelige FM-radioer og en nasjonal radiostandard som ikke finnes i noe annet land. Overgangen fra FM kom på et tidspunkt når samtlige radiokanaler allerede kringkaster sendingene sine på Internett. Overgangen til DAB har ført til at færre lytter på radio.

Digitalisering skal aldri gjøres for digitaliseringens skyld

ØkonomiBistand tilbyr et så bredt spekter av digitaliseringsløsninger at kun et fåtall av norske virksomheter tar i bruk alt. Heldigital og helautomatisk regnskapsføring er et eksempel på noe som er fullt mulig med våre løsninger. For store deler av næringslivet blir dette å dra det for langt.

Det betyr verken at vi tilbyr løsninger som ikke holder mål eller at store deler av næringslivet ikke vet sitt eget beste. Det betyr at bedriftene har forskjellig «innslagspunkt» for når det er verdt å digitalisere en bestemt prosess. Vi gjør jobben vår når vi av og til fraråder kunder å ta i bruk digitale løsninger. Digitalisering skal aldri gjøres for digitaliseringens skyld.

Med plikt til å rapportere

«Den typiske vitskaplege artikkelen blir skrive med ulyst og knapt lesen av nokon», står det å lese i årets første medlemsblad fra Forskerforbundet. Gjelder dette også for regnskapsrapporter? Er det slik at regnskapsførerne tar ut de samme rapportene som ved forrige periodeavslutning. Bytter ut noen tall i kommentarene fra forrige gang, og sender rapporten elektronisk til samme mottaker som hun alltid har gjort?

Regnskapsførere er pålagt å produsere rapporter og det skal de selvsagt fortsette med. Men det er ikke alltid at disse rapportene oppleves som relevante for mottakerne. Tall er ferskvare og jeg vet at tradisjonelle regnskapsrapporter i en del tilfeller er «utgått på dato» når rapporten til slutt produseres og leveres fra regnskapsfører. Er disse rapportene et styringsverktøy egnet til daglig ledelse av små og mellomstore virksomheter?

Gjør rapportering til noe mer enn et obligatorisk pliktløp

I ØkonomiBistand er vi glade for at regnskapsbyråer som er kunder av oss nå kan tilby VB Online Regnskapsoversikt til alle sine kunder. Dette er kort sagt en lavterskel rapporteringsløsning. Med en enkel resultatrapport og oversikt over kundefordringer og leverandørgjeld, kan kunder av regnskapsbyråene enkelt følge utviklingen i regnskapet. Regnskapsfører styrer hvilke perioder som er lukket/avsluttet, men kundene kan likevel følge med utviklingen i salg og kjøp fram til dagens dato. Det er selvsagt både grafisk visning og drill-down til alle dokumenter som måtte ligge i Visma Dokumentsenter.

VB Online Regnskapsregnskapsoversikt – Lavterskel regnskapsrapportering

Vi er overbevist om at vår nye rapporteringsløsning, VB Online Regnskapsoversikt, vil gjøre regnskapsførers arbeid mer relevant for små og mellomstore virksomheter. Vi vet at kunder som benytter løsningen blir mer interesserte i de tradisjonelle periodiske regnskapsrapportene.

VB Online Regnskapsoversikt er en løsning som ikke koster ekstra for regnskapsbyrået når flere kunder tar i bruk løsningen. VB Online Regnskapsoversikt er en ekte skyløsning laget for både mobil, nettbrett, Mac og PC.

Er du regnskapsfører? VB Online Regnskapsoversikt er den beste snarveien til økt regnskapsinteresse blant kundene dine.

Ryktet om regnskapsførerens død er noe overdrevet

Det jobber i dag omtrent 18 000 i regnskapsbransjen. I tillegg kommer alle regnskapsførerne som jobber i næringslivet for øvrig. Dette skulle bety at det på 20 år blir omtrent 20 % færre regnskapsførere i Norge.

Disse tallene står i skarp kontrast til undersøkelsen som svenske Reform Institute publiserte i 2014. Der står det at «bokförings- og redovisningsassistenter» med 97 % sannsynlighet var overtatt av maskiner i løpet av 20 år.

 

Nye jobber i Norge foran den digitale revolusjonen

Det viser seg at rapporten som VG refererer til i januar 2018, er skrevet av de samme svenskene i Reform Institute. Hvordan kan ett og samme forskningsinstitutt først hevde med 97 % sannsynlighet, at jobben til «bokförings- og redovisningsassistenter» er overtatt av maskiner. For deretter, vel tre år senere si at antallet regnskapsførere i en tjueårsperiode blir redusert med bare 20 %?

Det er vanskelig å spå, særlig om framtiden, og Reform Institute har helgardert seg: Uansett hva som skjer med regnskapsførerne i framtiden kan de slå seg på brystet og si «Hva var det vi sa?»

Vi i ØkonomiBistand er sikkert ikke bedre spåmenn enn Reform Institute. Men vi er eksperter på regnskapsbransjen. Hver eneste dag jobber vi med å gjøre alle deler av regnskapsproduksjonen mer effektiv. Vi vet at gode verktøy gir bedre kvalitet, bedre ledelsesinformasjon, økt konkurransekraft og ikke minst mer interessante jobber. Uansett hvor mange som måtte jobbe med regnskap om 20 år.

Kilder: Artikkelen i VG er basert på NHO-rapporten «Nye jobber i Norge foran den digitale revolusjonen»

Fra a til å i Visma Business

Uansett hva slags inneklima man har fra før, enten det er fuktig og rått eller kaldt og tørt, vil Mittet tilby et ventilasjonsfilter som er tilpasset kundens behov. I tillegg kommer filtrene med rammer i plast eller galvanisert stål, og dermed er de mer motstandsdyktige i forhold til fuktighet.

Konkurransedyktig

For å kunne være konkurransedyktig i denne bransjen, må man være svært kostnadseffektiv i forhold til andre land. I fra 2009 har Mittet AS benyttet ØkonomiBistand som leverandør av økonomisystem, og de så raskt hva Visma kunne tilby totalt som et solid styringsverktøy for bedriften. Når de var på lufta i 2010, hadde de bygd opp alle strukturer i henhold til kalkyler de fra før hadde i Excel. De har nå hele styringen av alle prosesser – fra a til å – i Visma Business.

I dag utnytter de systemet svært godt, og de minimaliserer også det administrative arbeidet så mye som mulig. Det gjør de blant annet ved å bruke Visma Dokumentsenter, hvor de har bedt alle leverandører om å sende faktura i EHF-format. De remitterer kun et par ganger i uka, og de har definert hvem som har ansvar for de forskjellige kontoene – noe de sparer mye tid på. I tillegg har de bygd på med Huldt & Lillevik Lønn og Visma.net Expense for effektiv håndtering av lønn og reiseregninger.

Integrerte løsninger gir effektivitet

Kursene kan skreddersys og tilpasses den enkelte kundens behov. Aak Safety AS tilbyr også både grunnleggende og videregående modulbasert-opplæring for forskjellige arbeidsoppgaver som utføres i høyden. Opplæring i fallsikring, redning og tilkomstteknikk eller arbeid i tau, er vesentlig for arbeid i høyden og dette vet Aak Safety alt om.

 

Integrasjon

 

Med så stort fokus på kurs og opplæring, er det viktig at prosessene rundt påmelding og fakturering går så smidig som mulig. Aak Safety benytter seg derfor av en integrasjon mellom deres egenutviklede kurssystem og Visma Business. Deltakeren melder seg på kurset på nett, slik at det ser ut som man gjør det via nettsiden, mens man i utgangspunktet gjør det via kurssystemet. I dette systemet ligger det oversikt over alt av kursbevis, deltakerliste, instruktører, kursmateriell, og kundetilfredshetsmåling.

Etter siste dag på kurs, går det ut en e-post eller sms der deltakeren kan gi tilbakemelding, og når kurset er gjennomført vil det deles ut kursbevis. Deretter blir kurset overført til Visma Business, der det blir behandlet som en vanlig ordre slik at fakturaene blir sendt ut. Alt av priser, antall og diverse fra kurssystemet vil automatisk bli oppdatert i Visma Business, og ingen etterregistrering er nødvendig. Dermed slipper Aak Safety mye manuelt arbeid, og kan legge fokuset sitt på nettopp kurs og opplæring.

Store endringer i regnskapsbransjen

Regnskapsbransjen er en av de bransjene som vil merke disse endringene mest. Undersøkelsen fra Stiftelsen för Strategisk Forskning viser at det er kun fotomodeller som er mer utsatt enn regnskapsmedarbeidere når det gjelder digitalisering. Som plansjen viser så er disse på topp når det gjelder yrker det vil være minimalt behov for i fremtiden.

På kompetansedagen til ØkonomiBistand ble det snakket mye om nettopp hva som skjer innen regnskapsbransjen fremover. Dette er egentlig kjent materie for de fleste, men likevel har det gått relativt tregt med utviklingen hittil. Vi står nå foran større endringer i de nærmeste to til fem årene enn det det har vært de siste tjue.

Ser vi derimot tilbake på de seneste årene, er det likevel noen oppgaver vi ikke savner – typisk kan vi nevne:

  • Arkivering i bilagspermer
  • Ventetid på OCR-tolk
  • Etterlysning av bortkomne bilag
  • Manuell kontering av forutsigbare inngående fakturaer
  • Manuell føring av innbetalinger uten KID
  • Manuell håndtering av bilagsbunter klare for oppdatering


Hva skjer nå videre?

Automatiske rutiner gjør mye av den jobben som en regnskapsmedarbeider gjorde tidligere. Dette fører til bedre datakvalitet og oppdaterte data til enhver tid. Regnskapsførerens oppgave blir å tilrettelegge og overvåke systemene, samt å være rådgiver for bedriften. Forventningene blir langt mer enn å føre regnskap, blant annet skal regnskapsføreren kjenne deg og virksomheten, og se det du ikke ser selv.

Effektiv fakturering for klienter av Regnskapshuset Vallhall

SpareBank 1 Regnskapshuset Valhall er et autorisert regnskapsførerselskap med ca. 70 ansatte. I Valdres har de kontor på Fagernes, Heggenes og Beitostølen. I Hallingdal finner du de på Flå, Nesbyen, Gol og Hemsedal.

Regnskapshuset Valhall AS stammer opprinnelig fra selskapene Valdres Regnskap AS og HallingRegnskap AS, og er en fusjon av disse to. Denne sammenslåingen skjedde i september for tre år siden. Gjennom effektive arbeidsprosesser tilpasset den enkelte kunden, bidrar de til verdiskapning og utvikling.

 

Visma Webfaktura

De benytter seg av ERP-systemet Visma Business Byrå, og i tillegg bruker de Visma Webfaktura. Via en brukerkonto kan klientene deres logge seg på systemet og fakturere på en enkel måte. Regnskapsmedarbeider Anne Grete Tørrisplass har følgende å si om Visma Webfaktura:

“Vi har pr i dag en god del kunder som bruker Visma Webfaktura til fakturering. Det er enkelt å sette opp, enkelt å forstå, intuitivt å bruke, og det dekker de aller fleste behov kunden måtte ha (prosjekt, avdeling, repeterende faktura). Programmet har mange fordeler – bortsett fra de som allerede er beskrevet, er det en stor fordel at det er integrert med Visma Business og også at det er webbasert. Kunden kan logge seg på hvor som helst, og fakturering kan faktisk skje umiddelbart etter utført arbeid. Videre sørger AutoInvoice for distribusjon – kundens jobb er å få på plass postadresse/e-post/evt. org. nr. for EHF på sine kunder, og deretter foretar AutoInvoice valg av distribusjonsmetode. Det sendes også ut pr post der annen info mangler. Praktisk og enkelt for våre kunder!”

Bålpanner til folket

Espegard AS, som har hovedkontor i Ål, er en leverandør av fritidsartikler og utstyr for vedproduksjon. Det er også de som står bak den kjente bålpanna som skaper hygge og stemning over hele landet. Denne bålpanna har blitt selve varemerket for Espegard, og de har videreutviklet den i takt med tid og behov. Når det gjelder utstyr til vedproduksjon, gjør de det enkelt for kunden å selge ved videre til sine kunder. Dette innebærer at de leverer alt av utstyr som trengs, spesielt vedsekker i forskjellige størrelser er et viktig produkt.

 

Effektiv styring med Visma Global

Espegard AS har et behov for å planlegge innkjøp lang tid i forveien i og med at en del varer har lang leveringstid fra utlandet. De trengte dermed et ERP-system som holder dem løpende oppdatert i forhold til ordre, varelager og bestillinger. De utnytter mulighetene i Visma Global til økonomisk oppfølging og styring av logistikk. Det å ha oversikt over hvilke komponenter som inngår i de forskjellige artiklene er vesentlig i forhold til innkjøp, produksjon og levering.

– Planleggingen for et selskap som driver med kjøp og salg, er det viktigste man gjør. Det er det vi lever av – at vi er i stand til å observere markedet og planlegge hva vi skal gjøre i forhold til det vi tror vil skje i lang tid fremover. Det har Visma Global vært veldig bra på. Bedre oversikt og lettere å forutse framtiden, forteller Edvin Ræstad, økonomisjef.

 

Selvbetjent løsning via webportal

Visma Global har videre vært med på å effektivisere bedriften. Kundene legger inn bestillingene sine selv i webportalen, noe som fører til at de ansatte slipper å sitte å punche inn ordrer eller ta bestillinger via telefon. Ræstad forteller videre at det med Visma Global har vært lettere å tilpasse seg endringene i markedet.

​På spørsmål om hvordan Espegard AS er forberedt på digitaliseringen og endringer i fremtiden, er svaret enkelt.

– Vi er såpass innovative at vi tror vi løser det bra. Vi er klare for digitaliseringen og vi er allerede godt på vei.

Vi tok oss en prat med Control Plus

Da Control Plus flyttet inn i denne verdenen og valgte Visma Business, var dokumentsenteret en avgjørende faktor. De måtte ha et litt mer moderne system, og da var dette et naturlig valg. På spørsmålet om deres krav har blitt innfridd, er svaret et rungende ja.

«Vi får gjort mye mer nå enn det vi gjorde for fem år siden, og har allerede mange flere kunder på grunn av høyere kapasitet», forteller Veronika Annie Eilertsen, daglig leder.


Nye og store kunder

Veronika Annie Eilertsen, daglig leder i Control Plus
Veronika Annie Eilertsen, daglig leder i Control Plus

Hun forteller videre at Expense er rene himmelriket, og at AutoPay har frigjort utrolig mye tid – og denne ekstra tiden vil de bruke på flere nye kunder og å gi dem best mulig kundeservice.

«Visma Business gjør at vi kan ta inn så store kunder vi måtte ønske, og en del av kundene våre begynner å bli veldig store, de har vokst. Hadde vi ikke hatt Visma Business, så hadde vi ikke hatt disse mulighetene», forklarer Eilertsen.

Brukervennlig

Økonomisystemet som Control Plus benyttet seg av før hadde store begrensninger når kundene vokste. Men Veronika forteller at dokumentsenteret er så brukervennlig at alle og enhver kan ta det i bruk uten særlig opplæring eller innføring. Det tar litt tid å bli god på Visma Business, men når man først har satt seg inn i det går det svært raskt og effektivt.

«Du kan gjøre alt med Visma Business. Hvis du skal føre et regneark så kan du bare klippe og lime, og så er det bokført. Det er veldig lite begrensninger», forteller hun. Visma Business er en stor og betydningsfull del av deres hverdag, og de vil fortsette med systemet i lang tid fremover.

 

God support

Ofte kan en hyggelig telefonsamtale lyse opp en grå og kjedelig dag, og dette har også Veronika erfart. Hun synes supporten hos ØkonomiBistand er både hyggelig og bra.

«Supporten er helt super. Vi møter mange trivelige folk hos ØkonomiBistand. Plutselig sitter man og prater om hvor man skal reise på ferie. Det er ikke ofte man tar seg tid til sånt», sier hun og ler.

ØkonomiBistand Byråteam forenkler og effektiviserer regnskapsførerens hverdag

“Med hjelp fra ØkonomiBistand Byråteam har vi fått en mer strømlinjeformet og fintunet produksjonsløsning for byrået vårt. Deres spesialløsninger forbedrer produksjonen vår og automatiserer de minst givende og mest rutinepregede regnskapsføreroppgavene. Vi lærer opp systemene slik at oppgavene utføres automatisk og får frigjort tid til mer spennende og inntektsgivende arbeidsoppgaver.

I bunnen av vår produksjonsløsning ligger selvsagt selve motoren for at dette skal fungere – Visma Business Byrå. Det er på denne plattformen Byråteamet har gitt oss optimaliserende bransjeløsninger”, forteller daglig leder Eigil Johansen i Økonomi og Regnskapspartner

 ØB-Partner

“I tillegg har vi valgt å knytte oss enda tettere til Byråteamet ved å bli en ØB-Partner. I vår bransje kommer nå endringene raskt og dette gir både oss og Byråteamet en forutsigbarhet.

Å være ØB-Partner gir oss fordeler og eksklusivitet på ulike produkter og konsepter. Dette øker lønnsomheten både for byrået vårt og kundene våre.”