Visma Dokumentsenter

Papirløst kontor

Dette er en løsning som tilrettelegger for papirløst kontor, og forenkler behandling av regnskapsdokumentasjon. Den håndterer alle typer bilag som inngående faktura, kreditnota, og bankbilag.

For alle kunder med Visma Business og Visma Global er Visma Dokumentsenter allerede installert og ferdig integrert. Det vil si at data som er lagret i økonomisystemet, også er tilgjengelig i dokumentsenteret. Eksempel på dette er konto, avdeling, prosjekt eller medarbeider. For å komme i gang med løsningen trenger man bare å oppdatere lisensen og sette opp løsningen.

Støtter flere formater

Visma Dokumentsenter støtter mottak av EHF/e-faktura, faktura på e-post og ordinære papirfakturaer. Med dokumentflyt blir fakturaer og bilag sendt automatisk til rette personer i rett rekkefølge for attestering. Regnskapsavdelingen vil til enhver tid vite hvor i prosessen fakturaene befinner seg. Med Dokumentsenter er alle fakturaer, bilag og fakturainformasjon digitale, søkbare, oppdaterte og lett tilgjengelig.

Du kan beregne pris og bestille løsningen her

1. Mottak

Fakturaer og andre bilag registreres enkelt inn i Visma Dokumentsenter, via en av tre metoder.

  • Bilag på papir
    Disse bilagene hentes inn fra en skanner direkte inn i løsningen. Den innebygde OCR-tolken registrerer bilagsinformasjon som kunde, dato og beløp, og hjelper dermed til med å forenkle konteringsprosessen.
  • Faktura på e-post
    Fakturaer mottatt på e-post kan flyttes rett inn i Visma Dokumentsenter. Man kan sette opp automatisk mottak av inngående faktura, enten ved hjelp av Visma.net AutoInvoice, eller ØB Fakturapost. Her vil også OCR-tolken hjelpe til med å effektivisere bilagsregistrering. ​
  • EHF/e-faktura
    Fordelene med å ta i bruk e-faktura er mange. Blant annet raskere postgang, 100 % tolkeresultat, og lavere kredittid. Ved hjelp av tjenesten Visma.net AutoInvoice kan EHF/e-faktura komme rett inn i løsningen ferdig tolket og klar for attestasjon.

2. Godkjenning

Bilag som skal godkjennes av andre enn regnskapsmedarbeider, sendes enkelt ut på flyt i skyen ved hjelp av Visma.net Approval.

Her kan fakturagodkjenner hente opp bilaget på sin mobil/nettfjøl ved hjelp av appen Visma Manager (iOS eller Android), eller i nettleser på PC. Videre kan godkjenner påføre fakturainformasjon som avdeling, prosjekt og konto, og skrive eventuelle kommentarer. Deretter kan man godkjenne, videresende eller avvise fakturaen.

3. Gjennomgang

Før bilaget overføres til økonomisystemet, gjør regnskapsmedarbeider en siste sjekk og påfører nødvendig kontering – og velger selv når dokumentet skal overføres.

Når bilaget er overført til økonomisystemet, er det enkelt for alle brukere å søke opp bilaget og se det rett på skjermen. Bilag som er lagret i Visma Dokumentsenter og har tilfredsstillende backup trenger man ikke å lagre i fysisk form. Kjernen i denne løsningen er nettopp det at brukeren kan søke opp bilaget i etterkant på en enkel måte uten å involvere regnskapsmedarbeidere.