Digitalisering & hjemmekontor

Endelig er restriksjonene fjernet, og hverdagen kan kanskje endelig gå tilbake til normalen. Bedrifter ser frem til å returnere til normal operativ drift og igjen møte kollegaer på kontorer og arbeidsplasser. Men våre forventninger og holdninger har endret seg i løpet av de to siste årene. Så hva innebærer egentlig den såkalte normalen i disse dager?

 

Pandemien og dens påvirkning på fremtidens arbeidsplasser

Det som de to siste årene har vært en utfordring for mange bedrifter og næringsliv, har kanskje nettopp blitt den nye normalen. Ansatte har blitt vant til å jobbe hjemmefra og har raskt måttet utføre viktige oppgaver eksternt og ikke på kontoret. Dette har for noen ført til kortsiktige løsninger som ikke er gunstige å fortsette med.

Vi kan ikke med 100% sikkerhet si hvordan arbeidslivet kommer til å se ut i løpet av våren, til sommeren eller om et års tid. Det eneste vi vet er at forventningene og forhåpningene hos mange vil være at alt vil blomstre og vi går tilbake til hverdagen slik den var før pandemien. Det er derimot ikke så enkelt. Arbeidstagere vil forvente mer fleksibilitet fra arbeidsgiver i tiden fremover og en hybridløsning av hjemmekontor og arbeidsplass vil nok være veien å gå fremover for mange. For digitale bedrifter som har systemer som tilrettelegger for dette vil det være enklere å tilby de ansatte denne fleksibiliteten.

Om vi ser to til tre år tilbake på hvordan selskaper har omfavnet den interne digitale reisen ser vi at noen har lyktes veldig bra. De kan tilby samme fleksibilitet fremover. Dette vil mest sannsynlig føre til effektiv og god menneskelig kapital i form av glade ansatte som presterer over forventning på jobb, samtidig som at de får mer tid til familie, venner og fritidsaktiviteter.

 

Hvordan kan bedrifter tilpasse seg?

For bedrifter som nå står ovenfor utfordringen at systemene deres ikke fasiliteter for en hybridbasert arbeidsdag, er det nå den digitale reisen starter for alvor. De må kartlegge hvordan de skal tilpasse seg det faktum at ansatte ønsker å se en endring i fleksibilitet. Videre må de undersøke prosessen for å skaffe seg og investere i rett system for sin bedrift, slik at de ansatte får den beste løsningen.

Antageligvis er det mange bedrifter rundt omkring i Norge som nå tenker mye på hvordan de skal løse den nye normalen. De jobber med å finne løsninger for sine ansatte slik at de ikke mister dem til andre bedrifter eller konkurrenter.

 

Hva kan dere gjøre?

For å avslutte med noen tips, så er det å identifisere deres mest kritiske prosesser og ta en gjennomgang av disse viktig. Undersøk om disse kan digitaliserer og gi de ansatte mer fleksibilitet. Ta kontakt med din systemleverandør og hør hvilke løsninger de kan tilby og prosessen rundt å implementere disse. Alt er mulig, nesten, om viljen finnes hos arbeidsgiver og bedriften vil fortsette å være konkurransedyktig i den nye hverdagen vi nå står ovenfor.

Hvordan påvirker korona graden av digitalisering?

2022 startet med høye smittetall. Nye virusvarianter herjer over verden og hverdagen er fremdeles preget av restriksjoner. Mange av oss jobber fremdeles på hjemmekontor og flere vil nok fortsette med dette eller en hybridvariant i tiden fremover.

 

Hvordan påvirker dette bedrifter og ansatte?

De bedriftene i Norge som før pandemien hadde digitalisert arbeidsprosessene sine, var ikke like sårbare som bedrifter med lav digitaliseringsgrad da pandemien inntraff. Eksempler på bransjer som allerede før korona ble mer digitale, er bedrifter innen tjenestesalg og handel. Her har digitalisering blitt helt nødvendig ettersom konkurranse fra markedet har satt krav til det. Disse bedriftene kunne dermed umiddelbart sende de ansatte på hjemmekontor uten store utfordringer da restriksjonene ble innført i 2020.

Dette var derimot ikke situasjonen for alle, langt fra alle bransjer har tatt steget inn i det digitale, noe som har ført til flere utfordringer under pandemien. Bedrifter og bransjer med lav grad av digitalisering har daglig stått ovenfor brannslukking og panikktiltak bare for å holde den daglige driften flytende. Personalet har fått økt arbeidsbelastning som et resultat av at kollegaer er i karantene hjemme, tvunget til å være hjemme lenger enn vanlig med barn, eller ikke får eller har de samme tilgangene til systemene hjemmefra.

 

Hva menes med digitalisering?

Digitalisering innebærer ofte endrende systemer og rutiner, men gir i de fleste tilfeller økt mobilitet og effektivitet for den ansatte. Dette fører ofte til økt lønnsomhet. Digitalisering gjør at tidligere manuelle rutiner kan skje digitalt og effektivisere tidskrevende arbeidstrinn. Forretningssystemer og støttesystemer beveger se i et raskt tempo opp i skyen, noe som gir tilgang døgnet rundt til rutiner som tidligere ofte krevde at personalet var stedsavhengig.

 

Hvordan blir man mer digital?

Norske bedrifter har i likhet med resten av verden møtt og møter utfordringer som er vanskelige å påvirke pga. faktorer som ikke kan forutsies direkte. Et endret syn og styring av bedrifter med ulike begrensninger som et resultat av pandemien er uunngåelig.

I løpet av de to siste årene har vi sett en akselerasjon av digitalisering. På bakgrunn av de erfaringene vi har fått vil det i tiden fremover også finnes et digitaliseringspress med innvirkning på alle bransjer, økonomier og arbeidsplasser. Eksempler på rutiner som er tidskrevende, men enkelt kan digitaliseres er elektronisk fakturering, elektronisk betaling, prosjektregnskap, automatisert regnskap, beslutningsstøtte, lagerstyring, håndtering av leverandørfakturaer og web sertifikater og rapportering. For å bli mer digital er vårt tips at organisasjonen gjennomgår eksisterende rutiner og prioriterer de mest virksomhetskritiske rutinene for å se på mulig digitalisering av disse. I de fleste tilfeller vil du kunne få støtte gjennom denne prosessen fra din systemleverandør, vi hjelper deg gjerne!

Visit Bergen har valgt Visma.net ERP

Visit Bergen er det offisielle reiselivsorganet for Bergen og skal være reiselivsnæringens felles redskap, nettverksorgan, produktkoordinator og spydspiss i markedsføringen av byen og regionen.

Besøk Visit Bergen her.

“ Vi har brukt god tid på å velge et nytt økonomisystem for Visit Bergen. Valget falt til slutt på Visma.net ERP. En av grunnene er at vi i dag bruker Visma.net Payroll gjennom ØkonomiBistand og er veldig fornøyde brukere av det. Når økonomisystemet også har gode integrasjonsmuligheter med vår nye kasseløsning Wallmob, gjorde det valget lettere. Visit Bergen er i en prosess med å digitalisere hele organisasjonen og vi gleder oss til å flytte ut i skyen med alle fordeler det bringer med seg. ”

– Monica Dahle Kindt, CFO Visit Bergen

 

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid.

💙

Norlense har valgt Visma.net ERP som sitt fremtidige økonomisystem

“ØkonomiBistand Nord bisto oss i implementeringsprosessen og fikk oss raskt opp på ny løsning.  Vi så ganske raskt besparelser vedrørende nye arbeidsprosesser og mer effektiv regnskapsførsel. Spesielt er vi godt fornøyd med godkjenningsflyten for inngående og utgående fakturaer, muligheter for å lage ulike Dashboards, samt systemets mulighet for å lage tidsplaner på aktiviteter. Vi føler oss trygg på at vi har tatt et riktig valg av økonomisystem.”

– Stine Tjosaas, Økonomisjef NorLense

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid.

💙

ØkonomiBistand satser på kundene

For oss i ØkonomiBistand er det viktig å ta vare på kundene våre.

Vi er selvsagt alltid der for dere med support og konsulentbistand, men for oss er det like viktig å følge opp kundene våre i det daglige. For å muliggjøre dette har Økonomibistand et team med kundeansvarlige, slik at dere som kunder har ett kontaktpunkt som bistår med avtaler, lisenser, nyheter, priser, tilbud og mye mer.

 

En god sparringspartner

Dere har som før vårt solide support- og konsulentapparat som bistår ved behov for hjelp eller oppdrag. Forskjellene er at vi som kundeansvarlige fokuserer på en mer proaktiv og individuell oppfølging av våre kunder. Vi holder jevnlige statusmøter med våre kunder slik at vi holder oss oppdatert på deres hverdag.

Det viktigste målet vårt som kundeansvarlig, er å være tilgjengelig og en god sparringspartner for alle våre kunder. Vårt ønske er å bidra til at kundene bruker mindre tid på manuelle oppgaver, og mer tid på verdiskapende aktiviteter i sin virksomhet. I statusmøter med kunder har vi derfor alltid et ekstra fokus på effektiviseringsmuligheter som forenkler deres arbeidshverdag.

 

Nytt økonomi- og logistikksystem til Hørselshemmedes Landsforbund

Hørselshemmedes Landsforbund har 67 500 medlemmer og er verdens største organisasjon for hørselshemmede. HLF jobber for å gjøre hverdagen enklere for landets hørselshemmede og ØkonomiBistand skal hjelpe HLF med å effektivisere sin hverdag slik at deres tidsbruk skal komme deres medlemmer til gode. Effektiviseringen skal gjøres ved hjelp av det nettbaserte økonomi- og logistikksystemet Visma.net ERP, samt lønnssystemet Payroll.

Vi er gode, men kan bli bedre – og bedre skal vi bli

Når alle snakker om krise er det behov for genistreker – smarte løsninger som effektiviserer forretningsdriften. ØkonomiBistand er rådgiver og forhandler av programvare innen regnskap, logistikk, CRM, lønn og HR. Våre erfarne medarbeidere tenker helhetlig, og evner å identifisere og løse de problemer som kan oppstå, både ved implementering og drift. ØkonomiBistand ser deg utenfra – men arbeider innenfra. Det er slik vi gjør deg bedre. En genistrek. Vi kaller det digitalisering.

“KRISE”. Ordet står med store bokstaver mot oss i alle medier hver eneste dag. Koronavirusspredning skaper store utfordringer, oljeprisen og børsene raser og den norske kronen svekkes. Det er vårt felles ansvar å bekjempe spredning av koronaviruset for å unngå at syke og eldre blir smittet. Dette er vårt felles samfunnsansvar. I følge fremmedordboka er KRISE: – lammelse av næringsliv, – vanskelig periode, – usikker situasjon, – avgjørende vendepunkt. Oppsann, der sto det: AVGJØRENDE VENDEPUNKT!! For noen deilige ord.

Glem ordet KRISE, – og bruk heller: AVGJØRENDE VENDEPUNKT. Nå har vi den store muligheten. Benytt den. Tenk nytt. Se mulighetene som verden virkelig gir den som vil noe, og tør å gjøre endringer. Utvikling krever forandringer. Gjør endringer i ditt firma som effektiviserer prosessene. Har du noen kroner ekstra, så gjør som den norske stat. Kjøp noen aksjer (nå er de billige) og la dem ligge. Kjøp aksjer i selskaper som jobber med bærekraftige tjenester og løsninger, og som jobber med det grønne skifte. Har du råd, vil verdien på disse aksjene doble seg, og mer enn det i kommende år.

La ordene “Avgjørende vendepunkt” bli noe helt spesielt for deg. Benytt denne perioden i ditt liv til å tenke annerledes. Tenke nytt. Angripe hverdagen – og gjøre den til noe bedre. Legg om kostholdet ditt. Begynn å trimme. Les bøker. Lytt til musikk. Kjøp blomster til den du er glad i. Gjør noe ekstra for barna, eller medarbeiderne dine – allerede i dag. Vend negative ting til noe positivt. Hent frem de gode, positive opplevelsene i livet ditt. Gode gamle minner gir inspirasjon til fortsatt å jobbe mot nye mål og mot en bedre hverdag. Derfor vil jeg også gå tilbake til noen ekstremt velvalgte ord, sagt av vår kjære Kong Olav, sakset fra den siste nyttårstalen han holdt før han døde:

Har Norge kommet langt på den digitale reisen?

I 2017 kom Norge best ut av undersøkelsen, samme undersøkelse i fjor viste at Norge hadde økt med kun én prosent. Nederland lå i front, Sverige på andre plass, og Danmark skjøt fart med en økning på 8%. Dette var absolutt ikke noe å skryte av for oss i ett av verdens lykkeligste land, og minuttene før lansering av årets Digital Index, var nervepirrende.

Har det skjedd noe i Norge siden 2018?

Ja, årets Digitale Index viser at Norge har hatt 7% økning siden sist Visma tok temperaturen. Visma Digital Index viser en digitaliseringsgrad i norkse bedrifter på 54%, men er det bra nok? Vi blir stadig eksponert for teknologiske endringer, og vi er blitt vant til det. Endringene får høyere og høyere tempo, og vi må henge med. Heidi Austlid fra IKT-Norge sier under debatten at Norge er digitalt modne, vi har infrastrukturen og det som skal til for å begynne reisen.

Er 54% nok?

Tallet viser at vi er på riktig vei, men hva er det som hindrer oss i å «sette strøm på papiret»? I digitaliseringsdebatten gikk diskusjonen mye på mennesker, kompetansen og samarbeid. For å skape innovasjon må myndighetene legge til rette for kompetansekapital, virksomheter må investere i de ansattes digitale kompetanse – vi må bane vei for fremtidens kodeknekkere. Vi vet at den teknologiske utviklingen har endret konkurransebildet, dette har vi sett på både banknæringen og detaljhandelen. Makten ligger hos forbrukerne og ikke lenger hos virksomheter. Å anvende god teknologi som et verktøy, forstå kundene sine samt være i forkant, er viktige steg for å være attraktiv i markedet i dag.

Hva er dette digitaliseringsmaset?

Prioritering var høyest på listen over hvorfor vi ikke digitaliserer bedriften, etterfulgt av kostnader. Er prioriteringer en hindring for å ikke digitalisere bedriften? Prioriteringer burde være enkelt å gjøre noe med, det ligger i ordet, kostnader er noe annet. Men det er viktig å tenke på hele bildet – hvor mye kan vi spare i det lange løp og hva koster det oss egentlig?

Vi snakker ofte om faktura på papir eller e-post, vi snakker om hvordan vi sender purringer og hvordan vi håndterer inkasso. Hvordan registrerer vi reiseregninger og utlegg, og hvordan blir disse håndtert når de kommer fram? Registrerer du timer, fravær og ferie digitalt, eller ser du på Excel og e-post som digitalt nok? Målet er å gjennomføre alt det ovennevnte, så sikkert og så effektivt som mulig. Og heldigvis, så lever vi i et land hvor det er fullt mulig og lett tilgjengelig.

Du kan laste ned Visma Digital Index 2019 her.

Vi hjelper deg gjennom det

Vi har gode rådgivere som ønsker å hjelpe deg med spørsmål du måtte ha rundt løsningene vi leverer. I et kaos av “endringsprosesser” ønsker vi å bistå deg med å sortere kaoset sammen med deg. Legg igjen kontaktinformasjon i skjemaet under, så tar vi en uforpliktet prat sammen!

Er du klar for skyen? Det er noen ting du bør tenke på

Alle disse endringene og mulighetene gjør at det stilles krav til omstilling hos ledere og ansatte og at man gjør de riktige vurderingene før man tar beslutningen om å ta steget ut i den skybaserte «Cloud» verdenen. Så hvilke vurderinger må man gjøre? I første omgang er det viktig å kartlegge og forstå sine egne prosesser med dagens struktur, og hvilke forretningskritiske momenter som må videreføres til en ny løsning. Med videreføring mener vi ikke en direkte kopi av slik man gjør det i dag, men å løse de samme problemstillingene man har på en forbedret måte. For hvis ikke arbeidsprosessene forbedres hva er poenget med å bytte?

Hva kreves?

For å få til en vellykket implementering krever dette at man tenker annerledes, og at man er åpne for det nye. Istedenfor å se alle utfordringene ved en overgang til skyen, se heller på mulighetene en slik løsning kan bidra til når det kommer til vekst i din bedrift. Fokuserer man på dette gjennom hele prosessen, vil tankegangen om å “fortsette slik man har gjort” erstattes med en mer fremtidsrettet tankegang.

Skybaserte produkter er bygget for et webgrensesnitt som gjør at løsningene vi benytter oss av er mer og mer standardisert. For oss betyr det at vi gjør færre tilpasninger i forretningssystemet til den enkelte kunde, ettersom mange av disse prosessene er standard-prosesser. Vi vet samtidig at ingen bedrift er lik, og at man derfor kan ha behov for noen spesialtilpasninger for å fungere optimalt. Det er her integrasjoner kommer på banen. Flere av våre spesialtilpasninger som nå gjøres, blir gjort ved å integrere kjernesystemet opp mot bransjesystemer eller fagsystemer. Ved å integrere vil man i større grad stå fritt i valget om hvordan man ønsker at sin plattform skal se ut og fungere. Med dagens muligheter når det kommer til integrasjoner, vil flere løsninger fra forskjellige leverandører kunne snakke sammen helt sømløst. Informasjonen flyter således fritt mellom systemene og man har full kontroll på alle sine data.

Oppsummert handler det om forståelse for hva man gjør i dag, og ikke hvordan man gjør det i dag. Det handler om å sette seg inn i egne prosesser og ha et mål for hva man ønsker å oppnå. La oss hjelpe deg på veien, sammen med deg finner vi riktig løsning og riktig prosess for din bedrift. Kontakt oss nedenfor om du vurderer å ta steget ut i skyen.

La oss endre tankesettet for å møte fremtiden

Den teknologiske utviklingen endrer hvordan vi må jobbe med forretningsstrategi og organisasjonsprosesser. IT er ikke kun er et støtteverktøy i bedriften din – men en del av kjernen. Som bedrift må man derfor sette seg inn i hvordan man designer sin organisasjon og sine prosesser for å utnytte teknologien som er tilgjengelig i dag og som kommer i fremtiden. Teknologien er ikke sen med å endre seg, det er vi som bruker tid og som må ta den vanskelige jobben det er å endre strukturen vår og tankesettet vårt.

Visma sin undersøkelse om digital modenhet innen sentrale økonomiske- og administrative prosesser i norske bedrifter, var resultatet 47%. Dette underbygges i rapporten “State of Digital Business Report” fra Progress, som forteller at 47% av selskapene ikke har startet på den digitale overgangen enda, mens 59% tror de er for sent ute. I samme rapport sier 55% av bedriftene som ble spurt, at de mener å ha mindre enn ett år på seg før de begynner å lide økonomisk og potensielt mister markedsandeler.

Kakediagram - Digitalisering for en bedre kundeopplevelse
Kilde: SuperOffice Norge
Det er vi som er pådriverne for digitaliseringen, i alle aldersgrupper.

Vi er alltid «på» og forventer mer av hver enkelt leverandør. Med all informasjonen man blir bombardert med på daglig basis blir det enda viktige for bedrifter å ta til seg teknologien for å gi kunden en helhetlig og personifisert opplevelse. «Tinder-kulturen» gjelder dessverre for bedrifter også, man blir fort byttet ut med nestemann i rekken om man ikke kan levere det kunden ønsker – når de ønsker det. Vi undersøker mer, vi deler erfaringer, vi skifter kanaler og er mer «flyktige» om vi ikke får det vi er ute etter. I tillegg vil vi alle bli behandlet som unike, dette involverer all kommunikasjon, slik som; markedsføring, ecommerce og kundeservice. Man forventer i større grad at man blir gjenkjent, får servert relevant informasjon basert på sine preferanser og at man får levert anbefalinger som er i tråd med sin henvendelse.

Dette gjøres ved å personalisere opplevelsene kunden har med deg som leverandør. Skyløsninger lar deg enkelt koble sammen applikasjoner, databaser og analyse. Når du samler alt digitalt har du ikke bare et fullstendig overblikk av kundene dine og kundens mønstre, men du har også tilgang når som helst og hvor som helst. Overblikket lar deg lære mer om hvor du skal legge trykket, hva du skal endre og hvor du skal forbedre deg. La de digitale systemene samle og automatisere mye av det du gjør, slik at du kan fokusere på å levere en unik og personlig opplevelse ut til kunde.

Hva kreves?

Når man slår ned veggene og samler data kan man dra nytte av informasjonsflyten for å skreddersy opplevelser. Dette krever en villighet til å ta i bruk ny teknologi, endre tankesett, et godt internt samarbeid og et system som kan systematisere alle dataene. Det er her CRM kommer inn: systemet som samler kundedataene dine til kundeprofiler. Ved å knytte alle kontaktpunktene dine (kundeservice, e-post, nettsidehenvendelser, sosiale medier) inn i ett system kan du bedre skape en digital profil av kunden din. Dette lar deg analysere og kartlegge kundereisen for deretter å tilby en unik opplevelse. De selskapene som kan tilby personlig tilpasning og tilgjengelighet til kundene sine, er de selskapene som vinner i det lange løp. Kilde: SuperOffice Norge

La ERP-systemet bokføre de inngående fakturaene for deg

Et eksempel på dette er fakturering og betalingsprosessen. Tradisjonelt sett så har man bokført fakturaene sine, deretter valgt kontoer for debet og kredit og senere oppdatert denne i hovedboken (for så å importere filer fra banken). Hvorfor kaste bort tid når du kan la systemet holde orden på alt dette for deg? I Visma.net ERP fokuserer man på å gjøre hovedprosessene, ikke alle de små manuelle prosessene. Legg opp varer og/eller tjenester som skal faktureres og trykk på “oppdater”. Videre vil systemet selv opprette en bunt, og sende fakturaen til AutoInvoice som bestemmer hvor og hvordan kunden skal motta sine fakturaer.

Når betalingen kommer fra kunden, sendes den direkte inn i systemet hvor den matches med den riktige fakturaen og posteres i regnskapet. Nå er hele din oppgave med å prosessere dokumentet ferdig, og hvor mye jobb var det?

En ting er om man går gjennom en og en transaksjon. Men de største fordelene får bedrifter når et stort volum av transaksjoner går gjennom systemet daglig. Ved å bruke Visma.net ERP er det også store muligheter for å automatisere mange av prosessene man jobber i til daglig. Om man utnytter automatiseringen til det fulle, trenger man kun opprette fakturaen! Resten håndterer systemet for deg.

Tankeboble

Programmet virket oversiktlig og funksjonelt, det var først i senere tid, når jeg ble forklart hvordan tidligere systemer fungerte jeg virkelig så nytten av å bruke Visma.net.

Ikke bare er det et sømløst brukergrensesnitt mellom finans, logistikk, HR og lønn, men i tillegg er programmet intuitivt. Selv med et så komplekst system som Visma.net blir ikke arbeidsoppgavene kompliserte, de blir derimot forenklet. Programmet håndterer føringen av regnskapet og så alt du trenger å gjøre er å klargjøre de prosessene som skal bli gjort. Dette gjør at du får muligheten til å benytte tiden din på verdiskaping, i stedet for dobbeltarbeid og punching. Jeg hadde aldri trodd at det å føre regnskap var så enkelt.

Regnskapsførere har over tid fått ett stempel på seg om å være en traus gjeng, med store bunker papirer som flyter rundt på pulten. Jeg var derfor veldig spent på å gå inn i denne bransjen. Det jeg oppdaget da jeg begynte å jobbe med Visma.net var at dette stempelet ikke passet overens i det hele tatt. Visma.net er en fullstendig nettbasert løsning hvor man ikke trenger å skrive ut et eneste dokument. Visma.net gjør regnskap morsomt igjen.

 

Morsommere for økonomiavdelingen

Visma.net gjør det ikke bare morsomt å utføre regnskap for økonomiavdelingen, men løsningen er med på å forenkle hverdagen til alle ansatte i organisasjonen. Med applikasjoner som Visma Attach går blant annet innsendelse av reiseregninger og utlegg som en drøm. For meg virket det helt bak mål å sende reiseregninger og utlegg på en annen måte enn gjennom telefonen. Visma Attach gjør nettopp dette. Jeg tar et bilde av av kvitteringen, så tolker programmet den for meg, og vips så er jeg ferdig.

Kort oppsummert har reisen min inn i denne bransjen vært utrolig lærerik og morsom. Jeg har forstått fordelene med å bruke et system som hjelper deg med å utføre arbeidsoppgavene og effektivisere hverdagen. Selv i et så komplekst fagfelt er det mulig å sette seg ned (uten en årrekke med erfaring) å føre regnskap for store og komplekse bedrifter.

Same procedure as every year, james!

Selv om dette kanskje er effektivt om man ser det ut ifra måten man alltid har jobbet, og at man med sine gamle rutiner har stålkontroll på hvordan de fleste oppgaver og utfordringer skal løses. Men hva om den farlige setningen; «det er slik vi alltid har gjort det» er hele årsaken til at selv om man er effektiv i de gamle rutinene, ikke lenger er effektiv nok når det kommer til dagens utfordringer?

Det kan ofte virke omstendelig og vanskelig å komme i gang med en ny løsning. I tillegg så føler mange at det er for mye å ta tak i.  Men på et tidspunkt må man kaste seg ut i fremtidens arbeidsmetoder. Og ja – de krever at man tenker annerledes, og at man er villig til å jobbe annerledes enn slik man alltid har gjort det. For å kunne holde følge i den rekordraske utviklingen på mange fronter, setter det krav til måten vi jobber på. Det å registrere data flere ganger og sette igang unødvendige prosesser for å gjøre oppgavene man er satt til, det er ikke lenger et alternativ om man skal bli sett på som en attraktiv bedrift i dag.

Så hvor starter du?

Det er enkelt – ved å se på løsningen. Etter våre erfaringer kan man lese seg opp, forklare og diskutere om hva en bra løsning innebærer. Men det som gir den virkelige innsikten og oversikten er å se hvordan løsningen fungerer. Erfaringen vår er at når man faktisk får se løsningen, og mulighetene som finnes er det enkelt for de som ser systemet å engasjere seg, og se hvordan det kan gjøres – enkelt. Ved å jobbe i financials registreres alt en gang, og relasjonene til de riktige områdene følger prosessene i systemet. Dette gir frigir tid til å faktisk jobbe med primæroppgavene, og ikke bruke tid på andre administrative prosesser som kun stjeler tid. Når fokuset er her, vil man på et helt annet nivå skape forståelse for prosessene og tallene bak – som igjen legger et bedre grunnlag for de riktige beslutningene.

Ved å bruke Visma.net financials vil man kunne effektivisere de interne rutinene, skape en bedre forståelse av helheten, og gjøre det enkelt å holde orden på dine data. Men alt dette avhenger at vi går bort fra å gjøre det slik vi alltid har gjort det.

Visma.net versus Visma Business
Visma.net versus Visma Business

Er staten i ferd med å gjøre seg så effektiv at folk ikke kan jobbe der?

Vidnes kommer også med eksempler på hva det er for oppgaver som krever egne kontorer: «Å jobbe med tekst og analyse i fred, forberede forelesninger og ta imot studenter for veiledning.» Dette er oppgaver som ligner på det jeg har drevet med siden nittitallet.

Diskusjonen om egne kontorer eller åpne landskap i det offentlige har pågått i flere år, og jeg har selv diskutert saken med flere som jobber i universitetssektoren. De fleste deler samme synspunkt: Arbeidet som utføres på deres arbeidsplass krever mer konsentrasjon enn det som gjøres både av studenter som henvises til lesesaler og doktorgradsstipendiater som slett ikke har egne kontorer. De må faktisk konsentrere seg mer enn alle andre i næringslivet! Dette er å undervurdere arbeidet som utføres av «oss andre». Jeg har sittet mange år i åpent landskap med tilsvarende arbeidsoppgaver og tror jeg vet hva jeg snakker om.


En bedre diskusjon om effektivitet

Statens effektivitetsdiskusjoner ender ofte i en debatt om arealbruk. Vi i ØkonomiBistand mener effektivisering er å få mer gjort, uten å tilføre mer ressurser. Det handler ikke om å pålegge allerede travle kolleger å gjøre enda mer. Det handler ikke om å dytte inn flere folk i samme rom. Om noe skal dyttes inn et sted, så er det rutineoppgaver som skal overlates til en PC. Om det på sikt fører til noe færre administrativt ansatte hos kundene våre så er det greit. Bedrifters konkurransekraft styrkes på denne måten og det er de minst interessante og givende oppgavene som forsvinner inn i PC-en.


“Våre kunder skal ikke bli så effektive at folk ikke kan jobbe der. De skal i stedet ha så effektive løsninger at det blir morsommere å gå på jobb.” 

DNT Oslo og omegn tok i bruk AutoInvoice og VIPPS faktura

DNTs selvbetjente hytter tilbyr nå sine brukere å få tilsendt faktura fra AutoInvoice, med mulighet for å betale med VIPPS. I løpet av ett år har de ca. 31 000 overnattinger, som gir til sammen 16 000 fakturaer å sende ut. Beløpene på disse fakturaene er ofte ikke større enn rundt kr 500,-. Noe av utfordringen har vært å få riktig epostadresse på fakturamottakerne. Erfaringen er at mye blir borte underveis og eller havner i et spamfilter.

“Vi har ett stort antall fakturaer med små beløp som ikke kommer fram til mottaker ved utsendelse som pdf-vedlegg i epost. Dermed blir arbeidet med purringer av små beløp arbeidskrevende i forhold til hva vi faktisk skal inndrive fra hver enkelt. Og mange av våre kunder har faktisk lyst til å betale for sitt opphold på selvbetjente hytter, betalingsviljen er tilstede, men faktura mangler. Da er det fint med faktura rett på mobil hvor kunden bare kan trykke ok!”, sier Vigdis Vestby, Økonomisjef i DNT Oslo og Omegn.

VIPPS faktura

Visma.net AutoInvoice kan kobles opp mot VIPPS som tilbyr faktura i App’en. Ved å sette opp en god flyt kan man registrere sin faktura i AutoInvoice, som først forsøker å sende fakturaen på VIPPS. Dersom det ikke er mulig, så vil AutoInvoice forsøke å sende fakturaen på e-post. Som siste mulighet dersom valg 1 og 2 ikke går igjennom, vil AutoInvoice sende fakturaen på papir i posten. På denne måten slipper man å gjøre noe etter at fakturaen er lagt inn i AutoInvoice.

“Det er veldig morsomt med VIPPS faktura, for de betales nesten med engang mottakeren mottar de, eller i løpet av de neste dagene. Returfilene med innbetalinger er også alltid uten feil, fordi kunden slipper å logge seg inn i nettbanken for å betale og det blir ikke tastet feil beløp eller KID.” forteller Vigdis Vestby.

Block Watne tar CRM, digitalisering og analyse til nye høyder

“Kundene forventer mer av oss og vi må være sikre på at vi kan levere med den beste kvaliteten. Vi arbeider kontinuerlig med å tilpasse og forbedre måten vi gjør ting på. Kjøp av et hjem er ofte den største investeringen vi gjør i livet og vi vil at det skal bli en fantastisk opplevelse.”

 

Skaper økt verdi for kunder med teknologi

I løpet av de tre siste årene har Block Watnes salgs- og markedsavdeling hatt spesielt fokus på teknologi og arbeidsflyt som skaper økt verdi for kunder, kontraktører, leverandører og deres bedrifter.

CRM (Customer Relationship Management)- systemet er det sentrale systemet for å fange opp alle detaljer om kunder, eiendommer og prosjekter. Uten et velfungerende CRM-system er det ikke mulig å håndtere den store og intrikate prosessen det er å selge og bygge mer enn tusen boliger hvert år.

Det er ikke bare CRM-systemet som er viktig. Dataene i CRM-systemet forer et helt økosystem av relaterte prosesser og arbeidsflyt.

En av disse er visuell dataanalyse. Ved hjelp av visuelt dataanalyseverktøy trekker Block Watne data fra CRM-systemet, kalkulerer KPI’er og presenterer informasjon i digitale dashbord for de ansatte ved behov.

Viktige fordeler:

  • Redusert manuell rapportering – sparer 20-30 timer for salgsdirektørene hver uke med automatisk salgsrapportering
  • Forbedret salgsprognose – 98 prosent nøyaktighet på prognose hver måned
  • Visuell dataanalyse for å følge opp kundeservice og klager – gjennomsnittstiden på klagehåndtering er redusert fra 120 dager til 50 dager
  • Digitale dashbord med kontinuerlig oppdaterte salgstall og statistikker


Kontroll på salg og prognoser med opptil 98 prosent nøyaktighet

Mer enn 230 mennesker i produksjon, salg og marked bruker CRM til å utføre oppgaver og ta beslutninger. Marked ser når eiendommer blir klare for salg så de kan planlegge og tilrettelegge kampanjer.

Salg ser pågående salg og foretatte salg per region, type eiendommer, lokasjon, pris eller andre interessante oversikter. Er vi foran eller bak budsjett? Ledelsen ser på ferdiglagde rapporter i ukentlige ledermøter eller i styremøte.

“Dette er en betydelig endring i forhold til hvordan vi gjorde ting før vi tok i bruk dashbord” sier Tretterud. “Regionale salgsdirektører mailet inn pipeline hver uke. De ringte inn før det ukentlige møtet. Det var et stress å rekke det før deadline. Nå blir salget oppdatert løpende i dashbordet av CRM-systemet.

Alt avhenger av struktur. Alt salg og alle detaljer må registreres.

“Dashbord er det første jeg sjekker hver morgen. Jeg har full kontroll på hvilke enheter som kommer for salg, hvilke som er solgt og når de er solgt” sier Tretterud.

“Siden vi startet med visuell dataanalyse er salgsprognosen nøyaktig innen 98 prosent”

I snitt sparer vi 20 – 30 timer hver uke ved å gjøre det på denne måten. Regionale direktører trenger ikke å ringe inn mer. Det er mindre stress og møtene er mye mer fokuserte.


60 prosent raskere sakshåndtering i kundesenteret

Block Watne’s sakshåndteringstid er redusert fra ca 120 dager til 50 dager (58%). Forbedringen kom etter at selskapet satte klare mål for kundeservicesenteret og fulgte opp responstiden i dashbord.

Alle kundeforespørsler som kommer på e-post er registert og fulgt opp ved hjelp av SuperOffice kundeservicesystem. Visuell dataanalyse-verktøyet presenterer og gir viktig innsikt i kundenes forespørsler basert på kundeservice-data. Hvilket produkt eller sted er det kunden er interessert i? Hvorfor? Med bedre innsikt kan en leder øke kvaliteten og bedre håndtere avtalene med leverandører og kontraktører.


Holder øye med alle steg av prosessen

Mer enn 500 datafelt holder kontroll på hver kundes vei til et nytt hjem, hele veien fra eiendommen legges ut for salg til den er solgt. Hvis data om en eiendom eller et salg mangler eller er registrert feil, kan det medføre unødvendige feil og forsinkelser.

For å unngå feil er det laget et datakvalitets-dashboard. Her kan man sjekke om alle data i CRM-systemet er fylt ut riktig eller om det er det et problem. Er alt ok, lyser et grønt lys, hvis ikke er det et rødt lys med en ‘drill down’ til mer detaljer og problemløsning.


Digitale utviklingsprosjekter hver måned

“Det er så mye vi ønsker å gjøre, men vi må prioritere,” sier Tretterud.

“Akkurat nå ser vi på hvordan vi kan hjelpe kunden til å bedre forstå alternativer og muligheter i deres nye hjem, alt fra kjeller til loft, valg av gulv, vegger, kjøkken osv. Vi vet at det å vente på at et nytt hjem skal bli ferdig, er både spennende og nervepirrende. Ved å bruke automatiske markedsføringsverktøy bedre, kan vi holde kunden bedre informert underveis. Vi designer og utvikler nye funksjoner hver måned i fire store digitale utviklingsprosjekter – og alle nye data vi samler inn vil bli prosesser og KPI’er (key performance indicators) som vil bli presentert via SuperOffice og det visulle dataanalyse-verktøyet via digitale dashbord.”

Danske Bank: Alt som kan digitaliseres, vil bli digitalisert

Digitalisering må ikke gjøres for digitaliseringens skyld. Digitalisering må kun gjøres når resultatet på flest mulig måter blir bedre enn det var før. Ofte gir digitalisering klare fordeler, men slett ikke alltid.

Her er et par eksempler der man i ettertid kan se at digitaliseringen kanskje ikke tilførte den ønskede effekten:

  • Flere og flere selskaper fjerner nå telefonsvarerne på kundesenteret. Kundene skal i størst mulig grad hjelpes av den første de snakker med, uten bruk av taster eller talekommandoer. Digitalisering førte ikke til en bedre kundeopplevelse og økt bunnlinje.
  • DAB ga oss flere radiokanaler, dårligere lyd, dårligere mottaksforhold, hundretusener av ubrukelige FM-radioer og en nasjonal radiostandard som ikke finnes i noe annet land. Overgangen fra FM kom på et tidspunkt når samtlige radiokanaler allerede kringkaster sendingene sine på Internett. Overgangen til DAB har ført til at færre lytter på radio.

Digitalisering skal aldri gjøres for digitaliseringens skyld

ØkonomiBistand tilbyr et så bredt spekter av digitaliseringsløsninger at kun et fåtall av norske virksomheter tar i bruk alt. Heldigital og helautomatisk regnskapsføring er et eksempel på noe som er fullt mulig med våre løsninger. For store deler av næringslivet blir dette å dra det for langt.

Det betyr verken at vi tilbyr løsninger som ikke holder mål eller at store deler av næringslivet ikke vet sitt eget beste. Det betyr at bedriftene har forskjellig «innslagspunkt» for når det er verdt å digitalisere en bestemt prosess. Vi gjør jobben vår når vi av og til fraråder kunder å ta i bruk digitale løsninger. Digitalisering skal aldri gjøres for digitaliseringens skyld.

Ryktet om regnskapsførerens død er noe overdrevet

Det jobber i dag omtrent 18 000 i regnskapsbransjen. I tillegg kommer alle regnskapsførerne som jobber i næringslivet for øvrig. Dette skulle bety at det på 20 år blir omtrent 20 % færre regnskapsførere i Norge.

Disse tallene står i skarp kontrast til undersøkelsen som svenske Reform Institute publiserte i 2014. Der står det at «bokförings- og redovisningsassistenter» med 97 % sannsynlighet var overtatt av maskiner i løpet av 20 år.

 

Nye jobber i Norge foran den digitale revolusjonen

Det viser seg at rapporten som VG refererer til i januar 2018, er skrevet av de samme svenskene i Reform Institute. Hvordan kan ett og samme forskningsinstitutt først hevde med 97 % sannsynlighet, at jobben til «bokförings- og redovisningsassistenter» er overtatt av maskiner. For deretter, vel tre år senere si at antallet regnskapsførere i en tjueårsperiode blir redusert med bare 20 %?

Det er vanskelig å spå, særlig om framtiden, og Reform Institute har helgardert seg: Uansett hva som skjer med regnskapsførerne i framtiden kan de slå seg på brystet og si «Hva var det vi sa?»

Vi i ØkonomiBistand er sikkert ikke bedre spåmenn enn Reform Institute. Men vi er eksperter på regnskapsbransjen. Hver eneste dag jobber vi med å gjøre alle deler av regnskapsproduksjonen mer effektiv. Vi vet at gode verktøy gir bedre kvalitet, bedre ledelsesinformasjon, økt konkurransekraft og ikke minst mer interessante jobber. Uansett hvor mange som måtte jobbe med regnskap om 20 år.

Kilder: Artikkelen i VG er basert på NHO-rapporten «Nye jobber i Norge foran den digitale revolusjonen»

Store endringer i regnskapsbransjen

Regnskapsbransjen er en av de bransjene som vil merke disse endringene mest. Undersøkelsen fra Stiftelsen för Strategisk Forskning viser at det er kun fotomodeller som er mer utsatt enn regnskapsmedarbeidere når det gjelder digitalisering. Som plansjen viser så er disse på topp når det gjelder yrker det vil være minimalt behov for i fremtiden.

På kompetansedagen til ØkonomiBistand ble det snakket mye om nettopp hva som skjer innen regnskapsbransjen fremover. Dette er egentlig kjent materie for de fleste, men likevel har det gått relativt tregt med utviklingen hittil. Vi står nå foran større endringer i de nærmeste to til fem årene enn det det har vært de siste tjue.

Ser vi derimot tilbake på de seneste årene, er det likevel noen oppgaver vi ikke savner – typisk kan vi nevne:

  • Arkivering i bilagspermer
  • Ventetid på OCR-tolk
  • Etterlysning av bortkomne bilag
  • Manuell kontering av forutsigbare inngående fakturaer
  • Manuell føring av innbetalinger uten KID
  • Manuell håndtering av bilagsbunter klare for oppdatering


Hva skjer nå videre?

Automatiske rutiner gjør mye av den jobben som en regnskapsmedarbeider gjorde tidligere. Dette fører til bedre datakvalitet og oppdaterte data til enhver tid. Regnskapsførerens oppgave blir å tilrettelegge og overvåke systemene, samt å være rådgiver for bedriften. Forventningene blir langt mer enn å føre regnskap, blant annet skal regnskapsføreren kjenne deg og virksomheten, og se det du ikke ser selv.

Bålpanner til folket

Espegard AS, som har hovedkontor i Ål, er en leverandør av fritidsartikler og utstyr for vedproduksjon. Det er også de som står bak den kjente bålpanna som skaper hygge og stemning over hele landet. Denne bålpanna har blitt selve varemerket for Espegard, og de har videreutviklet den i takt med tid og behov. Når det gjelder utstyr til vedproduksjon, gjør de det enkelt for kunden å selge ved videre til sine kunder. Dette innebærer at de leverer alt av utstyr som trengs, spesielt vedsekker i forskjellige størrelser er et viktig produkt.

 

Effektiv styring med Visma Global

Espegard AS har et behov for å planlegge innkjøp lang tid i forveien i og med at en del varer har lang leveringstid fra utlandet. De trengte dermed et ERP-system som holder dem løpende oppdatert i forhold til ordre, varelager og bestillinger. De utnytter mulighetene i Visma Global til økonomisk oppfølging og styring av logistikk. Det å ha oversikt over hvilke komponenter som inngår i de forskjellige artiklene er vesentlig i forhold til innkjøp, produksjon og levering.

– Planleggingen for et selskap som driver med kjøp og salg, er det viktigste man gjør. Det er det vi lever av – at vi er i stand til å observere markedet og planlegge hva vi skal gjøre i forhold til det vi tror vil skje i lang tid fremover. Det har Visma Global vært veldig bra på. Bedre oversikt og lettere å forutse framtiden, forteller Edvin Ræstad, økonomisjef.

 

Selvbetjent løsning via webportal

Visma Global har videre vært med på å effektivisere bedriften. Kundene legger inn bestillingene sine selv i webportalen, noe som fører til at de ansatte slipper å sitte å punche inn ordrer eller ta bestillinger via telefon. Ræstad forteller videre at det med Visma Global har vært lettere å tilpasse seg endringene i markedet.

​På spørsmål om hvordan Espegard AS er forberedt på digitaliseringen og endringer i fremtiden, er svaret enkelt.

– Vi er såpass innovative at vi tror vi løser det bra. Vi er klare for digitaliseringen og vi er allerede godt på vei.