La ERP-systemet bokføre de inngående fakturaene for deg

Et eksempel på dette er fakturering og betalingsprosessen. Tradisjonelt sett så har man bokført fakturaene sine, deretter valgt kontoer for debet og kredit og senere oppdatert denne i hovedboken (for så å importere filer fra banken). Hvorfor kaste bort tid når du kan la systemet holde orden på alt dette for deg? I Visma.net ERP fokuserer man på å gjøre hovedprosessene, ikke alle de små manuelle prosessene. Legg opp varer og/eller tjenester som skal faktureres og trykk på “oppdater”. Videre vil systemet selv opprette en bunt, og sende fakturaen til AutoInvoice som bestemmer hvor og hvordan kunden skal motta sine fakturaer.

Når betalingen kommer fra kunden, sendes den direkte inn i systemet hvor den matches med den riktige fakturaen og posteres i regnskapet. Nå er hele din oppgave med å prosessere dokumentet ferdig, og hvor mye jobb var det?

En ting er om man går gjennom en og en transaksjon. Men de største fordelene får bedrifter når et stort volum av transaksjoner går gjennom systemet daglig. Ved å bruke Visma.net ERP er det også store muligheter for å automatisere mange av prosessene man jobber i til daglig. Om man utnytter automatiseringen til det fulle, trenger man kun opprette fakturaen! Resten håndterer systemet for deg.

Slik kommer du i gang med AutoInvoice

Alle kan sende og motta elektronisk faktura. Visma.net AutoInvoice er inkludert i Visma.net Financials, Visma Global og Visma Business. Tjenesten gir en automatisert forretningsprosess hvor du sparer tid og penger. Visma.net AutoInvoice sjekker nemlig om kunden kan motta elektronisk, eller om de må ha fakturaen på e-post eller papir, og sender den deretter på riktig format. Enklere blir det ikke.

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA BUSINESS

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA GLOBAL

 

DNT Oslo og omegn tok i bruk AutoInvoice og VIPPS faktura

DNTs selvbetjente hytter tilbyr nå sine brukere å få tilsendt faktura fra AutoInvoice, med mulighet for å betale med VIPPS. I løpet av ett år har de ca. 31 000 overnattinger, som gir til sammen 16 000 fakturaer å sende ut. Beløpene på disse fakturaene er ofte ikke større enn rundt kr 500,-. Noe av utfordringen har vært å få riktig epostadresse på fakturamottakerne. Erfaringen er at mye blir borte underveis og eller havner i et spamfilter.

“Vi har ett stort antall fakturaer med små beløp som ikke kommer fram til mottaker ved utsendelse som pdf-vedlegg i epost. Dermed blir arbeidet med purringer av små beløp arbeidskrevende i forhold til hva vi faktisk skal inndrive fra hver enkelt. Og mange av våre kunder har faktisk lyst til å betale for sitt opphold på selvbetjente hytter, betalingsviljen er tilstede, men faktura mangler. Da er det fint med faktura rett på mobil hvor kunden bare kan trykke ok!”, sier Vigdis Vestby, Økonomisjef i DNT Oslo og Omegn.

VIPPS faktura

Visma.net AutoInvoice kan kobles opp mot VIPPS som tilbyr faktura i App’en. Ved å sette opp en god flyt kan man registrere sin faktura i AutoInvoice, som først forsøker å sende fakturaen på VIPPS. Dersom det ikke er mulig, så vil AutoInvoice forsøke å sende fakturaen på e-post. Som siste mulighet dersom valg 1 og 2 ikke går igjennom, vil AutoInvoice sende fakturaen på papir i posten. På denne måten slipper man å gjøre noe etter at fakturaen er lagt inn i AutoInvoice.

“Det er veldig morsomt med VIPPS faktura, for de betales nesten med engang mottakeren mottar de, eller i løpet av de neste dagene. Returfilene med innbetalinger er også alltid uten feil, fordi kunden slipper å logge seg inn i nettbanken for å betale og det blir ikke tastet feil beløp eller KID.” forteller Vigdis Vestby.