Hvordan påvirker korona graden av digitalisering?

2022 startet med høye smittetall. Nye virusvarianter herjer over verden og hverdagen er fremdeles preget av restriksjoner. Mange av oss jobber fremdeles på hjemmekontor og flere vil nok fortsette med dette eller en hybridvariant i tiden fremover.

 

Hvordan påvirker dette bedrifter og ansatte?

De bedriftene i Norge som før pandemien hadde digitalisert arbeidsprosessene sine, var ikke like sårbare som bedrifter med lav digitaliseringsgrad da pandemien inntraff. Eksempler på bransjer som allerede før korona ble mer digitale, er bedrifter innen tjenestesalg og handel. Her har digitalisering blitt helt nødvendig ettersom konkurranse fra markedet har satt krav til det. Disse bedriftene kunne dermed umiddelbart sende de ansatte på hjemmekontor uten store utfordringer da restriksjonene ble innført i 2020.

Dette var derimot ikke situasjonen for alle, langt fra alle bransjer har tatt steget inn i det digitale, noe som har ført til flere utfordringer under pandemien. Bedrifter og bransjer med lav grad av digitalisering har daglig stått ovenfor brannslukking og panikktiltak bare for å holde den daglige driften flytende. Personalet har fått økt arbeidsbelastning som et resultat av at kollegaer er i karantene hjemme, tvunget til å være hjemme lenger enn vanlig med barn, eller ikke får eller har de samme tilgangene til systemene hjemmefra.

 

Hva menes med digitalisering?

Digitalisering innebærer ofte endrende systemer og rutiner, men gir i de fleste tilfeller økt mobilitet og effektivitet for den ansatte. Dette fører ofte til økt lønnsomhet. Digitalisering gjør at tidligere manuelle rutiner kan skje digitalt og effektivisere tidskrevende arbeidstrinn. Forretningssystemer og støttesystemer beveger se i et raskt tempo opp i skyen, noe som gir tilgang døgnet rundt til rutiner som tidligere ofte krevde at personalet var stedsavhengig.

 

Hvordan blir man mer digital?

Norske bedrifter har i likhet med resten av verden møtt og møter utfordringer som er vanskelige å påvirke pga. faktorer som ikke kan forutsies direkte. Et endret syn og styring av bedrifter med ulike begrensninger som et resultat av pandemien er uunngåelig.

I løpet av de to siste årene har vi sett en akselerasjon av digitalisering. På bakgrunn av de erfaringene vi har fått vil det i tiden fremover også finnes et digitaliseringspress med innvirkning på alle bransjer, økonomier og arbeidsplasser. Eksempler på rutiner som er tidskrevende, men enkelt kan digitaliseres er elektronisk fakturering, elektronisk betaling, prosjektregnskap, automatisert regnskap, beslutningsstøtte, lagerstyring, håndtering av leverandørfakturaer og web sertifikater og rapportering. For å bli mer digital er vårt tips at organisasjonen gjennomgår eksisterende rutiner og prioriterer de mest virksomhetskritiske rutinene for å se på mulig digitalisering av disse. I de fleste tilfeller vil du kunne få støtte gjennom denne prosessen fra din systemleverandør, vi hjelper deg gjerne!

Åpningstider påsken 2020

Vi har normale åpningstider mandag 6. april og tirsdag 7. april, fra klokken 08.30 til klokken 16.00.

Onsdag 8. april stenger vi klokken 12.00.

Tirsdag 14. april har åpent som normalt igjen, men husk at du alltid kan legge inn sak gjennom hele påsken her.

Er det noe du lurer på angående de nye tiltakene så er denne siden her fin å følge med på, den oppdaterer vi kontinuerlig.

Sikkerhet på hjemmekontoret

Her er noen punkter som kan forbedre sikkerheten for dere:

 

  • Vurder å ta i bruk Virtuelt Privat Datanettverk (VPN). Kort fortalt hjelper en VPN å skjule deg fra din opprinnelige lokasjon. Det kan se ut som du sitter i USA når du faktisk sitter trygt på kjøkkenet i Noresund.

 

  • Unngå å blande sammen for mange enheter. Prøv å bruke en privat datamaskin til private ting, og jobb maskinen til jobbrelaterte ting.

 

  • Ikke la barna få bruke PC som du bruker på jobb til skolearbeid. Barn er ikke like kritisk til hvilke meldinger og websider de besøker. Dette kan fort skape store sikkerhetshull.

 

  • Bruk totrinnsbekreftelse hvor det er mulig! Totrinnsbekreftelse gjør at du må godkjenne tilgangen din via en app på mobilen eller at du får et engangspassord på SMS. Dette forhindrer at svindlere som får tak i passordet ditt greier å logge seg på uten din bekreftelse.

 

  • Vær ekstra kildekritisk! Får du e-poster med knallgode tilbud? Er det for godt til å være sant, så er det som regel det. Sjekk også avsender.

 

  • Ikke benytt skylagring av jobbrelaterte dokumenter hvor dette ikke er avklart med din IKT-avdeling. Benytt kun aktører som er godkjent av dem.

 

  • Hold maskinen din til enhver tid oppdatert. Ja, vi vet det er kjedelig når du skal skru av eller på maskinen, og du må vente til den er ferdig med dette. Men i disse tider kan det være lurt å ta seg tid til det.

 

  • Ikke bruk denne tiden til å teste ny programvare som ser spennende ut. Hvis du endelig har tid til å redigere videoen fra skituren til Østerrike fra tidligere i vinter, vent heller med dette eller bruk privat maskin.

 

  • Logg av og lås maskinen når du er ferdig for dagen eller tar lengre pauser. Barna kan være raskt ute med et lite Youtube besøk eller andre ting hvis ikke.

 

  • Avtal med IKT avdelingen deres hvilke varslingsrutiner dere kan benytte når dere er hjemme. Hvis dere oppdager at det skjer merkelige ting så må dere ha gode rutiner for hva som skal gjøres.

 

  • Kobler du deg til datamaskinen din på jobb via TeamViewer eller andre skjermdelingsløsninger? Da anbefaler vi at du setter opp at det kun er din IP-adresse hjemmefra som har tilgang inn.

Forslag til strakstiltak som Regjeringen kan innføre for næringslivet, uten at det koster spesielt mye.

Har du 5 minutter så håper jeg du leser gjennom mine forslag, og lar dette bli en kjedeeffekt der andre bedriftsledere kommer med sine forslag og løsninger. La oss ikke sitte tafatte i redningsbåten.

Gjennom denne artikkelen håper jeg å komme med forslag til noen målrettede tiltak som kan være til hjelp. Jeg er fullt klar over at det finnes mange type bedrifter der disse tiltakene ikke vil kunne virke, men jeg er også sikker på at det er svært mange som kan ha nytte av å bruke fem minutter på å lese gjennom forslagene.

Det viktigste handler om å holde ansatte i operativ drift gjennom pandemi-perioden. For de fleste bedrifter er de ansatte den største aktiva-posten i regnskapet, og det til tross for at de ikke engang finnes i balansen. Hvordan og hvorfor beholde de ansatte operative?

For svært mange bedrifter er nå tiden kommet der man skal:

  • Tilrettelegge bedriften for nye handlemønster
  • Digitalisere for å ta bort unødvendige manuelle operasjoner
  • Omorganisere administrative oppgaver
  • Bygge opp lagerreserver
  • Bygge kompetanse

Mange bedrifter er allerede i gang med netthandel, men de fleste har planen gjemt i en skuff.

Nå er det på tide å «ta en Erna». Du trenger bare fem minutter på å ta beslutningen om å sette i gang. Vi vet at de fleste varer egner seg for netthandel, og vi vet at nye generasjoner ønsker å handle på internett. Det er effektivt, prisfornuftig, miljøvennlig og det sparer bedriftene for enorme kostnader. Det tar 6-12 måneder før man har en velfungerende netthandel oppe å gå, så begynn nå som du likevel har ledig kapasitet. Her kan Kreatif og ØkonomiBistand bistå med hjelp.

Mange bedrifter har et langt stykke å gå før de kan skryte av å være digitalisert.

Det er mange av oss som har hatt en bratt lærekurve de siste to ukene hva gjelder digital kommunikasjon, men vi ser det er effektivt og bra. Dette er kommet for å bli og vil være et meget bra miljøtiltak for fremtiden, i tillegg til at det vil spare næringslivet for store kostnader til reise og det vil bidra til mer effektive møter. Men digitalisering er så mye mer. Benytt muligheten nå som vi likevel er på lavgir, til å digitalisere all dokumentflyt i bedriften. Fjern alt av regnskapsbilag, effektiviser alle attestasjoner. Porto skal kun være forbeholdt vareutsendinger og ikke fakturaer, ordrebekreftelser, og sørg for å få elektroniske reiseregninger. Listen er lang, men jeg tror de fleste forstår poenget. Dette er kostnader bedriften uansett må ta en gang, og da bør man gjøre det nå som de ansatte har kapasitet. Det er mange aktører som står klar for å hjelpe til, deriblant vi sammen med Visma.

Mange bedrifter er også i et generasjonsskifte hva gjelder ledelse og administrasjon.

Mitt forslag er at bedriftene benytter tiden nå for å se om man skal outsource sentralbord, kundemottak, lønn, regnskap og lignende. Jeg tror de fleste bedriftene har mye å spare her, men man kvier seg for å gjøre dette. Nå er ikke tiden for beslutningsvegring blant oss bedriftsledere. Vi i ØkonomiBistand har kontakt med over 300 byråer som står klar for å bistå i disse prosessene.

Lagerreserver

Det har alltid vært en gylden regel at en bedrift ikke skal ha større lagerreserver enn man trenger for å oppfylle leveranseforpliktelser. Nå tror jeg mange bedrifter kan være tjent med å tenke annerledes. Når hjulene kommer i gang igjen om noen måneder så er det god grunn til å tro at mange bedrifter vil oppleve at det vil være ekstra stor etterspørsel etter varene, i hvert fall i en periode. Da er det dumt om man ikke har varer å levere, og i tillegg har en produksjon/leverings-kapasitet som er på bunnivå.

Kunnskap blant ansatte

Det viktigste av alt som jeg mener man bør ha ekstra fokus på i disse tider, er å bygge kunnskap blant ansatte. Det finnes ikke en eneste bedrift i Norge som ikke vil være tjent med å øke kunnskapen blant ansatte. Jeg tror på at de bedriftene som investerer i både målrettet og fremtidsrettet kunnskapsbygging nå, vil komme ekstra styrket ut i andre enden av pandemi-perioden.

Så kommer 1000-kroners spørsmålet.

Hvordan skal bedriftene få råd til disse tiltakene? Alle tiltakene vil jo koste penger. Felles for alle er at man må ha med de ansatte i prosessen og da må man betale lønninger. Her synes jeg staten bør bidra med ekstra direkte målrettede tiltak.

  • Fjern arbeidsgiveravgiften helt for resten av 2020.
  • Dekk sykepenger for ikke corona-sykdom også fra 3. arbeidsdag
  • Staten dekker 50% av lønnskostnader (begrenset opp til 6G) for bedrifter som får redusert inntektene med mer enn 50%, samtidig som den ansatte er i full jobb. Det er mye bedre enn at staten må dekke kostnader til permitteringer, da den ansatte blir gående ledig og bedriften får en tyngre vei å gå for å komme i gang igjen.

Et annet målrettet tiltak vil være utstedelse av «reskontrolån».

Med det mener jeg at bedrifter kan gi sine kunder et enkelt lånebrev der de får utsettelse på betaling av varer og tjenester. Jeg tror Spetalen tar feil når han sier at bedriftene i Norge ikke har likviditet. I ØkonomiBistand har vi kontakt med over 5.000 kunder og vår erfaring er at mange bedrifter har grei likviditet. I tillegg prioriterer svært mange bedriftseiere å bygge egenkapital fremfor å ta ut utbytte. Dersom alle disse bedriftene ville være tilnærmet sikret å få betalt for sine varer og tjenester, så er jeg rimelig sikker på at de fleste vil kunne akseptere utsettelse på betaling i både 3 og 10 måneder. Skal et slikt lånebrev ha noen hensikt må følgende være oppfylt:

  1. Myndighetene må ta jobben med å få samtlige kredittinstitusjoner til å akseptere at dette lånebrevet har første prioritet fremfor alle annen gjeld i selskapet (ikke skatt for ansatte). Om nødvendig må myndighetene «fikse» en haste-lov som sikrer det.
  2. Myndigheten lager en standard avtalemal på maks én side der det kun skal fylles ut reskontrogjeld og underskrift. Myndighetene bestemmer når tilbakebetalingstiden starter, det vil si, når de erklærer pandemi-perioden for over. Tilbakebetaling av disse lånebrevene skal ha første prioritet.
  3. Myndighetene setter maks rentesats på dette lånebrevet til eks. NIBOR + 2% poeng. Bedriftene kan nå ta skyhøy rente på vanlig reskontrogjeld
  4. Bedriftene løper selvsagt en risiko for at de taper tilgodehavende dersom kunden går konkurs, men det tror jeg er en sjanse de fleste vil ta dersom de kan holde bedriften i gang i disse tider.

Min konklusjon er altså følgende:

  • Benytt muligheten for omstilling, varebygging, digitalisering og kunnskapsbygging
  • Få på plass virkemidler som bidrar til at de ansatte blir i bedriften, og at bedriften vil selge varer og tjenester i denne perioden.

Er dere enig i mine tanker så foreslår jeg at dere deler innlegget, for blir det delt mange nok ganger, er mitt håp om at det havner på Erna sitt bord. Erfaringer i dag er at det da er kort vei frem til beslutninger.

Nils Ole Fladhus, konsernsjef

Informasjon til våre kunder

Hva gjelder åpningstider er alt som det var før de strenge tiltakene kom. Dette gjelder både i Visma og oss i ØkonomiBistand. Dersom noe skulle endre seg så vil vi oppdatere deg. 

 

Myndighetene kommer stadig med tiltak som skal hjelpe næringslivet. Vi har merket pågang på Support da tiltakene naturligvis påvirker økonomi- og lønnsystemet du bruker. Vi skal selvfølgelig bistå dere, og i mellomtiden har vi opprettet en side hvor vi kommer til å samle opp informasjon rundt endringene på denne siden her.

 

På vår FAQ (webbaserte spørsmål/svar tjeneste) vil dere finne svar på mange spørsmål. Her legger vi også ut Corona-relaterte spørsmål med svar og løsning. Her vil dere kunne få raske og dokumenterte svar på mange spørsmål og denne er tilgjengelig 24/7.

Normalt er det slik at alle med Bistandsavtale vil ha tilgang til alle de over 1.000 sakene som ligger i FAQ, mens øvrige kunder kun har tilgang til et svært begrenset antall saker. I dagens corona-situasjon vil vi åpne hele FAQ-basen for alle våre kunder. Det vil kunne spare noen kostnader og lette tilgangen på hjelp utenfor normal arbeidstid. Når vi kommer tilbake til mer normale tilstander vil FAQ på nytt bli forbeholdt kunder med Bistandsavtale.

Slik bruker du vår FAQ:

  • Trykk her
  • Velg knappen for “Spørsmål og svar
  • Skriv ord du vil søke på – f.eks «corona»
  • Eventuelt kan du klikke deg inn på de forskjellige mappene å se alle artikler om et tema/produkt.
  • Ønsker du å se egne supportsaker må du logge inn.
  • Ta kontakt på support@okonomibistand.no hvis du trenger hjelp til pålogging.


Nyttige lenker til våre kunder

Nedetid og oppgraderinger 

På utvikling går det videre i full fart. Vi har nå satt opp statusside for våre skytjenester hvor vi skal legge ut informasjon om planlagt / uplanlagt nedetid og informasjon om oppgraderinger. Det er mulig å abonnere på siden om man ønsker å holde seg oppdatert.

Siden finner man på http://status.okonomibistand.net

Eller etter hvert i Hjem-menyen i portalen: portal.okonomibistand.net

 

Husk, det kommer en tid etter dette, og vi gleder oss til å se deg igjen, ansikt til ansikt. Inntil da, la oss stå sammen i dugnaden.