Learn AS kan bruke mer tid på det de er gode på etter at de tok i bruk Visma.net Payroll og OneStop Reporting

Trafikkskolen Learn AS har over 50 ansatte og verdsetter alle hjelpemidler som gir mer tid til folka, ettersom det er de som er selve kjernen i bedriften. De har derfor nylig tatt i bruk både Visma.net Payroll og OneStop Reporting for å få mer tid til det de er gode på. Bjørn Hope, leder for økonomi og HR i Learn AS, forteller at han syntes det tidligere lønnssystemet de brukte var godt, men at man merket at det var gammelt og tungt å bruke prosessmessig.

Til de som syntes det virker skummelt å bytte system kan Bjørn heldigvis berolige med at overgangen var ekstremt enkel og smidig.

 

“Alt av basisdata ble overført til et nytt system. Det var mye mindre arbeid enn hva du ser for deg i forbindelse med å bytte system. For oss var prosessen helt uproblematisk, mye takket være opplæring og oppfølging fra  ØkonomiBistand. De har hjulpet med konverteringen slik at det ble en veldig smidig prosess.”

 

Bjørn trekker spesielt frem fraværsmodulen som et stort pluss. Her kan de ansatte selv planlegge sin ferie og ha kontroll på sykefravær. Det har også blitt veldig mye enklere å håndtere utlegg siden de ansatte kan gjøre dette direkte i en app. Arbeidshverdagen har rett og slett blitt enklere og Bjørn er glad for at de nå har mer tid de kan bruke på verdiskapende og viktige oppgaver som for eksempel høyere grad av kvalitetssikting.

 

“Det gamle systemet lå på en Citrix-plattform og systemene aksepterte ikke alltid dataene, noe som hindret tilgang til filene våre når vi for eksempel skulle overføre utlegg. Alt dette går nå sømløst, og vi kan bruke mer tid på kvalitativ kontroll, noe som er viktig for oss! Vi bruker fortsatt tid på lønna, men nå er det for å kvalitetssikre at hver ansatt får riktig lønn.”

 

Tidligere har Learn AS jobbet i excel når det kommer til rapportering. Der måtte de laste inn fjorårstall og budsjetter, og hver måned kopierte og limte de inn tall for å lage rapportene sine. For å få en automatisert løsning har de nå tatt i bruk OneStop Reporting. Med et rapporteringssystem integrert inn i økonomisystemet kan Bjørn enkelt velge en standardrapport ved enden av måneden og ha alt av rapportering klar. Overgangen til OneStop Reporting fra Excel var lite anstrengende og Bjørn forteller at de sparer mye tid ved å bli kvitt den manuelle tastingen.

 

“Den absolutt viktigste funksjonen, er at vi kan få et fullverdig regnskap med det samme, og jeg kan hente ut regnskap fra hvilken som helst periode. Jeg pleier å gå inn og se at resultatet i bunnen er det samme i økonomisystemet og i OneStop Reporting, for da vet jeg at alt er på plass, avslutter Bjørn.”

 

Les hele saken hos Visma

Ålesundsregionens Havnevesen forenklet arbeidshverdagen med Visma.net

Ålesundregionens Havnevesen er en profesjonell tilbyder av losse og lastetjenester. De har holdt på med lossing og lasting av båter siden ca. 1890, og har lang og bred erfaring med arbeid på båter. I 2018 var de klare for å reise opp til skyen. Vi har snakket med økonomi og administrasjonssjef Torgeir Emblem om skiftet fra server til sky.

Hva er den viktigste grunnen til at du byttet ut det gamle systemet med Visma.net? 

En av de største utfordringene med å ha økonomisystemet i en server som er plassert hos kommunen er når det dukker opp feil ved oppgraderinger og vi ikke får tak serveransvarlig i kommunen. I tillegg hadde vi lyst å prøve noe nytt og innovativt for utviklingen sin del. Med Visma.net har vi endret gamle innarbeidet rutiner, rundt f.eks. inngående fakturaer og reiseregningen, men endringene gjaldt ikke bare økonomidelen – Men også flyten rundt, hele brukeropplevelsen!

 

Hvordan opplevde du/dere implementeringsprosjektet? 

Det var god og ryddig gjennomgang før vi startet opp med prosjektet med kartlegging av virksomhetens behov for oppsett av Visma.net og integrasjoner. Oppsett av Visma.net var relativ enkelt og gjennom hele oppstartsfasen hadde vi god kommunikasjon med ØkonomiBistand. Systemet var oppe å gå etter en del prøving og feiling. Vi hadde noen utfordringer, men dyktige konsulenter i ØB og Visma har hjulpet oss å løse disse. 

 

 

Hvordan engasjerte og motiverte du de ansatte til å ta i bruk det visma.net?

Det var allerede et ønske fra de ansatte å starte med Visma.net, noe som gjorde det enklere å motivere og engasjere de berørte brukerne til å ta det i bruk. 

Muligheten i Visma.net for full bankintegrasjon og enkel prosess med reise og utlegg, har effektivisert våre daglige rutiner. Våre folk som satt med dette tidligere har fått det mye enklere.

 

Hva opplever du som de 3 største forskjellene på det gamle on-prem systemet og Visma.net? 

  •  Oppgradering går automatisk, slipper å være avhengig av eksterne aktører.
  • Automatiserte prosesser med inngående & utgående fakturaer.
  • Åpne APIer i Visma.net gir store muligheter for integrasjoner til fagsystemer.
  • Enveis integrasjonen til PortWin fungerer utmerket, Torgeir kom med et bra ønske om en toveis integrasjon på sikt.

 

Vi er glade for at Ålesund Havn er fornøyde med løsningen sin og at vi har fått lov til å bidra til å forenkle arbeidshverdagen deres. Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!

💙