Ålesundsregionens Havnevesen forenklet arbeidshverdagen med Visma.net

Ålesundregionens Havnevesen er en profesjonell tilbyder av losse og lastetjenester. De har holdt på med lossing og lasting av båter siden ca. 1890, og har lang og bred erfaring med arbeid på båter. I 2018 var de klare for å reise opp til skyen. Vi har snakket med økonomi og administrasjonssjef Torgeir Emblem om skiftet fra server til sky.

Hva er den viktigste grunnen til at du byttet ut det gamle systemet med Visma.net? 

En av de største utfordringene med å ha økonomisystemet i en server som er plassert hos kommunen er når det dukker opp feil ved oppgraderinger og vi ikke får tak serveransvarlig i kommunen. I tillegg hadde vi lyst å prøve noe nytt og innovativt for utviklingen sin del. Med Visma.net har vi endret gamle innarbeidet rutiner, rundt f.eks. inngående fakturaer og reiseregningen, men endringene gjaldt ikke bare økonomidelen – Men også flyten rundt, hele brukeropplevelsen!

 

Hvordan opplevde du/dere implementeringsprosjektet? 

Det var god og ryddig gjennomgang før vi startet opp med prosjektet med kartlegging av virksomhetens behov for oppsett av Visma.net og integrasjoner. Oppsett av Visma.net var relativ enkelt og gjennom hele oppstartsfasen hadde vi god kommunikasjon med ØkonomiBistand. Systemet var oppe å gå etter en del prøving og feiling. Vi hadde noen utfordringer, men dyktige konsulenter i ØB og Visma har hjulpet oss å løse disse. 

 

 

Hvordan engasjerte og motiverte du de ansatte til å ta i bruk det visma.net?

Det var allerede et ønske fra de ansatte å starte med Visma.net, noe som gjorde det enklere å motivere og engasjere de berørte brukerne til å ta det i bruk. 

Muligheten i Visma.net for full bankintegrasjon og enkel prosess med reise og utlegg, har effektivisert våre daglige rutiner. Våre folk som satt med dette tidligere har fått det mye enklere.

 

Hva opplever du som de 3 største forskjellene på det gamle on-prem systemet og Visma.net? 

  •  Oppgradering går automatisk, slipper å være avhengig av eksterne aktører.
  • Automatiserte prosesser med inngående & utgående fakturaer.
  • Åpne APIer i Visma.net gir store muligheter for integrasjoner til fagsystemer.
  • Enveis integrasjonen til PortWin fungerer utmerket, Torgeir kom med et bra ønske om en toveis integrasjon på sikt.

 

Vi er glade for at Ålesund Havn er fornøyde med løsningen sin og at vi har fått lov til å bidra til å forenkle arbeidshverdagen deres. Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!

💙

Er reisen til skyen egentlig komplisert?

Vi vet at det er mange som tenker at det å flytte system til skyen må være en krevende og tung prosess. Om du er en av de kan Sidra fortelle deg en liten hemmelighet. 👇🚀☁

 

 

Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat via kontaktskjema under.

Bytte av forretningssystem – Hva skal man tenke på for å lykkes?

Når det gjelder implementasjon av store IT prosjekter, er det ca 30% som lykkes med å komme i havn innen tidsfrist og budsjett. I tillegg vil 50% av de være større i omfang enn planlagt og rundt 20% mislykkes fullstendig. Prosessen ved å bytte forretningssystem kan vise til lignende statistikk. Dette tyder på at det er behov for at bedrifter får en bedre forståelse for hva et nytt system innebærer og hva som er spesielt viktig i løpet av denne prosessen.

Når dere skal sette i gang prosessen for å bytte forretningssystem, bruker denne å begynne med at dere identifiserer deres behov, for å så ta kontakt med ulike leverandører. Når dere har valgt system, vil et implementeringsprosjekt settes i gang. Bytte av system omfatter altså ikke bare selve implementeringen, det er viktige punkter man må huske på før, under og etter selve implementeringen. Når man har forstått det har man kommet et steg videre på veien for å lykkes med systembytte. Målet med denne guiden er å komme med 10 enkle anbefalinger for å hjelpe dere gjennom denne prosessen.

Migreringen til Payroll pågår for fullt

Huldt & Lillevik skal som nevnt tidligere legges ned ved årsskifte. Det siste året har vi i ØkonomiBistand migrert 87 kunder fra H&L til Visma.net Payroll. Vi anbefaler våre Huldt & Lillevik kunder som ikke allerede har vært i kontakt med oss angående migrering om å ta kontakt. Da kan vi så raskt som mulig avtalt en tid for overgang til Payroll før H&L legges ned. Visma Lønn kunder kan selvfølgelig også flytte over til Payroll nå om man ønsker å flytte lønn til skyen. ☁

Ta kontakt med oss på kunde@okonomibistand.no så hjelper vi deg!

Hvordan påvirker korona graden av digitalisering?

2022 startet med høye smittetall. Nye virusvarianter herjer over verden og hverdagen er fremdeles preget av restriksjoner. Mange av oss jobber fremdeles på hjemmekontor og flere vil nok fortsette med dette eller en hybridvariant i tiden fremover.

 

Hvordan påvirker dette bedrifter og ansatte?

De bedriftene i Norge som før pandemien hadde digitalisert arbeidsprosessene sine, var ikke like sårbare som bedrifter med lav digitaliseringsgrad da pandemien inntraff. Eksempler på bransjer som allerede før korona ble mer digitale, er bedrifter innen tjenestesalg og handel. Her har digitalisering blitt helt nødvendig ettersom konkurranse fra markedet har satt krav til det. Disse bedriftene kunne dermed umiddelbart sende de ansatte på hjemmekontor uten store utfordringer da restriksjonene ble innført i 2020.

Dette var derimot ikke situasjonen for alle, langt fra alle bransjer har tatt steget inn i det digitale, noe som har ført til flere utfordringer under pandemien. Bedrifter og bransjer med lav grad av digitalisering har daglig stått ovenfor brannslukking og panikktiltak bare for å holde den daglige driften flytende. Personalet har fått økt arbeidsbelastning som et resultat av at kollegaer er i karantene hjemme, tvunget til å være hjemme lenger enn vanlig med barn, eller ikke får eller har de samme tilgangene til systemene hjemmefra.

 

Hva menes med digitalisering?

Digitalisering innebærer ofte endrende systemer og rutiner, men gir i de fleste tilfeller økt mobilitet og effektivitet for den ansatte. Dette fører ofte til økt lønnsomhet. Digitalisering gjør at tidligere manuelle rutiner kan skje digitalt og effektivisere tidskrevende arbeidstrinn. Forretningssystemer og støttesystemer beveger se i et raskt tempo opp i skyen, noe som gir tilgang døgnet rundt til rutiner som tidligere ofte krevde at personalet var stedsavhengig.

 

Hvordan blir man mer digital?

Norske bedrifter har i likhet med resten av verden møtt og møter utfordringer som er vanskelige å påvirke pga. faktorer som ikke kan forutsies direkte. Et endret syn og styring av bedrifter med ulike begrensninger som et resultat av pandemien er uunngåelig.

I løpet av de to siste årene har vi sett en akselerasjon av digitalisering. På bakgrunn av de erfaringene vi har fått vil det i tiden fremover også finnes et digitaliseringspress med innvirkning på alle bransjer, økonomier og arbeidsplasser. Eksempler på rutiner som er tidskrevende, men enkelt kan digitaliseres er elektronisk fakturering, elektronisk betaling, prosjektregnskap, automatisert regnskap, beslutningsstøtte, lagerstyring, håndtering av leverandørfakturaer og web sertifikater og rapportering. For å bli mer digital er vårt tips at organisasjonen gjennomgår eksisterende rutiner og prioriterer de mest virksomhetskritiske rutinene for å se på mulig digitalisering av disse. I de fleste tilfeller vil du kunne få støtte gjennom denne prosessen fra din systemleverandør, vi hjelper deg gjerne!

Fast Track – den trygge og forutsigbare veien til skyen

Det å bytte system er en viktig avgjørelse og kan bringe med seg mye hodebry. Det viktigste for oss er at kundene føler seg trygge ved en overgang til et nettbasert system og ivaretatt gjennom hele prosessen. Vi har derfor kommet opp med et «Fast Track» konsept. Dette er utarbeidet gjennom årevis av skyleveranser. Målet er at kundene våre skal slippe å bruke unødvendig tid på å gjøre data-uttrekk og drøfte spesielle rutiner som må håndteres videre.

 

Vi ønsker å tilby en forutsigbar overgang til ny regnskapsløsning. Vi tilbyr derfor en standard grunnimplementering til fastpris, samt et godt utvalg tillegg man kan velge dersom det er ønskelig. Tilvalgene og selve implementeringen er godt beskrevet slik at man til enhver tid skal vite hva man skal få levert. Om man velger å benytte seg av Fast Track løsningen vil ØkonomiBistand allerede før første arbeidsmøte ha analysert deres nåværende data slik at man får et så effektivt møte som mulig. Arbeidsmøte benyttes til å gå gjennom grunndata og hvordan dette vil se ut i en ny løsning.

Da Funnemark Eiendom valgte nytt ERP system var et av kriteriene at det måtte kunne settes opp raskt. Visma.net ble et naturlig valg på bakgrunn av vertikalen på eiendomsbransjen og ØkonomiBistand ble brukt som leverandør for å benytte Fast Track konseptet. Visma.net ERP gir Funnemark Eiendom muligheten til å skalere sin løsning etter behov, men samtidig ha tilgang til all digital nyvinning til enhver tid. Vi har bistått både små og store eiendomskunder i overgangen til skyen.

 

«Det tok ikke lang tid fra vi ble enige til løsningen ble satt opp! Nå gleder vi oss til å endelig kunne jobbe skybasert i en løsning tilpasset vår bransje!» – Funnemark Eiendom

 

Sportsmaster effektiviserer arbeidshverdagen med Visma.net Payroll

Sportsmaster er en spesialforretning som leverer alt av treningsapparater til hjemmetrening, bedrifter og treningssentre. De startet opp i 2003 og er et solid firma i stadig vekst. I dag er de 23 ansatte og har et 650 m2 stort showroom på Nesbru i Asker. Under pandemien har de hatt et av sine beste år og de har oppnådd 155 millioner i omsetning. Sportsmaster har vært kunde av ØkonomiBistand gjennom mange år og vi er veldig glade for at vi kan bistå i overgangen til Visma.net Payroll.

 

«Man kan ha verdens beste system, men hvis man ikke har kompetanse og en partner som kjenner systemet, så hjelper det ikke hvor godt systemet er. Det har vært en trygghet gjennom alle år å ha ØkonomiBistand i ryggen og de har alltid kunnet svare på spørsmål og support. De er alltid der for oss.» – Frode Ingvoldstad, Daglig leder

 

Etter å ha fått beskjeden om at Huldt og Lillevik skal legges ned var Sportsmaster raske med å finne en dato for overgang til Visma.net Payroll. I samarbeid med ØkonomiBistand ble det avtalt overgang slik at lønnskjøring i juli kunne skje i Visma.net Payroll. Økonomiansvarlig jobbet da tett med en konsulent fra ØkonomiBistand i ukene før slik at alt skulle være på plass til avtalt tid. I løpet av denne prosessen har både konsulent og økonomiansvarlig tilgang til systemet og endringer som blir gjort, på denne måten kan man fordele oppgaver og skape et godt samarbeid.

Det å sette seg inn i et nytt system kan være krevende og man må inkorporere nye prosesser. I starten kan Payroll oppleves nytt og uvant, derfor er vi i ØkonomiBistand med på hele reisen og første lønnskjøring i nytt system. Økonomiansvarlig i Sportsmaster forteller at hun har hatt noen spørsmål underveis, men har alltid fått god hjelp og septemberlønnen kunne hun kjøre helt selv.

Systemet var oppe og kjørte og klart til avtalt lønnskjøring og med god hjelp fra ØkonomiBistand gikk dette uten problemer. Økonomiansvarlig i Sportsmaster forteller at Visma.net Payroll er et enklere system å bruke sammenlignet med Huldt og Lillevik bare man kommer seg inn i nye rutiner. Tidligere leverte blant annet de ansatte inn oversikt over feriedager og +/- timer fysisk på ark, mens dette nå går helt automatisk. De ansatte har full oversikt over dette i appen og manuelt arbeid er erstattet med automatiserte prosesser.

 

Frode Ingvoldstad, Daglig leder

Vi er veldig glade for å høre at Sportsmaster er fornøyde og ser frem til videre samarbeid!

💙

Håndverkerne til skyen

Gjør deg klar for fremtiden med Contracting Works!

Har du lyst til å kunne lage ny serviceordre, se prosjektstatus eller sende faktura mens du er på vei til neste befaring? Det kan vi hjelpe deg med! Vi tilbyr nå Contracting Works som en av våre tjenester.

Dette er et ordre- og prosjektstyrings system i skyen for håndverkere, utviklet av og for bransjefolk. Samfunnet er avhengige av håndverkere og Contracting Works er her for deg som håndverker og for de som trenger en håndverker med rett kompetanse til rett tid. Verktøyet gir den oversikten du trenger for å ha full kontroll på oppdragene i ditt firma –  integrert med ditt økonomi- og lønnssystem, samt feltløsning.

Med et dashboard hvor du selv kan velge hvilken data du selv vil se på skjermen får du full oversikt over hvilke timer du skal selge til hvem, hvilke kunder du burde kontakte og hvem av dine ansatte som er tilgjengelige når. Alt dette er med på å føre til enklere prioriteringer. Med smart bruk av data blir kunder, gamle data og ordrer til nye muligheter.

Ta kontakt med oss for mer informasjon, vi hjelper deg mot en enklere hverdag!

Eirik Smedsvig Synnøve Øhlund Morten Lunde
Salg Contracting Works Konsulent Senior konsulent
es@okonomibistand.no synnove.ohlund@okonomibistand.no ml@okonomibistand.no

Full logistikk i skyen – Visma.net ERP et naturlig valg

I en tid hvor arbeids- og ordremengden økte ble mulighetene i tidligere løsning for knapp. Med ønske om å kunne håndtere hele ordre- og vareflyten selv, tok Prosjektlys AS derfor steget over på Visma.net plattformen. Visma.net ERP og Visma.net Payroll vil gi dem en løsning som dekker alt knyttet til logistikk, regnskap og lønn. Alle løsninger er selvsagt helt integrerte med hverandre og gir en sømløs arbeidshverdag uten manuelle arbeidsrutiner. Og alt er naturligvis tilgjengelig via skyen.

Vi gleder oss til å kunne hjelpe Prosjektlys AS å vokse videre i en løsning tilpasset deres ambisjoner.

Regnskap og lønn håndteres eksternt

Sammen med vår samarbeidspartner Control C AS leverer vi en komplett regnskapshverdag for Prosjektlys AS. De kan derfor fokusere fullt ut på det de er gode på, mens vi håndterer alt fra implementering til ferdig ført regnskap.

Om Prosjektlys AS

Prosjektlys er en leverandør av belysning til hjemmet og næringsbygg og tilbyr et bredt spekter av produkter av høy kvalitet, til fornuftige priser. Fokuset vil alltid være å levere topp service sammen med høy kompetanse.

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid i tiden fremover.

Visit Bergen har valgt Visma.net ERP

Visit Bergen er det offisielle reiselivsorganet for Bergen og skal være reiselivsnæringens felles redskap, nettverksorgan, produktkoordinator og spydspiss i markedsføringen av byen og regionen.

Besøk Visit Bergen her.

“ Vi har brukt god tid på å velge et nytt økonomisystem for Visit Bergen. Valget falt til slutt på Visma.net ERP. En av grunnene er at vi i dag bruker Visma.net Payroll gjennom ØkonomiBistand og er veldig fornøyde brukere av det. Når økonomisystemet også har gode integrasjonsmuligheter med vår nye kasseløsning Wallmob, gjorde det valget lettere. Visit Bergen er i en prosess med å digitalisere hele organisasjonen og vi gleder oss til å flytte ut i skyen med alle fordeler det bringer med seg. ”

– Monica Dahle Kindt, CFO Visit Bergen

 

 

Vi takker for tilliten og ser frem til et godt samarbeid.

💙

Fast Track: Den trygge og forutsigbare veien til skybasert regnskap

Å bytte regnskapssystem kan være en krevende utfordring for våre kunder. Vår mening er at det ikke skal være det. La oss fortelle deg om vårt konsept “Fast Track”. Fast Track har vi utarbeidet gjennom årevis av skyleveranser. Målet er at kundene våre ikke skal bruke unødvendig tid til å gjøre data-uttrekk og drøfte spesielle rutiner som må håndteres videre. Vår konverteringsmotor analyserer din løsning og henter ut all relevant data. Slik kan vi lese inn nødvendig data i en ny og moderne skybasert regnskapsløsning.

Hvordan fungerer Fast Track?

Allerede før første arbeidsmøte vil ØkonomiBistand ha analysert deres nåværende data, og dette vil danne grunnlaget for et effektivt arbeidsmøte. Arbeidsmøtet benyttes til å gå gjennom grunndata (kunder, leverandører, artikler, kontoplan etc.) og hvordan dette vil se ut i en ny løsning.

Deretter tilpasser vi løsningen etter deres ønsker og alt vil være klart i god tid før oppstart. Slik sikrer vi gode forberedelser til opplæring og muligheten til å bli kjent med systemet.

Det viktigste for at dere skal være trygge på å ta i bruk systemet er god oppfølging – også etter oppstart. Hos ØkonomiBistand vil en av våre konsulenter sette av tid for å hjelpe til for alt som er nytt og scenarioer som kommer opp underveis.

Forutsigbarhet

Vårt konsept skal også gi våre kunder en mest mulig forutsigbar overgang til ny regnskapsløsning. Vi tilbyr derfor en standard grunnimplementering til fastpris, samt et godt utvalg tillegg som kan velges om ønskelig. Implementeringen og tilvalgene er godt beskrevet, slik at man til enhver tid skal vite hva man skal få levert.

Passer konseptet for dere?

Har din bedrift en standardisert tilnærming til regnskapssystemet deres i dag? Eller ønsker å gjøre om tyngre rutiner om til en enklere og digitalisert arbeidshverdag? Vi tar gjerne en uforpliktet prat med dere om dette.

Ta kontakt med Joakim eller bruk skjemaet under 😊

Joakim Svendsen
Mobil: 463 16 634
E-post: joakim.svendsen@okonomibistand.no

Fra en Visma løsning til en annen

I 2012 skrev ComputerWorld at «ERP er på full fart ut i skyen». Ni år senere er det fortsatt mange som tenker at dette er ukjent farvann. Noe som er naturlig for mange bedrifter. De sitter på en løsning de har hatt i fem, ti eller 15 år. Det blir fort naturlig å være komfortabel med det man er kjent med. Men bør ikke den «nye komfortabelen» ligge i skyen?
Vi mener å bruke tid på oppgraderinger og vedlikehold av servere er feil tidsbruk. Det må jo være befriende å bruke mindre tid på administrativt arbeid, og vite at man jobber på plattform bygget for fremtiden?

Hvordan løser vi det for kundene våre?

Vi har vært i dialog med mange av våre kunder som ønsker å flytte sin Visma-løsning opp i skyen. Mange har allerede tatt steget, noe som har gitt oss god kompetanse og erfaring.

Vi har blant annet:

  • Et konsept for å flytte eksisterende kunder ut i skyen
  • Vi kjenner løsningen dere sitter på i dag
  • Grunndataen dere sitter med i dag analyserer vi og flytter i ny løsning gjennom vår «konvertingsmotor»
  • Eksisterende integrasjoner håndterer vi gjennom et åpent API-grensesnitt

 

«Nettbasert regnskap og lønn har frigitt enorme mengder tid for oss – og jeg er stort sett alltid à jour med all bokføring.»
– Renate i Fjell og Fjord Konferanser AS, tidligere Visma Gobal kunde. 

 

Årets leveransepartner

Erfaring og kompetanse på nettbaserte software er vårt fagfelt. Vi har i flere år flyttet våre egne kunder ut i skyen. Gjennom våre metoder for å sette i gang og implementere våre kunder har vi også vunnet prisen som «Årets leveransepartner i Visma» tre ganger de siste fire årene.  Denne tittelen har gitt både oss og våre kunder en trygghet. Vi vet hva vi driver med og vi setter kundens behov først.

Ønsker du en ny og komfortabel hverdag så ønsker vi å hjelpe deg opp og frem.

 

Les mer om erfaringene Renate i Fjell og Fjord hadde da de gikk over til nettbasert løsning fra Visma Global her. 

 

Vil du vite mer? Ta kontakt med Joakim eller bruk skjemaet under 😊

Joakim Svendsen
Mobil: 463 16 634
E-post: joakim.svendsen@okonomibistand.no

Seeberg AS tar steget ut i skyen

Logistikk er viktig
For å unngå dobbeltregistreringer, var det viktig med en logistikkløsning som kunne integreres med nettbutikken. Alle priser, varegrupper, artikler og bilder synlig på nettbutikken, blir vedlikeholdt inne i systemet. Og bestillinger gjort i nettbutikk blir automatisk opprettet som ordre i Visma.net ERP.
Forutsigbare kostnader

Seeberg ønsket å slippe kostbare utgifter av eksisterende løsning. Med et 100% nettbasert system som Visma.net ERP, er dyre oppgraderinger historie.

Enkle fraktløsninger
I tillegg har Seeberg integrert løsningen med Consignor. Dette gjør at de kan printe ut transportetiketter, prisberegne forsendelser og generere sporingslink. Helt enkelt, med all data registrert i Visma.net ERP.

Skybasert ERP i 2020?

Vi ser at 2020 med høy sannsynlighet blir det året vi leverer flest skyløsninger. Med dette mener vi alt innen ERP: fra regnskap til timesystem og lønn, og til remitteringstjenester.

Passer ikke ERP-løsningen din deg og din bedrift? Må den gamle serveren byttes?
Vi hjelper deg med noen punkter du bør ha i bakhodet når du begynner å se deg rundt etter alternativer.