Ålesundsregionens Havnevesen forenklet arbeidshverdagen med Visma.net

Ålesundregionens Havnevesen er en profesjonell tilbyder av losse og lastetjenester. De har holdt på med lossing og lasting av båter siden ca. 1890, og har lang og bred erfaring med arbeid på båter. I 2018 var de klare for å reise opp til skyen. Vi har snakket med økonomi og administrasjonssjef Torgeir Emblem om skiftet fra server til sky.

Hva er den viktigste grunnen til at du byttet ut det gamle systemet med Visma.net? 

En av de største utfordringene med å ha økonomisystemet i en server som er plassert hos kommunen er når det dukker opp feil ved oppgraderinger og vi ikke får tak serveransvarlig i kommunen. I tillegg hadde vi lyst å prøve noe nytt og innovativt for utviklingen sin del. Med Visma.net har vi endret gamle innarbeidet rutiner, rundt f.eks. inngående fakturaer og reiseregningen, men endringene gjaldt ikke bare økonomidelen – Men også flyten rundt, hele brukeropplevelsen!

 

Hvordan opplevde du/dere implementeringsprosjektet? 

Det var god og ryddig gjennomgang før vi startet opp med prosjektet med kartlegging av virksomhetens behov for oppsett av Visma.net og integrasjoner. Oppsett av Visma.net var relativ enkelt og gjennom hele oppstartsfasen hadde vi god kommunikasjon med ØkonomiBistand. Systemet var oppe å gå etter en del prøving og feiling. Vi hadde noen utfordringer, men dyktige konsulenter i ØB og Visma har hjulpet oss å løse disse. 

 

 

Hvordan engasjerte og motiverte du de ansatte til å ta i bruk det visma.net?

Det var allerede et ønske fra de ansatte å starte med Visma.net, noe som gjorde det enklere å motivere og engasjere de berørte brukerne til å ta det i bruk. 

Muligheten i Visma.net for full bankintegrasjon og enkel prosess med reise og utlegg, har effektivisert våre daglige rutiner. Våre folk som satt med dette tidligere har fått det mye enklere.

 

Hva opplever du som de 3 største forskjellene på det gamle on-prem systemet og Visma.net? 

  •  Oppgradering går automatisk, slipper å være avhengig av eksterne aktører.
  • Automatiserte prosesser med inngående & utgående fakturaer.
  • Åpne APIer i Visma.net gir store muligheter for integrasjoner til fagsystemer.
  • Enveis integrasjonen til PortWin fungerer utmerket, Torgeir kom med et bra ønske om en toveis integrasjon på sikt.

 

Vi er glade for at Ålesund Havn er fornøyde med løsningen sin og at vi har fått lov til å bidra til å forenkle arbeidshverdagen deres. Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!

💙

Bytte av forretningssystem – Hva skal man tenke på for å lykkes?

Når det gjelder implementasjon av store IT prosjekter, er det ca 30% som lykkes med å komme i havn innen tidsfrist og budsjett. I tillegg vil 50% av de være større i omfang enn planlagt og rundt 20% mislykkes fullstendig. Prosessen ved å bytte forretningssystem kan vise til lignende statistikk. Dette tyder på at det er behov for at bedrifter får en bedre forståelse for hva et nytt system innebærer og hva som er spesielt viktig i løpet av denne prosessen.

Når dere skal sette i gang prosessen for å bytte forretningssystem, bruker denne å begynne med at dere identifiserer deres behov, for å så ta kontakt med ulike leverandører. Når dere har valgt system, vil et implementeringsprosjekt settes i gang. Bytte av system omfatter altså ikke bare selve implementeringen, det er viktige punkter man må huske på før, under og etter selve implementeringen. Når man har forstått det har man kommet et steg videre på veien for å lykkes med systembytte. Målet med denne guiden er å komme med 10 enkle anbefalinger for å hjelpe dere gjennom denne prosessen.