Ny mva innrapportering for 2022 – Visma Business

Fra og med 2022 kreves det at det må være korrekt koblinger mot SAF-T mva-koder i Visma Business. Dette kommer av at mva-rapporten er bygget opp i henhold til SAF-T avgiftskoder.

Innrapporteringen har fått flere poster enn tidligere. Den viktigste endringen fra 2021 til 2022 er at det nå skal rapporteres på SAF-T avgiftskode og ikke lenger på de faste 19 postene fra 2021. Nå skal det også rapporteres for uttak, tap på krav, justeringer og tilbakeføring. Tilleggsoppgave utgår. Nå blir det “erstatningsoppgave”, og denne vil erstatte tidligere innsendt mva-rapport.

Den nye mva-rapporteringen krever tilpasninger i økonomisystemet, og må gjøres på hver bedrift/klient. Du bør komme i gang med å gjøre nødvendige tilpasninger allerede nå, slik alt er på plass innen 01.01.2022.

Vi har laget et webinar hvor vi snakker mer om hva dette innebærer og hva dere må gjøre, slik at dere er klare for innrapportering første kvartal 2022. Det finner du her.

Integrasjoner er en selvfølge!

Å jobbe i flere systemer som ikke prater sammen gjør at de mulighetene dere har tilgjengelig i de forskjellige systemene, ikke virker realistiske. En sånn arbeidshverdag er som å akseptere en hverdag som bremser deg for hver handling du skal gjøre i ett eller flere system.

Vi er alle enig at dette må ta slutt og verdiskapende arbeid må tilrettelegges til det helt optimale.

 

«Det tar så lang tid å punche inn timelister og reiseregninger inn i lønnssystemet»

 

Hva er en integrasjon mellom systemer?

Målet med integrering av IT-systemer er å få alt til å fungere som én løsning – en handling skal være nok for å få løst én eller flere arbeidsprosesser. En systemintegrasjon defineres gjerne som en IT-prosess hvor du kobler sammen to eller flere systemer for å skape en tilpasset IT-plattform.

 

Hvorfor bør jeg integrere mine systemer?

For en som ofte er ute hos bedrifter og diskuterer deres nåværende og fremtidige prosesser, så ser jeg flere scenarioer:

«Det tar så lang tid å punche inn timelister og reiseregninger inn i lønnssystemet»

«Jeg skulle gjerne ønske at ordrene kom direkte fra nettbutikken og inn i økonomisystemet mitt»

«Kunder og leverandører må jeg legge inn i både CRM-systemet og økonomisystemet»

«Kassajournalen feiler nesten hver gang jeg skal importere den»

«Kan jeg registrere salgsordre, ta imot og plukke varer med et nettbrett?»

Jo, det er forståelig at det tar tid å punche inn reiseregninger til 75 personer. Hadde det ikke vært enklere å kun godkjenne en reiseregning elektronisk før den la seg som et grunnlag til lønn?

Det er også forståelig at det er frustrerende at en bestilling gjort på din nettbutikk genererer en masse manuelle dobbeltregistreringer i økonomi- og logistikksystemet, på lageret, i administrasjonen og banken. Hadde det ikke vært enklere om nettbutikken snakket konstant med logistikksystemet ditt samt sørget for automatiske prosesser fra bestilling til varen er mottatt av kunden?

Eksemplene kan fortsette, det kommer helt an på arbeidshverdagen til den enkelte.

 

Fellesnevneren er ønsket, eller savnet,

om å forenkle dataflyt mellom flere systemer der det er naturlig.

 

Hvordan kan ØkonomiBistand hjelpe deg?

Som leverandør av et markedets råeste nettbaserte ERP- og HR-system, så er temaet integrasjon en naturlig del av en overgang til en nettbasert løsning. Heldigvis har Visma.net mange integrasjonsmuligheter. Vi hjelper mange kunder med å integrere direkte mellom løsningene (API-integrasjon). For oss er det viktig at alle våre kunder skal få oppleve gleden ved integrasjon. Selv om det ikke alltid er gitt at tredjepartssystemer (kasse-, produksjon-, nettbutikkløsninger etc.) har åpne API for å lage en slik direkte toveisintegrasjon med Visma.net, så har vi løst det for våre kunder.

Hvordan håndterer dere driftsmidlene deres i dag?

Mange bedrifter har driftsmidler som er bokført som investering i balansen og avskrives over tid. Excel brukes gjerne for å holde oversikten og periodiserer avskrivninger i regnskapet.

Slik slipper du å jobbe i økonomisystemet.

I Visma business kan du samle alle driftsmidler, både utgiftsførte, leasede og aktiverte i driftsmiddelkartoteket. På den måten unngås en lang saldobalanse hvor alle investeringer har en egen balansekonto.

Dette er enkelt å komme i gang med, og du kan starte når som helst på året.

Har dere i dag et oppsett i Excel eller opplysninger i note så kan vi enkelt registrere info i Visma Business, i noen tilfeller kan en bruke klipp og lim.

Hvordan fungerer driftsmiddelkartoteket i Visma Business?

Hver enkelt investering registreres med et driftsmiddel nummer, og knyttes mot en driftsmidddelgruppe. Og hver gruppe er koblet til en regnskapsmessig saldogruppe, som sørger for riktig avskrivningssats og tid. Ved bokføring av faktura posteres anskaffelsen mot driftsmiddelnummer istedenfor mot balansekonto. Tilleggskjøp på et allerede eksisterende driftsmiddel knyttes mot driftsmiddel som er lagt inn tidligere. Systemet gir dere full kontroll på avskrivninger, start og sluttdato. Avskrivninger blir automatisk beregnet og kontert på rett kostnadskonto og tilhørende balansekonto. Avskrivningsintervall kan defineres etter ønsket behov.

Salg av driftsmidler.

Ved salg av driftsmidler vil systemet beregne gevinst eller tap, og foreta automatisk kontering mot riktig konto.

Har dere for eksempel store prosjekter kan hvert enkelt prosjekt ha egen driftsmiddelgruppe. Eller har dere driftsmidler som ikke skal skrives helt ned til null (for eksempel bygg
og finansiell leasing) kan en angi restverdi etter alle fremtidige avskrivninger.

Driftsmiddelrapportene viser investering og avskrivninger – både årets og akkumulert – samt salg/avhending og restverdi. Dermed slipper du å bruke tid på avstemming av regnskapet mot regneark på utsiden av Visma Business.

Visma Business på den smarte måten. Alt inkludert.

Vi lanserer Visma Business i skyen til fast pris per måned, inklusive oppgradering og teknisk support

Vi hadde faktisk tanker om en ny prismodell for Visma Business for flere år siden. Den gangen var det dessverre ikke mulig å få til. Nå har vi imidlertid gått så grundig til verks at vi tilbyr to ulike alternativ:

 

  • ØB Smart-sky
    • ØB Smart-sky er markedets mest fleksible driftsmodell. Til fastprisinklusive oppgraderinger.
    • Vår egen driftsmodell for Visma Business Product Line. Nå standardisert og automatisert, men like fleksibel som den alltid har vært.
    • Integrert med hele vårt betjeningskonsept:
      Våre dyktige konsulenter har direkte tilgang til alle vitale deler av programvaren for å yte best mulig bistand.

      • Raskere og bedre support.
      • 100 % fleksibilitet ved behov for tilpasninger, tilleggsløsninger og integrasjoner.
    • Ingen begrensninger i hvilken programvare som kan benyttes sammen med Visma Business.
      Alle framtidige behov vil være dekket.

 

  • Visma Accountancy Cloud
    • Visma sin standard driftsmodell for Visma Business Product Line for regnskapsbyrå.
    • Ingen oppsigelsestid.
    • Samlet faktura på alt teknisk og all programvare som har med Visma Business å gjøre.
    • Enkelte begrensninger i hvilken programvare som kan benyttes sammen med Visma Business.

 

Les mer om ØB Smart-sky her.

ØkonomiBistand satser på kundene

For oss i ØkonomiBistand er det viktig å ta vare på kundene våre.

Vi er selvsagt alltid der for dere med support og konsulentbistand, men for oss er det like viktig å følge opp kundene våre i det daglige. For å muliggjøre dette har Økonomibistand et team med kundeansvarlige, slik at dere som kunder har ett kontaktpunkt som bistår med avtaler, lisenser, nyheter, priser, tilbud og mye mer.

 

En god sparringspartner

Dere har som før vårt solide support- og konsulentapparat som bistår ved behov for hjelp eller oppdrag. Forskjellene er at vi som kundeansvarlige fokuserer på en mer proaktiv og individuell oppfølging av våre kunder. Vi holder jevnlige statusmøter med våre kunder slik at vi holder oss oppdatert på deres hverdag.

Det viktigste målet vårt som kundeansvarlig, er å være tilgjengelig og en god sparringspartner for alle våre kunder. Vårt ønske er å bidra til at kundene bruker mindre tid på manuelle oppgaver, og mer tid på verdiskapende aktiviteter i sin virksomhet. I statusmøter med kunder har vi derfor alltid et ekstra fokus på effektiviseringsmuligheter som forenkler deres arbeidshverdag.

 

Automatiser innfordringsprosessen

Hva er AutoCollect?

AutoCollect er en automatisert purre- og inkassoløsning som integreres med ditt økonomisystem fra Visma. Med AutoCollect kan hele innfordringsprosessen automatiseres, og du kan fra et kjent grensesnitt administrere samt holde oversikt over innfordringer direkte fra ditt økonomisystem. Dette sparer deg for mye manuelt arbeid og du sitter alltid i førersetet dersom noe må overstyres😊

 

Hvem håndterer innfordringsarbeidet dersom jeg velger å bruke AutoCollect?

Innfordringsarbeidet håndteres av et av Norges største og mest anerkjente purre- og inkassobyrå, Visma Financial Solutions. De sørger for en profesjonell håndtering av sluttkunden som bevarer kundeforholdet.

 

Hvordan fungerer dette med purring og inkasso i praksis når man bruker AutoCollect?

Du sender ut fakturaer, disse forfaller og noen betalinger uteblir. Du sjekker listen over forfalte fakturaer i ditt økonomisystem, og velger selv hvilke fakturaer du ønsker å sende til oppfølging. Det er det som er så fint – du bestemmer selv om du nå ønsker at Visma AutoCollect skal håndtere både purring og inkasso for deg, om de skal ta seg av hele prosessen frem til pengene er på konto, eller bare deler av den. Når du har gjort et utvalg du er fornøyd med og sender disse over til Visma AutoCollect, begynner de jobben med å følge opp fakturaene på en trygg og ryddig måte. Du har alltid full oversikt over status på sakene dine og inkassooppgjør, da ditt økonomisystem vil motta returdata fra AutoCollect automatisk. Ved å ha en automatisk innbetalingsløsning som eksempelvis Visma.net Autopay, vil du i tillegg ha riktig reskontro til enhver tid. Når kunden har betalt og pengene har kommet inn på konto, vil det bli opprettet en bunt til bokføring hvor oppgjøret blir ført på riktige kontoer.

 

Jeg er interessert i løsningen, men er engstelig for at kundene mine skal reagere på at fakturaer blir fulgt opp på en ny måte?

Det er forståelig, du kjenner tross alt dine kunder best, men du sitter alltid i førersetet og velger til enhver tid hvordan du ønsker at purre og inkassoprosessen skal være. Du har mulighet til å velge mellom fire forskjellige purreflyter ved oppsett for å skreddersy dette på best mulig måte for deg og dine kunder. Du kan velge mellom betalingspåminnelse med og uten gebyr, og inkassovarsel med og uten gebyr. Disse valgene og hva som inngår i dem, vil bli grundig gjennomgått av Visma Financial Solutions AS før dette settes opp 😊

 

Hvordan ser AutoCollect ut inne i Visma Business når det er integrert?

AutoCollect ligger som en egen knapp i økonomisystemet slik at du enkelt har tilgang til å regulere innfordringsprosessen:

AutoCollect i Visma business

 

Jeg er redd for å «miste kontrollen» dersom jeg velger å bruke AutoCollect, kan jeg styre noen av purringene/inkassoene selv?

Det er du selv som til enhver tid bestemmer hvor mye automatikk du ønsker og hvilke kunder som skal purres og sendes til inkasso. Du har alltid full oversikt over status på sakene direkte i ditt økonomisystem. Derfra kan du til enhver tid overstyre prosessene ved å aktivere, deaktivere eller eventuelt regulere innfordringsprosessen dersom du ønsker det.

 

Jeg ønsker oversikt over alle fakturaer som er sendt inn via Visma Business AutoCollect, hvor finner jeg det?

Dette finner du oversikt over under fanen Oversikt alle tilgjengelige faktura oversendt til AutoCollect. Dette feltet er et historikkfelt, hvor du har oversikt over dine aktive fakturaer samtidig som du har oversikt over fakturaer som er oppgjort, kreditert, tapsført eller stoppet.

 

Dersom jeg kun ønsker en oversikt over de aktive fakturaene som er sendt til Visma Business AutoCollect, kan jeg få opp dette?

Det kan du! Du får enkelt oversikt over de aktive fakturaene under fanen Aktive faktura til innfordring via AutoCollect (her vil ikke de som er oppgjort, kreditert, tapsført eller stoppet vise).

 

Vi har Global, kan vi da ta i bruk AutoCollect? Dersom vi med tiden går over til Visma.net ERP, kan vi bruke løsningen da?

Visma AutoCollect er integrert med alle Visma sine økonomisystemer 😊

 

Hva koster AutoCollect?

Oppstartsmøte med opplæring og support er kostnadsfritt, og det er heller ingen abonnementspris for løsningen. Visma AutoCollect innebærer ingen faste kostnader og registrering av inkassooppdrag er kostnadsfritt. Purringer er transaksjonspriset, men det påløper altså ingen faste kostnader for deg som kunde ved å bruke AutoCollect. Ved inkasso beholder du som kunde 100% av hovedstol, og Visma beholder salær og renter.

 

Les hva en kunde på AutoCollect sier her.

Er dere klar til å levere regnskapsdata i SAF-T formatet?

Begrepet SAF-T er for mange fortsatt ukjent, og flere beskriver det som komplisert. La oss ufarliggjøre endringen ved å gi en enkel beskrivelse på hva SAF-T vil bety for deg.

 

Hva er SAF-T, og hvem må kunne fremstille regnskapsdata i dette formatet?

SAF-T står for «Standard Audit File-tax» og er et standardformat for utveksling av regnskapsmaterialet. Den er utarbeidet i fellesskap av næringslivet, regnskapsbransjen og Skatteetaten, etter anbefaling fra Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD). Standarden angir hvilke regnskapsdata som skal utveksles og strukturen på dataene.

For dere betyr dette at det blir enklere å oversende regnskapsdata til myndighetene, og skatteetaten vil få lik struktur på dataen de mottar, som igjen gjør kontrollene mer effektive og nøyaktige.

Alle bokføringspliktige som benytter elektroniske regnskapssystemer må kunne sende inn regnskapsdata i SAF-T format. I utgangspunktet er virksomheter med lavere omsetning enn fem millioner kroner unntatt fra kravet, men ikke når de har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. De som har færre enn 600 bilager i året og som bokfører i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer er ikke omfattet av kravet, da dette regnes som manuelle løsninger og ikke et elektronisk regnskapssystem.

Alle regnskap som er bokføringspliktig og som føres i Visma Business vil dermed være ansett som pliktig til å levere SAF-T fil ved forespørsel, uavhengig av omsetning.

Hva må dere gjøre?

Er systemkravene på plass er det deres tur. Kontoplanen må knyttes opp mot en SAF-T kontoplan, og dette er forenklet betraktelig i nyere versjon av Visma Business.. Det finnes gode oversiktlige skjermbilder og en automatisk rutine som foreslår en mapping. Deres jobb blir å kontrollere at forslaget er riktig. Videre må dere se til at avgiftskodene er knyttet opp mot SAF-T avgiftskoder, at kunder og leverandører har postnummer og poststed, samt at dere har fylt ut nødvendige opplysninger under firmainformasjonen. Ellers gjelder det som før, at dere følger bokføringsloven og har god regnskapsskikk. Mer «hokus pokus» er det ikke.

 

Er økonomisystemet deres oppdatert og kan eksportere SAF-T fil?

Dersom dere er usikker på om dere imøtekommer systemkrav og anbefalt oppsett, kan vi hjelpe dere å kartlegge. Vi anbefaler per dags dato versjon 14.10.1 av Visma Business.

Endring av merverdiavgiftssats fra 12 til 6 %

NB! Stortinget vedtok fredag 9. oktober 2020 å utvide ordningen med halvering av lav mva-sats fra 12 % til 6 % ut året. Les mer her. 

Hva må gjøres i Visma Business?

Mva-satser justeres i Mva-tabellen på hver enkelt bedrift i Visma Business. Justeringene må gjøres to ganger i 2020:

  • Nå omgående må mva-sats på 6 % settes gjeldende fra 1.4.
  • I løpet av oktober må ny sats igjen klargjøres for 12 % fra og med november.

ØkonomiBistand kan bistå

Vi kan utføre alle de nødvendige endringene på en meget kostnadseffektiv måte.
I den anledning har vi satt sammen en pakke som inkluderer nødvendige oppdateringer, både i april og oktober:

  1. April 2020:
    Tilrettelegging av standard mva-oppsett i Visma Business, inklusive eventuelle egenopprettede avgiftskoder, for 12 % ut mars og 6 % fra og med april.
  2. Oktober 2020:
    Tilrettelegging av standard mva-oppsett i Visma Business, inklusive eventuelle egenopprettede avgiftskoder, for 6 % ut oktober og 12 % fra og med november.

 

Etter hver av oppdatering får dere en skriftlig rapport som viser

  1. Oppdaterte bedrifter
  2. Eventuelle bedrifter som etter oppdatering har mva-sats under middels sats
  3. Generell leveransebeskrivelse

Feil i avgiftskodetabellen i Visma Business

I versjon 1.1 av SAF-T Regnskap filformatet endret Skattedirektoratet mva-kode 23 til 20.
Dette medfører feil i SAF-T mva-kodene på alle firma som er opprettet på:

• Tidligere versjoner enn 13.10 av Visma Business Regnskapsbyrå
• Alle tilgjengelige versjoner av Visma Business Design

 

For å korrigere dette må tabellen Avgiftskode endres:

På de linjer der det står «SAF-T avgiftskode» = 23 skal det i stedet settes «SAF-T avgiftskode» = 20. Avgiftskode 23 benyttes ikke lenger i SAF-T-formatet.

Denne rettingen må gjøres i hver enkelt bedrift i Visma Business.

Om du har spørsmål vedrørende endringen så ta kontakt med vårt Bistandssenter.

 

 

Ønsker du å unngå manuell oppfølging av SAF-T i Visma Business?

Vi tilbyr helautomatisk SAF-T-oppdatering og -vedlikehold.
Dette betyr at du ikke trenger inn på hver eneste bedrift i Visma Business for å gjøre SAF-T-tilpasninger manuelt.

Løsningen passer både for en enkelt gjennomgang av oppsettet i Visma Business og som en løsning som kontinuerlig står og overvåker alle bedrifter i Visma Business.

Klikk her for å lese mer om løsningen
Klikk her for å bli kontaktet om løsningen

SAF-T innføres fra 1.1.2020 og du kan bli med oss på kurs

Myndighetene har tidligere forsøkt å innføre SAF-T-rapportering i Norge, men fra og med årsskiftet er det ingen bønn. Nå kommer SAF-T. For alle som til daglig jobber med regnskap vil dette først og fremst merkes gjennom skjerpede krav i forbindelse med mva og avgiftskoder. Det er også et grunnoppsett som må gjennomgås.

Vi ønsker at flest mulig av våre kunder skal delta på kurs så vi kommer til å sette en lav pris på kurset. Kurset vil gi godkjenningstimer for regnskapsførere.

Trykk her for å se kursoversikt

 

Hva med Visma Business på web og mobil? Vi gir deg VBONLINE®!

VBONLINE® lar deg håndtere tilbud, ordre, timer, utgående og inngående faktura (frem til “proff-brukeren” kontrollerer og oppdaterer (regnskapsavdeling eller kontor). Løsningen har også inkluderte grafiske visninger, drill-down til bilag og litt tilleggs-funksjonalitet som ikke finnes i Visma Business i dag. Løsningen har støtte for MultiKlient (som vil si at du når flere selskap/firma i samme løsning).

Visma Business på web og mobilDet finnes mange løsninger som er integrert med Visma Business, men felles for disse løsningene er at de fungerer på sin egen måte og i stor grad mellomlagrer data slik at det kan oppstå synkroniseringsproblemer. VBONLINE® derimot benytter Visma Business kildekode og dataene lagres kun ett sted; i Visma Business-databasen.

VBONLINE® er ikke ment for å erstatte Visma Business for regnskapsførere, da ekspertbrukere trenger Visma Business med all sin funksjonalitet. Men for ansatte som trenger Visma Business av og til er VBONLINE® et perfekt valg. Alle oppgaver kan utføres på mobil, nettbrett, pc eller Mac. Modulene kan kombineres med hverandre innenfor samme pålogging slik at brukerbehovet til den enkelte kunde av byrået dekkes. Den samlede kundeomsetningen via VBONLINE kommer i 2019 til å nærme seg 10 milliarder kroner.

Museumsdrift i en skybasert regnskapsverden

Stiftelsen Nordlandsmuseet omfatter 20 museumsanlegg som formidler historien om regionens kirkesteder, handelssteder, skoleverk, fiskerbondekultur og gruveindustri. De opplevde at de hadde behov for modernisering av regnskap og økonomi løsningene og gikk derfor til anskaffelse av en løsning fra ØkonomiBistand Nord AS som baserer seg på skytjenestene Visma.net Financials og Visma.net Approval.

Stiftelsen Nordlandsmuseet er den første ØkonomiBistand Nord AS fikk som kunde på Visma.net ERP, høsten 2015 og de var i drift i 2016.

Før Stiftelsen Nordlandsmuseet gikk over til Visma.net Financials var de på en delt lisens med et annet museum – på Visma Global. De ønsket derimot å ta steget inn i den skybaserte regnskapsverdenen!

Nordlandsmusset Går For Visma.net FinancialsHeidi Nilsson, administrasjonssjef i Stiftelsen Nordlandsmuseet har lang erfaring med regnskapssystemet Visma Business, dette gir henne bred erfaringsbakgrunn for å kunne vurdere hva slags system som passet den daglige driften i Nordlandsmuseet. Heidi uttaler at de; “Etter å ha blitt kvitt noen “barnesykdommer” i forbindelse med oppstarten er vi veldig fornøyde og opplever systemet som stabilt og enkelt å jobbe i”.

De har i dag Visma.net Financials med 4 ekstra firma for regnskap og 10 brukere på Visma.net Approval for skybasert godkjenning av fakturaer. Som lønnssystem benytter Stiftelsen Nordlandsmuseet Visma Lønn.

I tillegg bruker Nordlandsmuseet kassesystemet Frontline med nettbutikk – levert av ØkonomiBistand Nord AS sin samarbeidspartner; Officelink AS. For å effektivisere hverdagen ytterligere til de ansatte, utvikler nå ØkonomiBistand Nord AS og Officelink AS en automatisk filimport av kassajournal til Visma.net

Primex Norway AS valgte Visma Business og Marel Innova.

Når en skal bygge og konstruere den nyeste og mest moderne filetfabrikken, så trenger en også avanserte og fleksible løsninger for produksjonsstyring, ERP, lønn og rapportering. Løsningen for Primex Norway AS ble at ØkonomiBistand Nord AS og Marel Norge AS utviklet en fleksibel og automatisk to-veis integrasjon mellom ERP systemet – Visma Business og Marel sitt produksjonssystem – Innova. I tillegg gikk Primex Norway AS også for Visma lønn og rapporteringssystemet SAP BO som ØkonomiBistand Nord AS forhandler.

Viktige momenter for Primex Norway AS ved valg av ERP leverandør og system var bred bransjekunnskap og erfaring fra leverte løsninger til fiskerinæringen slik at leverandøren både kunne fungere som en kompetansepartner under utarbeidelsen av løsningen, samt operere mest mulig selvstendig sammen med Innova i integrasjonsprosessen. Øvrige viktige momenter var blant annet å inneha egen integrasjonskompetanse, unngå dobbeltregistrering av data, fleksibilitet mht. leveranse og samarbeid med øvrige leverandører.

Marel Innova vil håndtere selve produksjonsstyringen og lagerverdiene i fabrikken, selgere vil også legge inn kundeordrene i Innova. Visma Business vil håndtere alle kunder og leverandører, samt håndtere inn og utgående fakturaer. Integrasjonen er satt opp med automatisk flyt mellom de to systemene, samt at f.eks. dersom en leveringsadresse ikke finnes i Visma Business når det etableres en ordre i Marel Innova, så vil den bli opprettet.

Det mobile rapporteringssystemet SAP BO vil kunne gi ledelsen mulighet til å være kontinuerlig oppdatert mht. lønnsomhet og omsetning helt ned på detaljnivå. Det vil kombinere data fra Visma Business og Marel Innova for å kunne få dagsferske rapporter om hva inntjeningen har vært på de ulike produktene som fabrikken leverte siste dag, uke, måned m.m

Integrasjonen mellom Visma Business og Marel Innova vil utvikles videre etter hvert som behovene endres hos Primex Norway AS. I tillegg vil Visma Business ERP systemet kunne kobles opp mot andre systemer ved behov som f.eks. Råfisklaget sin sluttseddel. SAP BO rapporteringssystemet vil kunne utvides til å innhente data fra nye systemer slik at rapporter alltid er oppdatert mht. selskapets behov og datakilder.

Ønsker du å høre mer om denne løsningen eller hvilke muligheter vi har for å tilpasse eller integrere Visma Business løsninger etter dine behov, så ta kontakt med oss!

Nordasfalt AS valgte ØkonomiBistand Nord som partner

Etter en grundig vurdering av ulike økonomi- og forretningssystem, var det ØkonomiBistand Nord med Visma Business og Visma Lønn som til slutt ble valgt. Lokal tilstedeværelse og tett oppfølging av forhandler, samt Visma Software sin merkevare og styrke i markedet var blant kriteriene for deres avgjørelse. Ett av kravene til Nordasfalt AS ved bytte av system var å kunne effektivisere faktura- og dokumentflyten i selskapet, Ved bruk av Visma produktene autopay, autoinvoice, dokumentsenteret og approval i godkjenningsflyten er selskapet nå på god vei til å se positive effekter av et bytte av økonomisystem. Selskapet vil i høst også ta i bruk Visma Expence for utlegg og reiseregninger.

Et viktig moment Nordasfalt hadde vedr systembytte, var å vurdere nye rutiner for arbeidsordre og mobil datafangst. Løsningen for dette var å ta i bruk ØkonomiBistand Nord sin egenutviklete arbeidsordremodul i Visma Business i kombinasjon med Devinco sin løsning for mobil datafangst – SpeedyCraft.

De ulike utvidelses- og integrasjonsmuligheter med andre systemer gjorde Visma Business sin hybridmodell til et naturlig valg.

«God prosess- og forretningsforståelse hos de involverte i ØkonomiBistand Nord, samt god informasjon/oppfølging har også vært viktig når valget skulle tas», skriver Svein-Harald Karlsen, HR og infosjef i Nordasfalt AS

Same procedure as every year, james!

Selv om dette kanskje er effektivt om man ser det ut ifra måten man alltid har jobbet, og at man med sine gamle rutiner har stålkontroll på hvordan de fleste oppgaver og utfordringer skal løses. Men hva om den farlige setningen; «det er slik vi alltid har gjort det» er hele årsaken til at selv om man er effektiv i de gamle rutinene, ikke lenger er effektiv nok når det kommer til dagens utfordringer?

Det kan ofte virke omstendelig og vanskelig å komme i gang med en ny løsning. I tillegg så føler mange at det er for mye å ta tak i.  Men på et tidspunkt må man kaste seg ut i fremtidens arbeidsmetoder. Og ja – de krever at man tenker annerledes, og at man er villig til å jobbe annerledes enn slik man alltid har gjort det. For å kunne holde følge i den rekordraske utviklingen på mange fronter, setter det krav til måten vi jobber på. Det å registrere data flere ganger og sette igang unødvendige prosesser for å gjøre oppgavene man er satt til, det er ikke lenger et alternativ om man skal bli sett på som en attraktiv bedrift i dag.

Så hvor starter du?

Det er enkelt – ved å se på løsningen. Etter våre erfaringer kan man lese seg opp, forklare og diskutere om hva en bra løsning innebærer. Men det som gir den virkelige innsikten og oversikten er å se hvordan løsningen fungerer. Erfaringen vår er at når man faktisk får se løsningen, og mulighetene som finnes er det enkelt for de som ser systemet å engasjere seg, og se hvordan det kan gjøres – enkelt. Ved å jobbe i financials registreres alt en gang, og relasjonene til de riktige områdene følger prosessene i systemet. Dette gir frigir tid til å faktisk jobbe med primæroppgavene, og ikke bruke tid på andre administrative prosesser som kun stjeler tid. Når fokuset er her, vil man på et helt annet nivå skape forståelse for prosessene og tallene bak – som igjen legger et bedre grunnlag for de riktige beslutningene.

Ved å bruke Visma.net financials vil man kunne effektivisere de interne rutinene, skape en bedre forståelse av helheten, og gjøre det enkelt å holde orden på dine data. Men alt dette avhenger at vi går bort fra å gjøre det slik vi alltid har gjort det.

Visma.net versus Visma Business
Visma.net versus Visma Business

Slik kommer du i gang med AutoInvoice

Alle kan sende og motta elektronisk faktura. Visma.net AutoInvoice er inkludert i Visma.net Financials, Visma Global og Visma Business. Tjenesten gir en automatisert forretningsprosess hvor du sparer tid og penger. Visma.net AutoInvoice sjekker nemlig om kunden kan motta elektronisk, eller om de må ha fakturaen på e-post eller papir, og sender den deretter på riktig format. Enklere blir det ikke.

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA BUSINESS

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA GLOBAL

 

Smarte løsninger for elektrobransjen

Visma Global med håndterminaler fra Handyman/ Speedycraft/ Min timeliste

I denne løsningen ligger hele bransjeløsningen integrert i Visma Global, mens elektrikernes datafangst gjøres på håndterminaler/mobiltelefoner. ØkonomiBistand har laget bransjeløsningen i Visma Global.


Elinn og Visma Business

Her er arbeidsdelingen veldig klar: De som har elektro som fag, enten det er elektrikere eller saksbehandlere, jobber i Elinn. Regnskapsføreren jobber i Visma Business. Ettersom fagarbeiderne ikke trenger å bruke økonomisystemet og Visma Business er Norges mest brukte system for regnskapsførere, så er dette blant annet en velegnet løsning for elektrofirmaer som benytter ekstern regnskapsfører. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Elinn og Visma Business.


Speedycraft og Visma Business

Speedycraft brukes som «håndholdtløsning» og overfører ordrer, vedlegg, timer og forbrukt materiell til Visma Business. All oppfølging gjøres i Visma Business. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Speedycraft og Visma Business.


Hvorfor finnes det ulike løsninger?

På samme måte som det finnes mange bilmerker så finnes det flere bransjeløsninger for elektro. Og på samme måte som at en stor bilforhandler som for eksempel Kverneland Bil tilbyr både Mazda, Volvo og Ford, så tilbyr ØkonomiBistand tre ulike løsninger til elektrobransjen. Vi har i mange år samarbeidet godt med bransjen og har det som trengs for både store og små elektroinstallatører.


Hvilken løsning er best for det enkelte elektrofirma?

For å vite mer om løsningene anbefaler vi at dere tar kontakt med oss i ØkonomiBistand. Vi kjenner løsningene. Benyttes det ekstern regnskapsfører så sjekk gjerne hvilket system regnskapsbyrået benytter.

“Velg alltid en bransjeløsning som er godt integrert med regnskap og økonomi”.

Med plikt til å rapportere

«Den typiske vitskaplege artikkelen blir skrive med ulyst og knapt lesen av nokon», står det å lese i årets første medlemsblad fra Forskerforbundet. Gjelder dette også for regnskapsrapporter? Er det slik at regnskapsførerne tar ut de samme rapportene som ved forrige periodeavslutning. Bytter ut noen tall i kommentarene fra forrige gang, og sender rapporten elektronisk til samme mottaker som hun alltid har gjort?

Regnskapsførere er pålagt å produsere rapporter og det skal de selvsagt fortsette med. Men det er ikke alltid at disse rapportene oppleves som relevante for mottakerne. Tall er ferskvare og jeg vet at tradisjonelle regnskapsrapporter i en del tilfeller er «utgått på dato» når rapporten til slutt produseres og leveres fra regnskapsfører. Er disse rapportene et styringsverktøy egnet til daglig ledelse av små og mellomstore virksomheter?

Gjør rapportering til noe mer enn et obligatorisk pliktløp

I ØkonomiBistand er vi glade for at regnskapsbyråer som er kunder av oss nå kan tilby VB Online Regnskapsoversikt til alle sine kunder. Dette er kort sagt en lavterskel rapporteringsløsning. Med en enkel resultatrapport og oversikt over kundefordringer og leverandørgjeld, kan kunder av regnskapsbyråene enkelt følge utviklingen i regnskapet. Regnskapsfører styrer hvilke perioder som er lukket/avsluttet, men kundene kan likevel følge med utviklingen i salg og kjøp fram til dagens dato. Det er selvsagt både grafisk visning og drill-down til alle dokumenter som måtte ligge i Visma Dokumentsenter.

VB Online Regnskapsregnskapsoversikt – Lavterskel regnskapsrapportering

Vi er overbevist om at vår nye rapporteringsløsning, VB Online Regnskapsoversikt, vil gjøre regnskapsførers arbeid mer relevant for små og mellomstore virksomheter. Vi vet at kunder som benytter løsningen blir mer interesserte i de tradisjonelle periodiske regnskapsrapportene.

VB Online Regnskapsoversikt er en løsning som ikke koster ekstra for regnskapsbyrået når flere kunder tar i bruk løsningen. VB Online Regnskapsoversikt er en ekte skyløsning laget for både mobil, nettbrett, Mac og PC.

Er du regnskapsfører? VB Online Regnskapsoversikt er den beste snarveien til økt regnskapsinteresse blant kundene dine.

Fra a til å i Visma Business

Uansett hva slags inneklima man har fra før, enten det er fuktig og rått eller kaldt og tørt, vil Mittet tilby et ventilasjonsfilter som er tilpasset kundens behov. I tillegg kommer filtrene med rammer i plast eller galvanisert stål, og dermed er de mer motstandsdyktige i forhold til fuktighet.

Konkurransedyktig

For å kunne være konkurransedyktig i denne bransjen, må man være svært kostnadseffektiv i forhold til andre land. I fra 2009 har Mittet AS benyttet ØkonomiBistand som leverandør av økonomisystem, og de så raskt hva Visma kunne tilby totalt som et solid styringsverktøy for bedriften. Når de var på lufta i 2010, hadde de bygd opp alle strukturer i henhold til kalkyler de fra før hadde i Excel. De har nå hele styringen av alle prosesser – fra a til å – i Visma Business.

I dag utnytter de systemet svært godt, og de minimaliserer også det administrative arbeidet så mye som mulig. Det gjør de blant annet ved å bruke Visma Dokumentsenter, hvor de har bedt alle leverandører om å sende faktura i EHF-format. De remitterer kun et par ganger i uka, og de har definert hvem som har ansvar for de forskjellige kontoene – noe de sparer mye tid på. I tillegg har de bygd på med Huldt & Lillevik Lønn og Visma.net Expense for effektiv håndtering av lønn og reiseregninger.

Integrerte løsninger gir effektivitet

Kursene kan skreddersys og tilpasses den enkelte kundens behov. Aak Safety AS tilbyr også både grunnleggende og videregående modulbasert-opplæring for forskjellige arbeidsoppgaver som utføres i høyden. Opplæring i fallsikring, redning og tilkomstteknikk eller arbeid i tau, er vesentlig for arbeid i høyden og dette vet Aak Safety alt om.

 

Integrasjon

 

Med så stort fokus på kurs og opplæring, er det viktig at prosessene rundt påmelding og fakturering går så smidig som mulig. Aak Safety benytter seg derfor av en integrasjon mellom deres egenutviklede kurssystem og Visma Business. Deltakeren melder seg på kurset på nett, slik at det ser ut som man gjør det via nettsiden, mens man i utgangspunktet gjør det via kurssystemet. I dette systemet ligger det oversikt over alt av kursbevis, deltakerliste, instruktører, kursmateriell, og kundetilfredshetsmåling.

Etter siste dag på kurs, går det ut en e-post eller sms der deltakeren kan gi tilbakemelding, og når kurset er gjennomført vil det deles ut kursbevis. Deretter blir kurset overført til Visma Business, der det blir behandlet som en vanlig ordre slik at fakturaene blir sendt ut. Alt av priser, antall og diverse fra kurssystemet vil automatisk bli oppdatert i Visma Business, og ingen etterregistrering er nødvendig. Dermed slipper Aak Safety mye manuelt arbeid, og kan legge fokuset sitt på nettopp kurs og opplæring.

Vi tok oss en prat med Control Plus

Da Control Plus flyttet inn i denne verdenen og valgte Visma Business, var dokumentsenteret en avgjørende faktor. De måtte ha et litt mer moderne system, og da var dette et naturlig valg. På spørsmålet om deres krav har blitt innfridd, er svaret et rungende ja.

«Vi får gjort mye mer nå enn det vi gjorde for fem år siden, og har allerede mange flere kunder på grunn av høyere kapasitet», forteller Veronika Annie Eilertsen, daglig leder.


Nye og store kunder

Veronika Annie Eilertsen, daglig leder i Control Plus
Veronika Annie Eilertsen, daglig leder i Control Plus

Hun forteller videre at Expense er rene himmelriket, og at AutoPay har frigjort utrolig mye tid – og denne ekstra tiden vil de bruke på flere nye kunder og å gi dem best mulig kundeservice.

«Visma Business gjør at vi kan ta inn så store kunder vi måtte ønske, og en del av kundene våre begynner å bli veldig store, de har vokst. Hadde vi ikke hatt Visma Business, så hadde vi ikke hatt disse mulighetene», forklarer Eilertsen.

Brukervennlig

Økonomisystemet som Control Plus benyttet seg av før hadde store begrensninger når kundene vokste. Men Veronika forteller at dokumentsenteret er så brukervennlig at alle og enhver kan ta det i bruk uten særlig opplæring eller innføring. Det tar litt tid å bli god på Visma Business, men når man først har satt seg inn i det går det svært raskt og effektivt.

«Du kan gjøre alt med Visma Business. Hvis du skal føre et regneark så kan du bare klippe og lime, og så er det bokført. Det er veldig lite begrensninger», forteller hun. Visma Business er en stor og betydningsfull del av deres hverdag, og de vil fortsette med systemet i lang tid fremover.

 

God support

Ofte kan en hyggelig telefonsamtale lyse opp en grå og kjedelig dag, og dette har også Veronika erfart. Hun synes supporten hos ØkonomiBistand er både hyggelig og bra.

«Supporten er helt super. Vi møter mange trivelige folk hos ØkonomiBistand. Plutselig sitter man og prater om hvor man skal reise på ferie. Det er ikke ofte man tar seg tid til sånt», sier hun og ler.