Integrasjoner er en selvfølge!

Å jobbe i flere systemer som ikke prater sammen gjør at de mulighetene dere har tilgjengelig i de forskjellige systemene, ikke virker realistiske. En sånn arbeidshverdag er som å akseptere en hverdag som bremser deg for hver handling du skal gjøre i ett eller flere system.

Vi er alle enig at dette må ta slutt og verdiskapende arbeid må tilrettelegges til det helt optimale.

 

«Det tar så lang tid å punche inn timelister og reiseregninger inn i lønnssystemet»

 

Hva er en integrasjon mellom systemer?

Målet med integrering av IT-systemer er å få alt til å fungere som én løsning – en handling skal være nok for å få løst én eller flere arbeidsprosesser. En systemintegrasjon defineres gjerne som en IT-prosess hvor du kobler sammen to eller flere systemer for å skape en tilpasset IT-plattform.

 

Hvorfor bør jeg integrere mine systemer?

For en som ofte er ute hos bedrifter og diskuterer deres nåværende og fremtidige prosesser, så ser jeg flere scenarioer:

«Det tar så lang tid å punche inn timelister og reiseregninger inn i lønnssystemet»

«Jeg skulle gjerne ønske at ordrene kom direkte fra nettbutikken og inn i økonomisystemet mitt»

«Kunder og leverandører må jeg legge inn i både CRM-systemet og økonomisystemet»

«Kassajournalen feiler nesten hver gang jeg skal importere den»

«Kan jeg registrere salgsordre, ta imot og plukke varer med et nettbrett?»

Jo, det er forståelig at det tar tid å punche inn reiseregninger til 75 personer. Hadde det ikke vært enklere å kun godkjenne en reiseregning elektronisk før den la seg som et grunnlag til lønn?

Det er også forståelig at det er frustrerende at en bestilling gjort på din nettbutikk genererer en masse manuelle dobbeltregistreringer i økonomi- og logistikksystemet, på lageret, i administrasjonen og banken. Hadde det ikke vært enklere om nettbutikken snakket konstant med logistikksystemet ditt samt sørget for automatiske prosesser fra bestilling til varen er mottatt av kunden?

Eksemplene kan fortsette, det kommer helt an på arbeidshverdagen til den enkelte.

 

Fellesnevneren er ønsket, eller savnet,

om å forenkle dataflyt mellom flere systemer der det er naturlig.

 

Hvordan kan ØkonomiBistand hjelpe deg?

Som leverandør av et markedets råeste nettbaserte ERP- og HR-system, så er temaet integrasjon en naturlig del av en overgang til en nettbasert løsning. Heldigvis har Visma.net mange integrasjonsmuligheter. Vi hjelper mange kunder med å integrere direkte mellom løsningene (API-integrasjon). For oss er det viktig at alle våre kunder skal få oppleve gleden ved integrasjon. Selv om det ikke alltid er gitt at tredjepartssystemer (kasse-, produksjon-, nettbutikkløsninger etc.) har åpne API for å lage en slik direkte toveisintegrasjon med Visma.net, så har vi løst det for våre kunder.

ØkonomiBistand satser på kundene

For oss i ØkonomiBistand er det viktig å ta vare på kundene våre.

Vi er selvsagt alltid der for dere med support og konsulentbistand, men for oss er det like viktig å følge opp kundene våre i det daglige. For å muliggjøre dette har Økonomibistand et team med kundeansvarlige, slik at dere som kunder har ett kontaktpunkt som bistår med avtaler, lisenser, nyheter, priser, tilbud og mye mer.

 

En god sparringspartner

Dere har som før vårt solide support- og konsulentapparat som bistår ved behov for hjelp eller oppdrag. Forskjellene er at vi som kundeansvarlige fokuserer på en mer proaktiv og individuell oppfølging av våre kunder. Vi holder jevnlige statusmøter med våre kunder slik at vi holder oss oppdatert på deres hverdag.

Det viktigste målet vårt som kundeansvarlig, er å være tilgjengelig og en god sparringspartner for alle våre kunder. Vårt ønske er å bidra til at kundene bruker mindre tid på manuelle oppgaver, og mer tid på verdiskapende aktiviteter i sin virksomhet. I statusmøter med kunder har vi derfor alltid et ekstra fokus på effektiviseringsmuligheter som forenkler deres arbeidshverdag.

 

Automatiser innfordringsprosessen

Hva er AutoCollect?

AutoCollect er en automatisert purre- og inkassoløsning som integreres med ditt økonomisystem fra Visma. Med AutoCollect kan hele innfordringsprosessen automatiseres, og du kan fra et kjent grensesnitt administrere samt holde oversikt over innfordringer direkte fra ditt økonomisystem. Dette sparer deg for mye manuelt arbeid og du sitter alltid i førersetet dersom noe må overstyres😊

 

Hvem håndterer innfordringsarbeidet dersom jeg velger å bruke AutoCollect?

Innfordringsarbeidet håndteres av et av Norges største og mest anerkjente purre- og inkassobyrå, Visma Financial Solutions. De sørger for en profesjonell håndtering av sluttkunden som bevarer kundeforholdet.

 

Hvordan fungerer dette med purring og inkasso i praksis når man bruker AutoCollect?

Du sender ut fakturaer, disse forfaller og noen betalinger uteblir. Du sjekker listen over forfalte fakturaer i ditt økonomisystem, og velger selv hvilke fakturaer du ønsker å sende til oppfølging. Det er det som er så fint – du bestemmer selv om du nå ønsker at Visma AutoCollect skal håndtere både purring og inkasso for deg, om de skal ta seg av hele prosessen frem til pengene er på konto, eller bare deler av den. Når du har gjort et utvalg du er fornøyd med og sender disse over til Visma AutoCollect, begynner de jobben med å følge opp fakturaene på en trygg og ryddig måte. Du har alltid full oversikt over status på sakene dine og inkassooppgjør, da ditt økonomisystem vil motta returdata fra AutoCollect automatisk. Ved å ha en automatisk innbetalingsløsning som eksempelvis Visma.net Autopay, vil du i tillegg ha riktig reskontro til enhver tid. Når kunden har betalt og pengene har kommet inn på konto, vil det bli opprettet en bunt til bokføring hvor oppgjøret blir ført på riktige kontoer.

 

Jeg er interessert i løsningen, men er engstelig for at kundene mine skal reagere på at fakturaer blir fulgt opp på en ny måte?

Det er forståelig, du kjenner tross alt dine kunder best, men du sitter alltid i førersetet og velger til enhver tid hvordan du ønsker at purre og inkassoprosessen skal være. Du har mulighet til å velge mellom fire forskjellige purreflyter ved oppsett for å skreddersy dette på best mulig måte for deg og dine kunder. Du kan velge mellom betalingspåminnelse med og uten gebyr, og inkassovarsel med og uten gebyr. Disse valgene og hva som inngår i dem, vil bli grundig gjennomgått av Visma Financial Solutions AS før dette settes opp 😊

 

Hvordan ser AutoCollect ut inne i Visma Business når det er integrert?

AutoCollect ligger som en egen knapp i økonomisystemet slik at du enkelt har tilgang til å regulere innfordringsprosessen:

AutoCollect i Visma business

 

Jeg er redd for å «miste kontrollen» dersom jeg velger å bruke AutoCollect, kan jeg styre noen av purringene/inkassoene selv?

Det er du selv som til enhver tid bestemmer hvor mye automatikk du ønsker og hvilke kunder som skal purres og sendes til inkasso. Du har alltid full oversikt over status på sakene direkte i ditt økonomisystem. Derfra kan du til enhver tid overstyre prosessene ved å aktivere, deaktivere eller eventuelt regulere innfordringsprosessen dersom du ønsker det.

 

Jeg ønsker oversikt over alle fakturaer som er sendt inn via Visma Business AutoCollect, hvor finner jeg det?

Dette finner du oversikt over under fanen Oversikt alle tilgjengelige faktura oversendt til AutoCollect. Dette feltet er et historikkfelt, hvor du har oversikt over dine aktive fakturaer samtidig som du har oversikt over fakturaer som er oppgjort, kreditert, tapsført eller stoppet.

 

Dersom jeg kun ønsker en oversikt over de aktive fakturaene som er sendt til Visma Business AutoCollect, kan jeg få opp dette?

Det kan du! Du får enkelt oversikt over de aktive fakturaene under fanen Aktive faktura til innfordring via AutoCollect (her vil ikke de som er oppgjort, kreditert, tapsført eller stoppet vise).

 

Vi har Global, kan vi da ta i bruk AutoCollect? Dersom vi med tiden går over til Visma.net ERP, kan vi bruke løsningen da?

Visma AutoCollect er integrert med alle Visma sine økonomisystemer 😊

 

Hva koster AutoCollect?

Oppstartsmøte med opplæring og support er kostnadsfritt, og det er heller ingen abonnementspris for løsningen. Visma AutoCollect innebærer ingen faste kostnader og registrering av inkassooppdrag er kostnadsfritt. Purringer er transaksjonspriset, men det påløper altså ingen faste kostnader for deg som kunde ved å bruke AutoCollect. Ved inkasso beholder du som kunde 100% av hovedstol, og Visma beholder salær og renter.

 

Les hva en kunde på AutoCollect sier her.

Ny versjon av Visma Global og Dokumentsenter

Utgifter i Expense betalt i Autopay

For norsk versjon av Visma Global er det nå mulig å få laget bunter automatisk, for utgifter i Expense som er utbetalt via Autopay. Dette gjelder når det i Expense er satt opp med Arbeidsflyt «Betaling i Autopay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem».

 

Sparebank 1 factoring format

Nytt factoring format med kunde-fil i tillegg til faktura-fil: Sparebank 1 factoring. Forutsetning for å kunne bruke denne er at kundenummer samt fakturanummer er maks 6 siffer.

 

Endring av antall etter at ordren er plukket/pakket

Til versjon 13.10 så ble det lagt inn en validering av antall som var plukket/pakket i forhold til det antall som var i ordre/fakturagrunnlag. Konsekvensen av det var at man i ettertid ikke fikk redusert antallet på ordren i forhold til hva som var plukket/pakket. Det er nå lagt inn ett nytt parameter i
«Verktøy>Firmainnstillinger>Logistikk>Validering av antall plukket/pakket».
Slik at de som ønsker å endre antallet får mulighet til det.

 

Opprette kunde i ERP POS

Det er nå mulig å opprette en ny kunde i ERP POS som overføres til Visma Global.

 

Endring av firmanavn/visningsnavn i Global

Det er nå lagt inn mulighet til å endre firmanavn/visningsnavn i Global. Når man endrer til nytt firmanavn under Grunndata>Firmaopplysninger så vil dette bli det nye navnet som vises når man logger seg på Global.

 

Skjerminnstillinger

Når man kjører med høy oppløsning øker tekststørrelsen ofte til 150-200%, som et resultat av det blir tekststørrelsen i de fleste skjermbildene i Visma Global for store i forhold til dimensjon på selve skjermbildet. Dette fører til at teksten blir delvis usynlig. For å unngå denne situasjonen kan brukerne endre kompabilitetsinnstillinger for Global klienten, og deaktivere DPI-innstillinger. For å gjøre dette, stopp Global klienten og høyreklikk på Global ikonet, velg «Egenskaper» og fanen «kompabilitet». Velg deretter å «Endre høy DPI innstillinger». Sjekk av for «overskriv høy DPI skallering» og velg «system fra dropdown listen. Klikk deretter OK.

Utover dette er det en rekke andre nyheter, forbedringer og feilrettinger.
Det anbefales å lese Versjonsbrevet som ligger på Visma Community.

SAF-T innføres fra 1.1.2020 og du kan bli med oss på kurs

Myndighetene har tidligere forsøkt å innføre SAF-T-rapportering i Norge, men fra og med årsskiftet er det ingen bønn. Nå kommer SAF-T. For alle som til daglig jobber med regnskap vil dette først og fremst merkes gjennom skjerpede krav i forbindelse med mva og avgiftskoder. Det er også et grunnoppsett som må gjennomgås.

Vi ønsker at flest mulig av våre kunder skal delta på kurs så vi kommer til å sette en lav pris på kurset. Kurset vil gi godkjenningstimer for regnskapsførere.

Trykk her for å se kursoversikt

 

Slik kommer du i gang med AutoInvoice

Alle kan sende og motta elektronisk faktura. Visma.net AutoInvoice er inkludert i Visma.net Financials, Visma Global og Visma Business. Tjenesten gir en automatisert forretningsprosess hvor du sparer tid og penger. Visma.net AutoInvoice sjekker nemlig om kunden kan motta elektronisk, eller om de må ha fakturaen på e-post eller papir, og sender den deretter på riktig format. Enklere blir det ikke.

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA BUSINESS

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA GLOBAL

 

Smarte løsninger for elektrobransjen

Visma Global med håndterminaler fra Handyman/ Speedycraft/ Min timeliste

I denne løsningen ligger hele bransjeløsningen integrert i Visma Global, mens elektrikernes datafangst gjøres på håndterminaler/mobiltelefoner. ØkonomiBistand har laget bransjeløsningen i Visma Global.


Elinn og Visma Business

Her er arbeidsdelingen veldig klar: De som har elektro som fag, enten det er elektrikere eller saksbehandlere, jobber i Elinn. Regnskapsføreren jobber i Visma Business. Ettersom fagarbeiderne ikke trenger å bruke økonomisystemet og Visma Business er Norges mest brukte system for regnskapsførere, så er dette blant annet en velegnet løsning for elektrofirmaer som benytter ekstern regnskapsfører. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Elinn og Visma Business.


Speedycraft og Visma Business

Speedycraft brukes som «håndholdtløsning» og overfører ordrer, vedlegg, timer og forbrukt materiell til Visma Business. All oppfølging gjøres i Visma Business. Løsningen kan kombineres med ØkonomiBistands bransjeløsning for energi- og kraftlag i Visma Business. ØkonomiBistand har laget integrasjonen mellom Speedycraft og Visma Business.


Hvorfor finnes det ulike løsninger?

På samme måte som det finnes mange bilmerker så finnes det flere bransjeløsninger for elektro. Og på samme måte som at en stor bilforhandler som for eksempel Kverneland Bil tilbyr både Mazda, Volvo og Ford, så tilbyr ØkonomiBistand tre ulike løsninger til elektrobransjen. Vi har i mange år samarbeidet godt med bransjen og har det som trengs for både store og små elektroinstallatører.


Hvilken løsning er best for det enkelte elektrofirma?

For å vite mer om løsningene anbefaler vi at dere tar kontakt med oss i ØkonomiBistand. Vi kjenner løsningene. Benyttes det ekstern regnskapsfører så sjekk gjerne hvilket system regnskapsbyrået benytter.

“Velg alltid en bransjeløsning som er godt integrert med regnskap og økonomi”.

Bålpanner til folket

Espegard AS, som har hovedkontor i Ål, er en leverandør av fritidsartikler og utstyr for vedproduksjon. Det er også de som står bak den kjente bålpanna som skaper hygge og stemning over hele landet. Denne bålpanna har blitt selve varemerket for Espegard, og de har videreutviklet den i takt med tid og behov. Når det gjelder utstyr til vedproduksjon, gjør de det enkelt for kunden å selge ved videre til sine kunder. Dette innebærer at de leverer alt av utstyr som trengs, spesielt vedsekker i forskjellige størrelser er et viktig produkt.

 

Effektiv styring med Visma Global

Espegard AS har et behov for å planlegge innkjøp lang tid i forveien i og med at en del varer har lang leveringstid fra utlandet. De trengte dermed et ERP-system som holder dem løpende oppdatert i forhold til ordre, varelager og bestillinger. De utnytter mulighetene i Visma Global til økonomisk oppfølging og styring av logistikk. Det å ha oversikt over hvilke komponenter som inngår i de forskjellige artiklene er vesentlig i forhold til innkjøp, produksjon og levering.

– Planleggingen for et selskap som driver med kjøp og salg, er det viktigste man gjør. Det er det vi lever av – at vi er i stand til å observere markedet og planlegge hva vi skal gjøre i forhold til det vi tror vil skje i lang tid fremover. Det har Visma Global vært veldig bra på. Bedre oversikt og lettere å forutse framtiden, forteller Edvin Ræstad, økonomisjef.

 

Selvbetjent løsning via webportal

Visma Global har videre vært med på å effektivisere bedriften. Kundene legger inn bestillingene sine selv i webportalen, noe som fører til at de ansatte slipper å sitte å punche inn ordrer eller ta bestillinger via telefon. Ræstad forteller videre at det med Visma Global har vært lettere å tilpasse seg endringene i markedet.

​På spørsmål om hvordan Espegard AS er forberedt på digitaliseringen og endringer i fremtiden, er svaret enkelt.

– Vi er såpass innovative at vi tror vi løser det bra. Vi er klare for digitaliseringen og vi er allerede godt på vei.