InHouse Group skal ut i skyen

Etter gjennomført forprosjekt signerte i dag Brennmoen kontrakt på leveranse av Visma.net ERP for sitt svenske selskap. Løsningen består bl.a. av Visma.net Financials og Logistics, og bizClick logistics som er et WMS (Warehouse Management System) levert av vår gode samarbeidspartner IntegrasjonsPartner.

Daglig leder Øyvind Løkken sier det har vært en god prosess og samarbeid med Inhouse Group i tilbud -og forprosjekt fasen. Alle ser frem til veien videre i prosjektet. Det er en motivert gjeng fra Inhouse Group, ØkonomiBistand i Norge/Sverige (EA System) og IntegrasjonsPartner som nå tar fatt på oppgaven med å implementere løsningen.

Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!

Er du klar for skyen? Det er noen ting du bør tenke på

Alle disse endringene og mulighetene gjør at det stilles krav til omstilling hos ledere og ansatte og at man gjør de riktige vurderingene før man tar beslutningen om å ta steget ut i den skybaserte «Cloud» verdenen. Så hvilke vurderinger må man gjøre? I første omgang er det viktig å kartlegge og forstå sine egne prosesser med dagens struktur, og hvilke forretningskritiske momenter som må videreføres til en ny løsning. Med videreføring mener vi ikke en direkte kopi av slik man gjør det i dag, men å løse de samme problemstillingene man har på en forbedret måte. For hvis ikke arbeidsprosessene forbedres hva er poenget med å bytte?

Hva kreves?

For å få til en vellykket implementering krever dette at man tenker annerledes, og at man er åpne for det nye. Istedenfor å se alle utfordringene ved en overgang til skyen, se heller på mulighetene en slik løsning kan bidra til når det kommer til vekst i din bedrift. Fokuserer man på dette gjennom hele prosessen, vil tankegangen om å “fortsette slik man har gjort” erstattes med en mer fremtidsrettet tankegang.

Skybaserte produkter er bygget for et webgrensesnitt som gjør at løsningene vi benytter oss av er mer og mer standardisert. For oss betyr det at vi gjør færre tilpasninger i forretningssystemet til den enkelte kunde, ettersom mange av disse prosessene er standard-prosesser. Vi vet samtidig at ingen bedrift er lik, og at man derfor kan ha behov for noen spesialtilpasninger for å fungere optimalt. Det er her integrasjoner kommer på banen. Flere av våre spesialtilpasninger som nå gjøres, blir gjort ved å integrere kjernesystemet opp mot bransjesystemer eller fagsystemer. Ved å integrere vil man i større grad stå fritt i valget om hvordan man ønsker at sin plattform skal se ut og fungere. Med dagens muligheter når det kommer til integrasjoner, vil flere løsninger fra forskjellige leverandører kunne snakke sammen helt sømløst. Informasjonen flyter således fritt mellom systemene og man har full kontroll på alle sine data.

Oppsummert handler det om forståelse for hva man gjør i dag, og ikke hvordan man gjør det i dag. Det handler om å sette seg inn i egne prosesser og ha et mål for hva man ønsker å oppnå. La oss hjelpe deg på veien, sammen med deg finner vi riktig løsning og riktig prosess for din bedrift. Kontakt oss nedenfor om du vurderer å ta steget ut i skyen.

Integrer din Byggoffice løsning mot Visma.net

Et fremtidsrettet system har gode integrasjonsmuligheter

Markedet blir stadig mer komplekst og i fremtiden kan selskaper ha behov for endringer, videreutvikling og integrasjoner mot andre tredjepartssystemer. Dette kan være avgjørende for vekst, samt markedsposisjonen til selskapet. Uavhengig av dagens struktur er det derfor viktig å velge et ERP-system som tilrettelegger for dette.

Vår nye kunde opererer blant annet innenfor samferdsel og grunnarbeid. Dette innebærer behov for bransjesystemer, og det var derfor kritisk å velge et system som kunne integreres mot løsningene de benytter i dag. ByggOffice er et av disse systemene, og dette er en løsning innen kalkulasjon og produksjonsoppfølging.

Vår løsning skal bestå av en overføring av regnskapstransaksjoner fra Visma.net Financials via en skyggetabell til ByggOffice. På den måten kan brukeren i ByggOffice hente relevante regnskapstransaksjoner pr prosjekt. Brukeren kan dermed få direkte informasjon fra økonomisystemet ved behov, og benytte dette i forkant av en rapportering.

Unikt med vår integrasjon er muligheten for dokumentoppslag mot Visma.Net. Her vil man kunne se kostnadene i Byggoffice med en link til bildet av den inngående fakturaen. Dette fungerer for alle Byggoffice brukere uten at de behøver å ha tilgang til Visma.Net.

Integrasjonen mellom Visma.net Financials og ByggOffice bidrar til at brukeren alltid har tilgang til sanntidsdata. På den måten er man alltid oppdatert, og dette kan effektivisere både beslutnings- og planleggingsprosessen videre.

Et kjennetegn på et fremtidsrettet system er blant annet gode integrasjonsmuligheter, og Visma.net Financials imøtekommer dette. Ved å ta i bruk systemet kan man dermed utnytte teknologien i løsningen som et konkurransefortrinn.

Museumsdrift i en skybasert regnskapsverden

Stiftelsen Nordlandsmuseet omfatter 20 museumsanlegg som formidler historien om regionens kirkesteder, handelssteder, skoleverk, fiskerbondekultur og gruveindustri. De opplevde at de hadde behov for modernisering av regnskap og økonomi løsningene og gikk derfor til anskaffelse av en løsning fra ØkonomiBistand Nord AS som baserer seg på skytjenestene Visma.net Financials og Visma.net Approval.

Stiftelsen Nordlandsmuseet er den første ØkonomiBistand Nord AS fikk som kunde på Visma.net ERP, høsten 2015 og de var i drift i 2016.

Før Stiftelsen Nordlandsmuseet gikk over til Visma.net Financials var de på en delt lisens med et annet museum – på Visma Global. De ønsket derimot å ta steget inn i den skybaserte regnskapsverdenen!

Nordlandsmusset Går For Visma.net FinancialsHeidi Nilsson, administrasjonssjef i Stiftelsen Nordlandsmuseet har lang erfaring med regnskapssystemet Visma Business, dette gir henne bred erfaringsbakgrunn for å kunne vurdere hva slags system som passet den daglige driften i Nordlandsmuseet. Heidi uttaler at de; “Etter å ha blitt kvitt noen “barnesykdommer” i forbindelse med oppstarten er vi veldig fornøyde og opplever systemet som stabilt og enkelt å jobbe i”.

De har i dag Visma.net Financials med 4 ekstra firma for regnskap og 10 brukere på Visma.net Approval for skybasert godkjenning av fakturaer. Som lønnssystem benytter Stiftelsen Nordlandsmuseet Visma Lønn.

I tillegg bruker Nordlandsmuseet kassesystemet Frontline med nettbutikk – levert av ØkonomiBistand Nord AS sin samarbeidspartner; Officelink AS. For å effektivisere hverdagen ytterligere til de ansatte, utvikler nå ØkonomiBistand Nord AS og Officelink AS en automatisk filimport av kassajournal til Visma.net

La ERP-systemet bokføre de inngående fakturaene for deg

Et eksempel på dette er fakturering og betalingsprosessen. Tradisjonelt sett så har man bokført fakturaene sine, deretter valgt kontoer for debet og kredit og senere oppdatert denne i hovedboken (for så å importere filer fra banken). Hvorfor kaste bort tid når du kan la systemet holde orden på alt dette for deg? I Visma.net ERP fokuserer man på å gjøre hovedprosessene, ikke alle de små manuelle prosessene. Legg opp varer og/eller tjenester som skal faktureres og trykk på “oppdater”. Videre vil systemet selv opprette en bunt, og sende fakturaen til AutoInvoice som bestemmer hvor og hvordan kunden skal motta sine fakturaer.

Når betalingen kommer fra kunden, sendes den direkte inn i systemet hvor den matches med den riktige fakturaen og posteres i regnskapet. Nå er hele din oppgave med å prosessere dokumentet ferdig, og hvor mye jobb var det?

En ting er om man går gjennom en og en transaksjon. Men de største fordelene får bedrifter når et stort volum av transaksjoner går gjennom systemet daglig. Ved å bruke Visma.net ERP er det også store muligheter for å automatisere mange av prosessene man jobber i til daglig. Om man utnytter automatiseringen til det fulle, trenger man kun opprette fakturaen! Resten håndterer systemet for deg.

Tankeboble

Programmet virket oversiktlig og funksjonelt, det var først i senere tid, når jeg ble forklart hvordan tidligere systemer fungerte jeg virkelig så nytten av å bruke Visma.net.

Ikke bare er det et sømløst brukergrensesnitt mellom finans, logistikk, HR og lønn, men i tillegg er programmet intuitivt. Selv med et så komplekst system som Visma.net blir ikke arbeidsoppgavene kompliserte, de blir derimot forenklet. Programmet håndterer føringen av regnskapet og så alt du trenger å gjøre er å klargjøre de prosessene som skal bli gjort. Dette gjør at du får muligheten til å benytte tiden din på verdiskaping, i stedet for dobbeltarbeid og punching. Jeg hadde aldri trodd at det å føre regnskap var så enkelt.

Regnskapsførere har over tid fått ett stempel på seg om å være en traus gjeng, med store bunker papirer som flyter rundt på pulten. Jeg var derfor veldig spent på å gå inn i denne bransjen. Det jeg oppdaget da jeg begynte å jobbe med Visma.net var at dette stempelet ikke passet overens i det hele tatt. Visma.net er en fullstendig nettbasert løsning hvor man ikke trenger å skrive ut et eneste dokument. Visma.net gjør regnskap morsomt igjen.

 

Morsommere for økonomiavdelingen

Visma.net gjør det ikke bare morsomt å utføre regnskap for økonomiavdelingen, men løsningen er med på å forenkle hverdagen til alle ansatte i organisasjonen. Med applikasjoner som Visma Attach går blant annet innsendelse av reiseregninger og utlegg som en drøm. For meg virket det helt bak mål å sende reiseregninger og utlegg på en annen måte enn gjennom telefonen. Visma Attach gjør nettopp dette. Jeg tar et bilde av av kvitteringen, så tolker programmet den for meg, og vips så er jeg ferdig.

Kort oppsummert har reisen min inn i denne bransjen vært utrolig lærerik og morsom. Jeg har forstått fordelene med å bruke et system som hjelper deg med å utføre arbeidsoppgavene og effektivisere hverdagen. Selv i et så komplekst fagfelt er det mulig å sette seg ned (uten en årrekke med erfaring) å føre regnskap for store og komplekse bedrifter.

Same procedure as every year, james!

Selv om dette kanskje er effektivt om man ser det ut ifra måten man alltid har jobbet, og at man med sine gamle rutiner har stålkontroll på hvordan de fleste oppgaver og utfordringer skal løses. Men hva om den farlige setningen; «det er slik vi alltid har gjort det» er hele årsaken til at selv om man er effektiv i de gamle rutinene, ikke lenger er effektiv nok når det kommer til dagens utfordringer?

Det kan ofte virke omstendelig og vanskelig å komme i gang med en ny løsning. I tillegg så føler mange at det er for mye å ta tak i.  Men på et tidspunkt må man kaste seg ut i fremtidens arbeidsmetoder. Og ja – de krever at man tenker annerledes, og at man er villig til å jobbe annerledes enn slik man alltid har gjort det. For å kunne holde følge i den rekordraske utviklingen på mange fronter, setter det krav til måten vi jobber på. Det å registrere data flere ganger og sette igang unødvendige prosesser for å gjøre oppgavene man er satt til, det er ikke lenger et alternativ om man skal bli sett på som en attraktiv bedrift i dag.

Så hvor starter du?

Det er enkelt – ved å se på løsningen. Etter våre erfaringer kan man lese seg opp, forklare og diskutere om hva en bra løsning innebærer. Men det som gir den virkelige innsikten og oversikten er å se hvordan løsningen fungerer. Erfaringen vår er at når man faktisk får se løsningen, og mulighetene som finnes er det enkelt for de som ser systemet å engasjere seg, og se hvordan det kan gjøres – enkelt. Ved å jobbe i financials registreres alt en gang, og relasjonene til de riktige områdene følger prosessene i systemet. Dette gir frigir tid til å faktisk jobbe med primæroppgavene, og ikke bruke tid på andre administrative prosesser som kun stjeler tid. Når fokuset er her, vil man på et helt annet nivå skape forståelse for prosessene og tallene bak – som igjen legger et bedre grunnlag for de riktige beslutningene.

Ved å bruke Visma.net financials vil man kunne effektivisere de interne rutinene, skape en bedre forståelse av helheten, og gjøre det enkelt å holde orden på dine data. Men alt dette avhenger at vi går bort fra å gjøre det slik vi alltid har gjort det.

Visma.net versus Visma Business
Visma.net versus Visma Business

Slik kommer du i gang med AutoInvoice

Alle kan sende og motta elektronisk faktura. Visma.net AutoInvoice er inkludert i Visma.net Financials, Visma Global og Visma Business. Tjenesten gir en automatisert forretningsprosess hvor du sparer tid og penger. Visma.net AutoInvoice sjekker nemlig om kunden kan motta elektronisk, eller om de må ha fakturaen på e-post eller papir, og sender den deretter på riktig format. Enklere blir det ikke.

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA BUSINESS

SLIK SENDER DU ALLE FAKTURAER VIA AUTOINVOICE FRA VISMA GLOBAL

 

DNT Oslo og omegn tok i bruk AutoInvoice og VIPPS faktura

DNTs selvbetjente hytter tilbyr nå sine brukere å få tilsendt faktura fra AutoInvoice, med mulighet for å betale med VIPPS. I løpet av ett år har de ca. 31 000 overnattinger, som gir til sammen 16 000 fakturaer å sende ut. Beløpene på disse fakturaene er ofte ikke større enn rundt kr 500,-. Noe av utfordringen har vært å få riktig epostadresse på fakturamottakerne. Erfaringen er at mye blir borte underveis og eller havner i et spamfilter.

“Vi har ett stort antall fakturaer med små beløp som ikke kommer fram til mottaker ved utsendelse som pdf-vedlegg i epost. Dermed blir arbeidet med purringer av små beløp arbeidskrevende i forhold til hva vi faktisk skal inndrive fra hver enkelt. Og mange av våre kunder har faktisk lyst til å betale for sitt opphold på selvbetjente hytter, betalingsviljen er tilstede, men faktura mangler. Da er det fint med faktura rett på mobil hvor kunden bare kan trykke ok!”, sier Vigdis Vestby, Økonomisjef i DNT Oslo og Omegn.

VIPPS faktura

Visma.net AutoInvoice kan kobles opp mot VIPPS som tilbyr faktura i App’en. Ved å sette opp en god flyt kan man registrere sin faktura i AutoInvoice, som først forsøker å sende fakturaen på VIPPS. Dersom det ikke er mulig, så vil AutoInvoice forsøke å sende fakturaen på e-post. Som siste mulighet dersom valg 1 og 2 ikke går igjennom, vil AutoInvoice sende fakturaen på papir i posten. På denne måten slipper man å gjøre noe etter at fakturaen er lagt inn i AutoInvoice.

“Det er veldig morsomt med VIPPS faktura, for de betales nesten med engang mottakeren mottar de, eller i løpet av de neste dagene. Returfilene med innbetalinger er også alltid uten feil, fordi kunden slipper å logge seg inn i nettbanken for å betale og det blir ikke tastet feil beløp eller KID.” forteller Vigdis Vestby.